BEATA HUDZIAK: Używanie firmowych aut do celów prywatnych ma obecnie konsekwencje zarówno w podatkach dochodowych, jak i w VAT - informuje Beata Hudziak, partner zarządzający, doradca podatkowy, 8Tax Doradztwo Podatkowe Sp. z o.o.

Jak właściciel firmy musi od początku tego roku rozliczać swoich pracowników, którzy używają samochodów służbowych do celów prywatnych?

Przedsiębiorca musi doliczać zryczałtowane kwoty do przychodu każdego pracownikowi, któremu nieodpłatnie udostępnia samochód (lub samochody) dla celów prywatnych. Jeżeli pracownik będzie przez cały miesiąc wykorzystywał samochód o pojemności silnika do 1600 cm sześc., to ryczałt wynosi 250 zł. Gdy pojemność samochodu przekracza 1600 cm sześc., to do przychodów takiego pracownika należy doliczyć 400 zł miesięcznie. Niekiedy zatrudniona osoba wykorzystuje w celach prywatnych samochód firmowy tylko przez część miesiąca. Wtedy za każdy dzień takiego używania trzeba doliczyć do przychodu takiego pracownika 1/30 kwoty 250 zł lub 400 zł. Zdarza się też, że właściciel firmy wprowadza częściową odpłatność za wykorzystywanie służbowych aut do celów prywatnych. Wówczas wspomniane kwoty ryczałtu należy pomniejszyć o opłatę, jaką ponosi pracownik, a uzyskaną różnicę doliczyć do przychodu tej osoby.

Czy przedsiębiorca będzie też musiał co miesiąc odprowadzać do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy z tytułu ryczałtu doliczanego do przychodów danej osoby?

Tak. Jeżeli chodzi o samą kwotę ryczałtu, to od 250 zł zaliczka wynosi 45 zł, a od 400 zł – 72 zł miesięcznie. Na tym jednak nie koniec. Omawiane zasady mają zastosowanie jedynie do pracowników. Za takich uważa się osoby pozostające w stosunku pracy, stosunku służbowym, stosunku pracy nakładczej lub spółdzielczym stosunku pracy. To oznacza, że co do zasady wartość nieodpłatnego świadczenia w postaci użyczenia auta służbowego jest również wliczana do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Jednak przy właściwym uregulowaniu zasad takiego użyczenia można te obciążenie w sposób istotny zniwelować.

A co z osobami zatrudnionymi na umowę o dzieło czy umowę-zlecenie lub na kontraktach menedżerskich? Jak ich rozliczać, gdy używają samochodów służbowych do celów prywatnych?

Do takich sytuacjach należy stosować dotychczasowe zasady ustalania wartości przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń. W praktyce sprowadza się to do tego, że właściciel firmy samodzielnie ustala wartość takiego świadczenia, uwzględniając warunki rynkowe. Wartość ta może być zatem porównywalna z omawianymi na wstępie kwotami ryczałtu przewidzianymi dla pracowników za nieodpłatne używanie samochodów służbowych dla celów prywatnych. Innym sposobem uregulowania tej sytuacji może być chociażby wprowadzenie odpłatności za takie świadczenie. Warto, żeby również w obecnej sytuacji podstawą ustalenia wartości przychodu był właściwie sporządzony regulamin i umowa zawarta z odbiorcą takiego świadczenia, czyli np. menedżerem lub osobą zatrudnioną na umowę-zlecenie.

Czy zatem właściciel firmy musi opracować taki regulamin?

Użyczanie samochodów służbowych pracownikom do celów prywatnych ma obecnie konsekwencje zarówno w podatku PIT, jak również CIT i VAT. Regulamin nie jest dokumentem obligatoryjnym. Jednak z całą pewnością daje możliwość ustalenia optymalnych obciążeń i rozliczeń wszystkich podatków, a także jednolitych dla ogółu pracowników zasad korzystania z samochodów. Taki regulamin będzie również stanowił dowód stosowanych przez właściciela firmy rozliczeń w przypadku ewentualnej kontroli skarbowej.

Czy przedsiębiorca, który zezwala swoim pracownikom używać firmowych aut do celów prywatnych, musi zapłacić od takiego świadczenia VAT urzędowi skarbowemu?

Obowiązek opodatkowania takiego świadczenia VAT będzie zależał od tego, czy przy zakupie auta (także najmie, dzierżawie, leasingu itp.) przedsiębiorcy przysługiwało prawo do pełnego czy też do ograniczonego odliczenia VAT. W zależności od tego wspomniane świadczenie dla pracownika będzie opodatkowane VAT albo zwolnione z tego podatku. Jednocześnie przedsiębiorca musi pamiętać, że jeżeli przy zakupie auta odliczył 50 proc. naliczonego VAT, to pozostałe 50 proc. może – co do zasady – zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Jednak będzie mógł tak postąpić tylko wówczas, gdy wykaże, że jest to koszt związany z uzyskiwaniem przez niego przychodów, ich zachowaniem albo zabezpieczeniem ich źródła. Jeżeli przedsiębiorca udostępnia samochód służbowy do celów prywatnych, a z regulaminu nie wynika, że jest to np. świadczenie o charakterze motywacyjnym, to wtedy istnieje ryzyko, że niepodlegający odliczeniu naliczony VAT nie będzie kosztem podatkowym. Dlatego tak ważne jest sporządzenie regulaminu używania samochodów służbowych, w których znajdą się najważniejsze zapisy zapewniające bezpieczeństwo podatkowe.

Jak mają rozliczać w 2015 r. używanie służbowych aut do celów prywatnych przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność?

Prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą nie uzyskują przychodu z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych. Nie ma więc możliwości odliczenia 100 proc. VAT od wydatków związanych z użytkowaniem takiego auta (nabycie, eksploatacja, użytkowanie). W tym zakresie przepisy się nie zmieniły. Pozostaje jeszcze sprawa zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów VAT nieodliczonego w związku z korzystaniem z auta do celów prywatnych. W mojej ocenie ta część VAT może być kwestionowana przez organy podatkowe, jeżeli samochód jest wykorzystywany przez przedsiębiorcę również do celów prywatnych. Dotyczyć to może także do części wydatków na ratę leasingową, czynsz najmu, koszty eksploatacyjne. Podatnik może jednak zaliczyć do kosztów całość nieodliczonego VAT, jeżeli wykorzystuje samochód wyłącznie na cele służbowe, a wybór 50 proc. odliczenia VAT wynika wyłącznie z chęci ograniczenia obowiązków formalnych (nieprowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu).