Drogi czytelniku, wyobraź sobie, że masz świetny pomysł na biznes. Zakładasz firmę, działalność się rozkręca i musisz kogoś zatrudnić do pomocy. Jesteś porządny, nie lubisz igrać z prawem, więc proponujesz umowę o pracę, a nie kontrakt cywilnoprawny, pogardliwie nazywany śmieciowym. I nawet nie przewidujesz, jaki bat ukręciłeś na siebie.

Bo czy wiesz, co to jest ocena ryzyka zawodowego i jak się ją tworzy? Zdajesz sobie sprawę z tego, że o zatrudnieniu trzeba poinformować organy publiczne? Umiesz prowadzić złożoną z trzech części dokumentację pracowniczą, karty płac, ewidencję czasu pracy? Potrafisz wyliczyć wymiar godzin wykonywania obowiązków i urlopów? Wiesz, że jest co najmniej 40 przypadków, w których nie możesz swojego zatrudnionego zwolnić? Na wszystkie pytania powinieneś odpowiedzieć twierdząco. Podpisanie już choćby jednej umowy o pracę czyni cię pracodawcą i nakłada obowiązki z tym związane zapisane w kodeksie pracy.

Nie ma zmiłuj dla mikroprzedsiębiorców. W świetle prawa pracy właściciel kiosku jest takim samym podmiotem jak prezes PKN Orlen. Czy popularność umów śmieciowych nie dziwi cię już trochę mniej?

Powszechne jest twierdzenie, że główną przyczyną stosowania kontraktów cywilnoprawnych jest chęć firm do cięcia kosztów pracy za wszelką cenę, choćby wbrew zdrowemu rozsądkowi. Jest w tej opinii dużo prawdy. Dlatego mamy np. armię sprzątaczek, które na zleceniu sprzątają codziennie te same obiekty, lub pracowników ciepłowni, których dziełem jest wytworzenie ciepła (to przykłady z życia ujawnione przez Państwową Inspekcję Pracy). Do omijania prawa pracy zachęcają jednak także same przepisy dotyczące nawiązywania i rozwiązywania umowy o pracę, dokumentacji pracowniczej czy ochrony przed zwolnieniem. Skoro nakładają tak liczne i skomplikowane obowiązki na pracodawców (i to bez względu na liczbę osób, które zatrudniają), ci ostatni szukają innych form zatrudnienia. To proste, bo podpisanie kontraktu cywilnoprawnego nie wiąże się nawet z 1/10 wymogów przewidzianych dla umów o pracę. Na własnej skórze przekonał się o tym ostatnio mój kolega, który prowadzi firmę. Po pierwszej kontroli PIP został ukarany mandatem, bo zatrudnia trzy osoby na umowę o pracę i okazało się, że nie prowadzi właściwie dokumentacji związanej z zatrudnieniem. Pani inspektor wyjaśniła mu wszystkie niuanse związane m.in. z prowadzeniem ewidencji czasu pracy i karty płac. Po tych korepetycjach z biurokracji kolega nieśmiało podkreślił, że chyba lepiej byłoby dla niego, gdyby podpisał z podwładnymi umowy-zlecenia. – Powiem szczerze, że ja bym tak zrobiła – odpowiedziała pani inspektor. A ty, drogi czytelniku?

Droga przez mękę

Już samo poszukiwanie chętnych do pracy może stwarzać niezapowiedziane kłopoty dla firm. Ogłaszając chęć zatrudnienia, muszą pamiętać, że nie mogą dyskryminować kandydatów m.in. ze względu na płeć, wiek, narodowość, przekonania czy wyznanie. Niedopuszczalne jest więc używanie w ogłoszeniu w sprawie zatrudnienia zwrotów typu „poszukujemy sprzedawcy do pracy w młodym, dynamicznym zespole” lub „asystentek z nienaganną aparycją”. Jeśli ktoś poczuje się dyskryminowany takim ogłoszeniem, może domagać się odszkodowania w wysokości co najmniej płacy minimalnej, przy czym to potencjalny pracodawca musi udowodnić, że nie naruszył zasady równego traktowania w zatrudnieniu.

Kiedy już uda się przedsiębiorcy znaleźć odpowiedniego kandydata, zaczyna się maraton biurokratycznych obowiązków. Jeszcze przed dopuszczeniem do pracy – co logiczne – firma wysyła go na badania lekarskie i szkolenia bhp. Znacznie mniej racjonalne jest to, że musi to zrobić także wtedy, gdy przyjmowana osoba ma jeszcze ważne badania i szkolenia przeprowadzone w innej firmie (w której pracowała na takim samym stanowisku), a nawet w razie podpisania kolejnej umowy z tym samym zatrudnionym, jeśli od zakończenia poprzedniej upłynęło więcej niż 30 dni (w przypadku badania lekarskiego) lub kolejny kontrakt nie został zawarty bezpośrednio po poprzednim (w przypadku szkolenia bhp).

Również przy samym podpisywaniu umowy trzeba mieć się na baczności. Oprócz oczywistości, takich jak rodzaj umowy, musi ona wskazywać m.in. składniki wynagrodzenia i wymiar pracy (jeśli ten nie zostanie wskazany, przyjmuje się, że osoba jest zatrudniona na cały etat). W ciągu siedmiu dni trzeba poinformować na piśmie pracownika o szczegółach wykonywania obowiązków (np. obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy oraz częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę). To formalności uzasadnione – w końcu osoba decydująca się na zatrudnienie pracownika musi wskazać mu jasno warunki pracy.

– Liczy się jednak to, w jaki sposób egzekwowane jest ich stosowanie, czy uwzględniona jest specyfika działalności danej firmy, jej wielkość itp. – mówi dr Michał Raczkowski z Katedry Prawa Pracy i Polityki Społecznej Uniwersytetu Warszawskiego. Wskazuje na przykład, z którym sam się zetknął. Gdy przedsiębiorca zatrudniający jedną osobę (której miejscem pracy było biurko stojące obok tego należącego do właściciela firmy) chciał wyrejestrować działalność, w firmie pojawił się inspektor pracy. Szukał nieprawidłowości i w końcu je znalazł. Okazało się, że szef nie wydał obwieszczenia w sprawie stosowanego systemu i rozkładu czasu pracy. To, że miało ono obejmować jedną osobą, z którą na dodatek w praktyce zatrudniający codziennie pracował, miało drugorzędne znaczenie.

Podpisanie umowy i poinformowanie zatrudnionego o warunkach pracy to dopiero początek formalności. Firma musi oczywiście zgłosić pracownika do ZUS (w ciągu siedmiu dni od nawiązania stosunku pracy) oraz wystawiać mu druki RMUA (obecnie można przekazywać je zbiorczo zatrudnionemu raz w roku). Nic w tym dziwnego – za zatrudnionego trzeba opłacić składki. Diabeł tkwi jednak w szczegółach. Obowiązek zawiadomienia może bowiem dotyczyć nie tylko ZUS. Jeżeli pracownik będzie wykonywał obowiązki w porze nocnej, trzeba o tym poinformować okręgowego inspektora pracy (o ile wniosek taki złoży podwładny). Zatrudnienie podwładnego trzeba uwzględniać też w sprawozdawczości przekazywanej do GUS (dzięki temu informację o przyjęciu do pracy zyskuje PIP).

W tym momencie zatrudniający zmierza dopiero do właściwej papierkowej roboty. Musi przecież prowadzić dokumentację związaną z zatrudnieniem. Same akta osobowe składają się z trzech części. Konieczność gromadzenia niektórych dokumentów, jak np. umowa o pracę lub orzeczenie lekarskie o zdolności do wykonywania obowiązków, jest jak najbardziej uzasadniona. Znacznie trudniej wyjaśnić, dlaczego firma ma zbierać także m.in. dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych czy przyznawanymi nagrodami. Oprócz akt osobowych pracodawca musi też założyć – odrębnie dla każdego pracownika – imienną listę wypłaconego wynagrodzenia oraz kartę ewidencji czasu pracy obejmującą m.in. wykonywanie obowiązków w poszczególnych dobach, w tym w niedziele i święta, oraz w nadgodzinach, a także dyżury, urlopy czy zwolnienia od pracy.

– Rozrośnięte do granic możliwości obowiązki administracyjne wskazują, jak bardzo nieufnie traktowani są przedsiębiorcy. Z góry zakłada się, że są nieuczciwi – wskazuje dr Monika Gładoch, ekspert Pracodawców RP.

Inaczej te wymogi oceniają związki zawodowe. – Problemy z nimi mogą mieć firmy duże, które stosują różne rodzaje umów o pracę i różne systemy czasu pracy. Muszą one m.in. prowadzić ewidencję czasu pracy dla kilkuset zatrudnionych. W małych przedsiębiorstwach wystarczy lista obecności i rejestr nadgodzin – uważa Andrzej Radzikowski, wiceprzewodniczący OPZZ.

Na deser zostają obowiązki związane z bhp. Na opisanie wszystkich tego typu wymogów wiążących pracodawcę nie wystarczyłoby prawdopodobnie dzisiejszego wydania DGP. Skoro przepisy te bywają i śmieszne, i straszne, to wystarczy wskazać dwa ich przykłady. Po pierwsze każdy pracodawca musi wyznaczyć pracownika odpowiedzialnego za ewakuację i udzielanie pierwszej pomocy w firmie, nawet jeśli zatrudnia tylko jedną osobę. Zatem zgodnie z przepisami bhp w takim przypadku ranny sam powinien się opatrzeć i poprowadzić siebie do wyjścia z firmy w razie wystąpienia zagrożenia. Po drugie – i to już pracodawców nie śmieszy – zatrudniający musi ocenić ryzyko zawodowe związane z wykonywaną w jego firmie pracą i poinformować o tym podwładnych. Jeśli z powodu niedopełnienia tych obowiązków pracownik poniesie szkodę, firma będzie musiała mu wypłacić odszkodowanie.

– Gdy rozpoczynałem działalność, na wszystkie obowiązki administracyjne związane z zatrudnieniem pracowników musiałem poświęcać pełne dwa dni w miesiącu. Drobny przedsiębiorca, który nie zna dobrze prawa pracy, ma do wyboru: albo samemu zająć się biurokracją i zatrudnić kogoś, kto przypilnuje mu biznesu, albo skorzystać z usług kadrowych – mówi Bartłomiej Raczkowski, adwokat i partner w kancelarii Raczkowski i Wspólnicy.

Błoga praca

Wydaje się, że kiedy już pracodawca przebrnie przez procedury związane z zatrudnieniem, może już tylko spokojnie czekać na efekty pracy zatrudnionych. I rzeczywiście może się ich doczekać, ale na pewno nie spokojnie. Za szkody wyrządzone zatrudniającemu wskutek niewłaściwego wykonywania obowiązków pracownik odpowiada tylko do wysokości trzech pensji (chyba że szkoda powstała z jego winy umyślnej – wtedy ponosi pełną odpowiedzialność). To przedsiębiorca, a nie zatrudniony, bierze na siebie ryzyko związane z prowadzeniem działalności gospodarczej.

– Dlaczego jednak na podstawie art. 120 k.p., w razie gdy pracownik swoim działaniem wyrządzi szkodę osobie trzeciej, zobowiązana do naprawienia szkody jest wyłącznie firma? Zakres odpowiedzialności, jaką może ponosić pracodawca za zatrudnionego, jest kompletnie nieprzewidywalny – mówi dr Monika Gładoch. Podkreśla, że podobnie jest z wypadkami przy pracy. – Takim zdarzeniem może być poparzenie się kawą w trakcie wykonywania obowiązków lub nieszczęśliwy upadek w drodze do firmy lub w trakcie powrotu z niej – dodaje ekspert Pracodawców RP.

Choć na wystąpienie niektórych takich zdarzeń (np. tych wskazanych powyżej) firma nie ma żadnego wpływu, to ponosi koszty związane z ustalaniem ich okoliczności i przyczyn. Zatrudnionym, którzy ulegli wypadkom, przysługuje też od firmy odszkodowanie za utratę lub uszkodzenie przedmiotów osobistego użytku oraz tych niezbędnych do wykonywania obowiązków (z wyjątkiem utraty lub uszkodzenia pojazdów samochodowych oraz pieniędzy).

Sen z powiek pracodawcy może spędzać też lekkomyślne wykorzystywanie uprawnień pracowniczych wynikających z k.p. Koronnym przykładem jest urlop na żądanie, który na krótką metę może wręcz wstrzymać funkcjonowanie całej firmy. Przekonał się o tym czytelnik DGP z woj. lubelskiego prowadzący niewielkie przedsiębiorstwo komunikacyjne (przewozy pasażerskie busami). Przed rozpoczęciem zwykłego dnia pracy dwóch z czterech zatrudnionych kierowców zgłosiło skorzystanie ze wspomnianego urlopu. W takim przypadku firma nie może odmówić jego udzielenia. Nawet jeśli wie – tak jak w omawianym przypadku – że absencja wynika z winy samych zatrudnionych, np. spożywania dzień wcześniej alkoholu. Początkowo na trasy nie wyjechały więc dwa z czterech pojazdów firmy. Ostatecznie właściciel przedsiębiorstwa sam wsiadł za kierownicę, ale część pasażerów i tak nadaremnie czekała na transport. Renoma firmy ucierpiała. A pracodawca nie ma pewności, czy taka sytuacja się nie powtórzy.

Trudno powiedzieć „dziękuję”

Wszystkie te problemy nie będą miały jednak wielkiego znaczenia, jeśli zatrudniony się sprawdzi. Gorzej, jeśli okaże się, że nie spełnia pokładanych w nim nadziei. Zwolnienie pracownika w Polsce nastręcza tyle samo problemów, co jego zatrudnienie. Nasze prawo chroni przed wypowiedzeniem ponad 40 grup podwładnych. Są w tym gronie – co absolutnie uzasadnione – kobiety w ciąży, rodzice na urlopach związanych z narodzinami dziecka, działacze związkowi, osoby przebywające na zwolnieniach lekarskich lub urlopie wypoczynkowym. Znacznie trudniej jednak wyjaśnić, dlaczego chronione są tak liczne inne grupy pracowników. Na przykład ze względu na szczególne funkcje ochrona przysługuje np. radcom prawnym, radnym samorządowym i lekarzom, pielęgniarkom i farmaceutom udzielającym się w samorządzie zawodowym. Rekordzistami pod tym względem są jednak przedstawiciele pracowników. Chronione przed zwolnieniem są nie tylko osoby wyznaczone przez organizacje związkowe, lecz także m.in. członkowie rad pracowników, europejskich rad zakładowych, społeczni inspektorzy pracy (często sztucznie mnożeni w firmach) oraz pracownicy będący członkami rad nadzorczych spółek powstałych w wyniku komercjalizacji. Również te przepisy najbardziej dają się we znaki małym przedsiębiorstwom.

– Mój znajomy, który prowadzi bar przy stacji paliw, zatrudnił kelnerkę. Pracownica szybko zaszła w ciążę, więc przyjął kolejną dziewczynę na zastępstwo, ale ona również postanowiła powiększyć swoją rodzinę. Zatrudnił więc na zastępstwo kolejną kobietę, która także zaszła w ciążę. Zgłosił się do mnie z prośbą o poradę, jak może przerwać ten łańcuszek zatrudnienia, czyli w jakiej kolejności będzie mógł zwolnić podwładne – wskazuje dr Monika Gładoch.

Zdaniem Bartłomieja Raczkowskiego najbardziej problematyczna jest jednak 4-letnia ochrona przedemerytalna. – W praktyce powoduje ona, że już na 6–7 lat przed emeryturą osoby starsze są wyeliminowane z rynku pracy. Firmy nie chcą ich zatrudniać – dodaje adwokat.

W opinii związków zawodowych problemy z przepisami chroniącymi przed zwolnieniem są wyolbrzymiane. – W praktyce większość pracodawców ma do czynienia jedynie z dwoma chronionymi grupami pracowników: kobietami w ciąży i na urlopach związanych z rodzicielstwem oraz osobami w wieku przedemerytalnym – uważa Andrzej Radzikowski.

Na pewno jednak wszyscy pracodawcy prędzej lub później muszą podejmować decyzje o zwolnieniach. Kiedy już zapoznają się z procedurą wypowiedzeń, stykają się z kolejną prawdą o zatrudnieniu na umowę o pracę – dopóki ono trwa, podwładni nie decydują się na spory z pracodawcą, ale po wręczeniu wypowiedzenia przypominają sobie o wszystkich przywilejach wynikających z kodeksu pracy. I o tym, że sądy pracy bardzo często stają po ich stronie. – Jeśli zatrudnieni decydują się na odwołanie od wypowiedzenia, bardzo często automatycznie zarzucają firmie także dyskryminację, mobbing oraz brak rekompensaty za nadgodziny. To taki pakiet zwolnionego – mówi Bartłomiej Raczkowski.

Podkreśla, że najwięcej problemów wywołuje konieczność skonkretyzowania przyczyny zwolnienia w przypadku dyscyplinarek oraz wypowiedzenia umowy na czas nieokreślony. Nie wystarczy wskazać np., że zatrudniony nie osiąga zakładanych celów lub nie spełnia oczekiwań. Sąd pracy zapyta, kiedy i jakim konkretnie zadaniom nie sprostał. A od jego wyroku wiele zależy. W razie uznania, że zwolnienie było bezprawne lub nieuzasadnione, zamiast odszkodowania może zdecydować o przywróceniu podwładnego do pracy. Czyli zmusić pracodawcę, aby nadal zatrudniał osobę, której ten najzwyczajniej nie chce. – Pracownicy potrafią wykorzystywać to, że prawo pracy to przede wszystkim zbiór licznych obowiązków dla zatrudniających, a nie podwładnych – twierdzi Monika Gładoch.

Wskazuje przykład właścicieli kliniki dla zwierząt, która przyjęła weterynarza na podstawie umowy o pracę, bo – jak twierdzili – nie chcieli stosować śmieciowego zatrudnienia. Obie strony porozumiały się, że poza oficjalnie wykazywanym wynagrodzeniem specjalista będzie otrzymywał też dodatkowe 8 tys. zł nieformalnej premii. Porozumienie funkcjonowało, dopóki weterynarz nie rozbił firmowego samochodu. Pracodawca potrącił wówczas koszty naprawy z wypłacanej pod stołem premii. Specjalista zawiadomił PIP o niezgodnych z prawem formach wynagradzania, klinika zapłaciła mandat, a spór z podwładnym dotyczący nieprzestrzegania jego uprawnień pracowniczych przeniósł się do sądu. Ostatecznie pracodawca zdecydował się na kosztowną dla niego ugodę, bo firma nie zdawała sobie sprawy ze wszystkich obowiązków, jakie musi spełniać w związku z zatrudnieniem na umowę o pracę.

Czasem wykorzystanie przywilejów jest wręcz ważniejsze niż sama możliwość pracy. Tego typu przypadkiem zajmował się niedawno Sąd Najwyższy. Sprawa dotyczyła przedsiębiorcy, który przejął hotel. Na podstawie zawartej ze związkami zawodowymi umowy społecznej zagwarantował podwładnym zatrudnienie przez 30 miesięcy od objęcia obiektu w zarząd. Zobowiązał się też nie pogarszać warunków pracy. W związku z czasowym zamknięciem przejętego obiektu zaproponował wykonywanie pracy w placówce położonej w innej miejscowości. Na to nie zgodziła się jedna z pracownic, uznając tę ofertę za szykanę. W odpowiedzi firma zaproponowała dojazd z miejsca zamieszkania do miejsca pracy własnym środkiem transportu, podwyższenie wynagrodzenia o 100 zł oraz skrócenie czasu pracy do siedmiu godzin dziennie z zachowaniem prawa do wynagrodzenia w pełnym wymiarze. Podwładna nie przyjęła jednak i tej propozycji. W efekcie umowa została rozwiązana, a kobieta zażądała od byłego pracodawcy 45 tys. zł tytułem odszkodowania. Sprawa ostatecznie trafiła do Sądu Najwyższego, a ten 13 listopada 2013 roku orzekł, że rekompensata się nie należy.

Oczywiście takie postępowanie pracowników to nie zasada. Nie każdy zatrudniony tylko czeka z doniesieniem na szefa do PIP, złożeniem pozwu do sądu pracy lub wyrządzeniem szkody w majątku firmy. Nie wszyscy inspektorzy pracy dociekliwie sprawdzają każdy papierek w aktach osobowych, a urzędy szykują kary za niedopełnienie jakiegokolwiek wymogu dotyczącego zatrudnienia. – Na pewno warto jednak dokonać przeglądu przepisów dotyczących obowiązków związanych z przyjęciem do pracy, zapytać pracodawców, które z nich są szczególnie uciążliwe, i ocenić, które można zlikwidować, a które – jak np. te dotyczące bezpieczeństwa w pracy – muszą pozostać – wskazuje dr Michał Raczkowski.

Podkreśla, że powoli takie zmiany są już wprowadzane. Na przykład pracodawcy nie muszą już informować urzędów pracy o przyjęciu osoby bezrobotnej. – Jesteśmy otwarci na rozmowy w tej sprawie. Warto wskazać, co jest niepotrzebną biurokracją, która utrudnia zatrudnianie – deklaruje Andrzej Radzikowski.

Bez takich zmian 2,5-milionowa armia samozatrudnionych i pracujących na umowach cywilnoprawnych będzie puchła jeszcze bardziej.

Czy wiesz, co to jest ocena ryzyka zawodowego i jak się ją tworzy? Umiesz prowadzić złożoną z trzech części dokumentację pracowniczą? Potrafisz wyliczyć wymiar godzin wykonywania obowiązków i urlopów? Wiesz, że jest co najmniej 40 przypadków, w których nie możesz swojego zatrudnionego zwolnić?