Przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie precyzują zasad archiwizacji takich podań. Resort pracy uważa zaś, że powinny być zapisywane w systemie teleinformatycznym w formacie oryginalnym lub jako PDF.
Od 1 stycznia 2019 r. po raz pierwszy uregulowano zasady prowadzenia elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Poświęcone temu zostały rozdziały 3 i 4 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Od początku ubiegłego roku dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej musi zatem spełniać wiele wymagań wynikających z wymienionych przepisów, a przede wszystkim musi być prowadzona w systemie teleinformatycznym posiadającym odpowiednie zabezpieczenia.
W rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej nie ma jednak w ogóle regulacji dotyczących wniosków składanych przez pracowników w postaci e-maili, które niewątpliwie spełniają wymóg wniosku elektronicznego. W stanowisku z 12 lutego 2020 r. resort rodziny odniósł się do tego problemu, wskazując kilka ważnych reguł:
1) wnioski urlopowe wysyłane e-mailami powinny być zapisywane w systemie teleinformatycznym, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza,
2) wniosek zawarty w treści wiadomości e-mail może być zapisany jako plik w oryginalnym formacie lub w formacie PDF,
3) wniosek może być umieszczony w treści wiadomości e-mail lub w załączniku do takiej wiadomości i nie musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

przykład

Procedura wewnętrzna
Przełożony pracownika pracuje w centrali firmy w Warszawie. Zatrudniony co do zasady wysyła e-mailem wnioski urlopowe, które także w takiej formie są akceptowane. Po akceptacji taki wniosek powinien trafić do działu kadr, aby został właściwe zarchiwizowany w dokumentacji pracowniczej. Pracodawca, po konsultacji z działem IT, przyjął, że e-mail z treścią wniosku będzie zapisywany w pliku PDF, który następnie będzie dołączany jako załącznik do dokumentacji pracowniczej i będzie mu nadawany ręcznie identyfikator dokumentu.
Jeżeli pracodawca wprowadziłby wymóg podpisywania wniosków przez pracownika kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to należy pamiętać, że nie jest już później możliwe zmienianie formatu pliku, w którym wniosek został sporządzony. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w swoim stanowisku zwraca uwagę, że jakakolwiek zmiana treści tego dokumentu albo zmiana formatu, w jakim został on pierwotnie zapisany, spowodowałaby uszkodzenie podpisu elektronicznego i w konsekwencji utworzenie niepodpisanej kopii tego dokumentu.
Uwaga! Wymóg prawny opatrywania dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym dotyczy tylko dokumentów skanowanych, które wpłynęły do pracodawcy jako dokumenty papierowe i wynika on wprost z par. 11 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Stanowisko MRPiPS z 12 lutego 2020 r. w sprawie sposobu zapisywania w dokumentacji pracowniczej wniosków pracowników wysyłanych e-mailem, wydane dla DGP
Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w tym dokumenty dotyczące ubiegania się i korzystania z urlopu wypoczynkowego, w szczególności wnioski urlopowe, w postaci papierowej lub elektronicznej.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza, w tym wnioski urlopowe w postaci elektronicznej, powinny być przechowywane w systemie teleinformatycznym, o którym mowa w par. 9 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), którego definicję ustawową zawiera art. 2 pkt 3 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz.U. z 2019 r. poz. 123).
Wspomniany wyżej system teleinformatyczny, w którym jest prowadzona i przechowywana dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej, powinien gwarantować m.in. odpowiednie zabezpieczenie tej dokumentacji, jej integralność oraz wiarygodność (par. 9 powołanego wyżej rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej).
Należy zauważyć, że wnioski urlopowe mogą napływać do pracodawcy w różnych formatach, jak również bez określonego formatu (np. jako wpis do bazy). Dołączenie cyfrowego dokumentu, np. wniosku urlopowego zawartego w wiadomości e-mail, do prowadzonej przez pracodawcę dokumentacji w postaci elektronicznej powinno być należycie zabezpieczone. Bezpieczne dołączanie i przechowywanie wniosków urlopowych składanych przez pracowników w formie wiadomości e-mail zapisywanych jako osobne pliki w określonym formacie (format oryginalny czy format pdf) powinien gwarantować wspomniany wyżej, stosowany u danego pracodawcy system teleinformatyczny.
W opinii resortu przepisy nie wykluczają możliwości dołączenia wniosku urlopowego zawartego w treści wiadomości e-mail bez podpisu kwalifikowanego, zapisanego jako osobny plik w określonym formacie, w tym także np. w formacie pdf, do dokumentacji pracowniczej dotyczącej ubiegania się/korzystania z urlopu wypoczynkowego, prowadzonej w postaci elektronicznej. Jeżeli natomiast przesłany drogą mailową wniosek urlopowy (dokument) zawierałby podpis kwalifikowany pracownika, to jakakolwiek zmiana treści tego dokumentu albo zmiana formatu, w jakim został on pierwotnie zapisany przez pracownika (np. zmiana określonego formatu na pdf), spowodowałaby uszkodzenie podpisu elektronicznego i w konsekwencji utworzenie niepodpisanej kopii tego dokumentu (wniosku).
Przedstawiając powyższe, jednocześnie informujemy, że wyrażane przez resort poglądy prawne i opinie nie są wiążące dla stron konkretnych stosunków pracy, Państwowej Inspekcji Pracy oraz sądów pracy.