Budowanie silnej kultury lean jest procesem długofalowym i wieloetapowym. Każda zmiana jest początkowo trudna i może spotkać się z oporem ze strony pracowników czy partnerów biznesowych. W dłuższej perspektywie te narzędzia i działania pomagają łatwiej i efektywniej pracować. Dlatego, Fresh Logistics Polska już od 5 lat realizuje program doskonalenia biznesu Better Every Day, oparty na filozofii lean management.
Szukanie optymalizacji zaczyna się zawsze od zdefiniowania celów dla poszczególnych procesów, określenia poziomu ich realizacji oraz monitorowania sytuacji. Kluczową kwestią przy tworzeniu strategii optymalizacyjnych jest zaangażowanie wszystkich podmiotów biorących udział w procesie. Lean to przede wszystkim identyfikacja i eliminacja marnotrawstw oraz elementów, które przeszkadzają w pracy, a faworyzowanie tych, które tę pracę ułatwiają. Natomiast aby proces można było zoptymalizować, w pierwszym kroku musi on być opomiarowany oraz ustandaryzowany.
Celem Fresh Logistics nie jest przyspieszanie czynności procesów głównych, ale eliminacja czynników, które zaburzają te procesy. Czyli nie chodzi o to, aby pracownik np. podczas kompletacji palety kładł towar na paletę szybciej czy szybciej klikał skanerem. Ważne jest natomiast, aby pracownik miał towar do kompletacji, drukarkę do etykiet oraz folię do zabezpieczenia palety w bliskim zasięgu, a także prosty i ergonomiczny system, za pomocą którego otrzymuje zlecenie i potwierdza pobrania. Jeśli w danym zespole eliminowane są czynności zbędne, zachęca się pracowników, aby zyskany czas poświęcili na szukanie kolejnych elementów do poprawy.
Znajomość procesów i ich systematyka jest podstawą do wprowadzania procesów robotycznych. Robot wymaga opisania procesu, jaki ma realizować, a więc podejście leanowe i procesowe bardzo się przydaje. Standaryzacja pracy daje możliwość wykorzystywania takich samych procesów robotycznych we wszystkich lokalizacjach firmy. Do robotyzacji wybierane są procesy, których pracownicy najchętniej by nie wykonywali, powtarzalne i żmudne.
Wybieranie odpowiedniego rozwiązania technologicznego nie odbywa się według hasła „bo inni to mają”. Potrzeby identyfikowane są oddolnie, najczęściej przez pracowników, a dochodzenie do właściwego rozwiązania przebiega krok po kroku, zaczynając od ustalenia, jaki problem trzeba rozwiązać, co do tego jest potrzebne, jak wygląda proces tu i teraz, jakie są przyczyny, jakie są możliwe rozwiązania itd.
Jednym z przykładów łączenia lean i nowych technologii jest zastosowanie RPA (Robotic Process Automation), czyli zrobotyzowanej automatyzacji procesów biznesowych. RPA to zestaw algorytmów w specjalnie stworzonym oprogramowaniu, które integrują różne aplikacje i wyręczają człowieka w monotonnych, powtarzalnych czynnościach, które nie wymagają myślenia. Natomiast wdrożenie procesów robotycznych musi być poprzedzone w pierwszej kolejności systematyką procesu, jego standaryzacją, opisem i pomiarami. Roboty, które funkcjonują w naszej firmie, edytują przesyłki i uzupełniają w nich różnorodne statusy, przyjmują zlecenia z zewnętrznych platform i zakładają dla nich zlecenia w naszych systemach. Sprawdzają poprawność danych między systemami. Robotyzacja wpisuje się w definicję lean, która mówi o dbaniu o potencjał intelektualny pracowników. Czas zyskany poprzez automatyzację procesów powtarzalnych stwarza możliwość pracy nad zadaniami koncepcyjnymi, charakteryzującymi się dużą złożonością i wyższą wartością dodaną dla klienta, czyli pracami nad Better Every Day.
Dobrym przykładem jest również projekt poprawy terminowości wyjazdów. Zespoły rozwiązywały temat zaczynając od zwykłej kartki papieru, problem solving, pomiarów, szukania marnotrawstw. W miarę pogłębiania tematu tworzone były narzędzia w xls, sql, których użyteczność weryfikowana była podczas codziennych operacji. Procesy opisano, opomiarowano, powstały wskaźniki procesowe, które pozwalały zobaczyć terminowość na poszczególnych jej etapach, w czasie rzeczywistym za pomocą platformy Qlik Sense (platforma do nowoczesnej i samoobsługowej analityki). Gdy zasadność i użyteczność podejścia zostały potwierdzone, wówczas wypracowane rozwiązania przeniesiono na wyższy poziom technologiczny. Do dalszych prac włączył się dział IT, który napisał aplikację na platformie Mendix o nazwie MyPlan. Wbudował także interfejsy pomiędzy platformą MyPlan a systemem TMS czy innymi systemami, którymi posługuje się firma. Teraz pracownicy chętnie korzystają z systemu, ponieważ byli zaangażowani w jego tworzenie od samego początku. Podniesienie rozwiązania na wyższy poziom technologiczny zwiększyło ergonomię pracy, transparentność podejmowanych działań oraz komunikację pomiędzy zespołami operacyjnymi.