Co do zasady nie dotyczy to urządzeń montowanych obowiązkowo w samochodach o dopuszczalnej masie całkowitej powyżej 3,5 tony. Sytuacja ulega jednak zmianie, gdy dane z nich pracodawca wykorzystuje nie tylko do rozliczenia czasu pracy.
W transporcie drogowym od wielu lat obowiązują tachografy, które wraz z rozwojem nowych technologii wzbogaciły się o nowe funkcje. Początkowo były tachografy analogowe, rejestrujące aktywności kierowców rysikiem na wykresówkach. Obecnie są stosowane urządzenia cyfrowe, które mają coraz bardziej zaawansowane możliwości techniczne, a dane dotyczące czasu pracy są rejestrowane w pamięci tachografu oraz na kartach kierowców (zbliżonych wyglądem do kart bankomatowych).
Korzystanie z tachografów na poziomie UE jest obowiązkowe, a zasady w tym zakresie wynikają z unijnego rozporządzenia nr 165/2014 z 4 lutego 2014 r. w sprawie tachografów stosowanych w transporcie drogowym (Dz.Urz. UE z 28 lutego 2014 r. L 60/1), a więc aktu stosowanego bezpośrednio przez wszystkie państwa członkowskie bez konieczności jego transpozycji do krajowego systemu prawnego. Tachografy są obowiązkowe w pojazdach o dopuszczalnej masie całkowitej (dalej: dmc) powyżej 3,5 tony oraz w przypadku przewozu osób (gdy pojazd jest przystosowany do przewozu więcej niż dziewięć osób, licząc łącznie z kierowcą). Pracodawcy nie mają więc możliwości rezygnacji z używania tachografu w wykonywanych przewozach drogowych i rejestrowaniu przez niego danych, gdyż to rodzaj przewozu i wykorzystywanego w nim pojazdu wymusza zastosowanie tego urządzenia.
Tachograf służy rejestracji czasu pracy, co z jednej strony ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa w ruchu drogowym także dla jego innych uczestników, a z drugiej na podstawie zarejestrowanych danych rozlicza się także czas pracy i nalicza pensje kierowcom. Patrząc tylko z takiej perspektywy, trudno uznać, aby to urządzenie miało być wykorzystywane do monitoringu pracowników. Nie jest to również takie oczywiste, bo przepisy nie regulują wprost, co takim monitoringiem może być.

Co mówi kodeks pracy

Ustawodawca decydując się na uregulowanie monitoringu w kodeksie pracy, dodał do niego dwa przepisy: art. 222 k.p. oraz 223 k.p. Pierwszy z nich, bardziej rozbudowany, dotyczy monitoringu wizyjnego, a drugi, krótszy, monitoringu poczty elektronicznej. Jednocześnie przewidziano, w sposób ogólny, możliwość stosowania innych form monitoringu, lecz nie zdecydowano się na szczegółową ich regulację. Wskazano przy tym, że do tych innych form będą miały odpowiednie zastosowanie przepisy o monitoringu poczty elektronicznej, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji celów przewidzianych w art. 223 k.p. Celami tymi są zapewnienie organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe użytkowanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.
Co ważne, do innych form monitoringu stosujemy także część regulacji o monitoringu wizyjnym, gdyż art. 223 par. 3 k.p. odsyła także do odpowiedniego stosowania art. 222 par. 6–10 k.p. Oznacza to, że zastosowanie znajdą:
  • zasady wprowadzania monitoringu w przepisach regulaminu pracy, układu zbiorowego pracy lub obwieszczenia;
  • obowiązek poinformowania pracowników na dwa tygodnie przed wprowadzeniem danej formy monitoringu;
  • przekazanie pracownikom na piśmie informacji o celu, zakresie i sposobie monitoringu, która następnie powinna się znaleźć w aktach osobowych w części B.
Jednak co w praktyce jest ową inną formą monitoringu pracowników? Tego wprost przepisy nie rozstrzygają i konieczna jest każdorazowo ocena ingerencji nowego rozwiązania, aplikacji czy systemu w prywatność pracowników. Dotychczas przyjęto, że innymi formami monitoringu są:
  • monitoring aktywności pracowników w internecie;
  • monitoring pulpitu komputera pracownika, robionych przez niego wydruków, używanych aplikacji itp.;
  • nagrywanie rozmów telefonicznych pracowników;
  • GPS w samochodach służbowych;
  • systemy do elektronicznej ewidencji czasu pracy;
  • systemy elektronicznego dostępu do pomieszczeń biurowych.

Liczy się cel wykorzystania danych

Podstawową funkcją tachografów cyfrowych jest rejestrowanie aktywności kierowcy z podziałem na czas prowadzenia pojazdu, inną pracę (załadunek, rozładunek), dyspozycyjność oraz przerwy i odpoczynki dzienne oraz tygodniowe. Powyższe służy kontroli czasu jazdy kierowców przez Inspekcję Transportu Drogowego i jej odpowiedniki w innych państwach członkowskich UE. Na podstawie tych danych prowadzona jest także ewidencja czasu pracy, służąca rozliczeniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. Zgodnie z art. 25 ustawy o czasie pracy kierowców (z 16 kwietnia 2004 r., t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1412) są dwie możliwości: dane z tachografów mogą być uznane za ewidencję i przechowywane przez pracodawcę przez trzy lata albo dane te zostaną przerobione i powstanie rejestr elektroniczny stanowiący końcową ewidencję czasu pracy. To drugie rozwiązanie jest znacznie bardziej rozpowszechnione na rynku i jest wiele aplikacji elektronicznych służących do analizy danych z tachografu i stworzenia na ich podstawie elektronicznych kart ewidencji czasu pracy.
Jeśli działania pracodawcy ograniczają się do analizy czasu pracy oraz stworzenia dokumentacji pracowniczej z nią związanej i w konsekwencji naliczenia wynagrodzeń, to zdaniem Urzędu Ochrony Danych Osobowych nie mamy do czynienia z inną formą monitoringu. W praktyce możliwe jest jednak, że pracodawca będzie wykorzystywać dane z tachografów także do innych celów, co jest możliwe technologicznie, zwłaszcza gdy tachograf jest połączony z systemem monitoringu floty. Wówczas możemy np. analizować dane o geolokalizacji pojazdu, czy też badać profil jazdy kierowców. Takie działania UODO uznaje już za inną formą monitoringu, wskazując jednocześnie na konieczność rozważenia, czy przed jego wprowadzeniem zgodnie z art. 35 RODO nie trzeba przeprowadzić oceny skutków dla ochrony danych. Z powyższego przepisu wynika bowiem, że jeżeli dany rodzaj przetwarzania – w szczególności z użyciem nowych technologii – ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator przed rozpoczęciem przetwarzania dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych.

Przykład

Zużycie paliwa i mandaty
Dział administracji zarządzający flotą samochodową zaczął na podstawie danych zarejestrowanych przez tachograf analizować technikę jazdy kierowców, aby zoptymalizować zużycie paliwa oraz zmniejszyć ryzyko mandatów za przekroczenia prędkości. Działanie takie nie służy rozliczeniu czasu pracy, a więc jest inną formą monitoringu, która powinna zostać ujęta w regulaminie pracy i o której należy poinformować pracowników.
Wyjaśnienia UODO z 3 lipca 2020 r. w sprawie uznania przetwarzania danych z tachografów cyfrowych za inną formę monitoringu
pytanie dgp: Czy tachografy cyfrowe montowane zgodnie z unijnymi przepisami w samochodach o dmc powyżej 3,5 tony należy traktować jako rodzaj monitoringu pracowników – kierowców i czy powinny one być ujmowane w przepisach regulaminu pracy dotyczących monitorowania pracowników?
odpowiedź uodo: Kwestię tachografów cyfrowych reguluje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 165/2014 z dnia 4 lutego 2014 r. w sprawie tachografów stosowanych w transporcie drogowym oraz ustawa z dnia 5 lipca 2018 r. o tachografach.
Zgodnie z tymi regulacjami tachografy cyfrowe rejestrują takie dane jak: przebytą odległość i prędkość pojazdu, pomiar czasu, punkt początkowy, punkt końcowy i punkty położenia co trzy godziny (jeżeli tachograf podłączony jest do systemu nawigacji satelitarnej), tożsamość kierowcy, aktywność kierowcy, dane dotyczące kontroli, kalibracji i naprawy tachografu, zdarzenia i usterki. Tak więc służą one m.in. do przetwarzania danych osobowych kierowców.
Obowiązek rejestrowania czasu pracy kierowcy przy pomocy tachografu cyfrowego ma zaś zastosowanie do przewozów rzeczy, gdy dopuszczalna masa całkowita pojazdów łącznie z przyczepą lub naczepą przekracza 3,5 tony, co wynika z art. 2 ust. 1 lit. a rozporządzenia (WE) nr 561/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 15 marca 2006 r. w sprawie harmonizacji niektórych przepisów socjalnych odnoszących się do transportu drogowego w związku z art. 1 ust. 1 rozporządzenia 165/2014. Tak więc instalacja tego typu urządzeń w tych pojazdach jest obligatoryjna i nie zależy od woli pracodawcy zatrudniającego kierowców, wykonujących przewozy pojazdem, którego masa przekracza 3,5 tony.
Ponadto zgodnie z art. 25 ust. 1 pkt 2 i 3 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy kierowców w formie: (…) wydruków danych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego; plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego. Pracodawca ma jednak obowiązek poinformować kierowców o obowiązujących ich przepisach z zakresu czasu pracy, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, co wynika z art. 24 pkt 1 ww. ustawy. Należy zwrócić również uwagę na art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, który stanowi, że systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy albo w obwieszczeniu, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy. Pracodawca, jest więc zobligowany do przekazania informacji o formie prowadzenia ewidencji czasu pracy kierowców w oparciu o informacje zebrane z tachografów cyfrowych na podstawie ww. przepisów.
Odnosząc się natomiast do problemu, czy przetwarzanie danych z tachografów cyfrowych będzie inną formą monitoringu, o której mowa w przepisach Kodeksu pracy, to zagadnienie to należy rozpatrywać przez pryzmat celów, dla których dane te będą wykorzystywane. Zgodnie z tymi regulacjami pracodawca może wprowadzić inne formy monitoringu, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Wprowadzenie innych form monitoringu jest więc fakultatywne dla pracodawcy i musi wiązać się monitorowaniem czasu pracy oraz nadzorem nad powierzonym przez pracodawcę mieniem w sposób szerszy niż wynika to z obowiązków wynikających z prawa pracy. Zgodnie z art. 149 par. 1 Kodeksu pracy pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, zaś wyżej przywoływane przepisy ustawy z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców wprost przewidują prowadzenie tej ewidencji dla kierowców w oparciu o dane pozyskane z tachografów cyfrowych. Tak więc, jeżeli celem przetwarzania danych z tachografów cyfrowych dla pracodawcy będzie prawidłowe ustalenie wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą, jak również wypełnienie obowiązków wynikających wprost z ustawy o czasie pracy kierowców, to przetwarzanie to nie będzie inną formą monitoringu w rozumieniu przepisów Kodeksu pracy.
Może się jednak zdarzyć, że pracodawca będzie jednak wykorzystywać dane z tachografów cyfrowych do celów odpowiadającym przesłankom z 223 par. 4 w związku z par. 1 Kodeku pracy, tym samym prowadząc inną formę monitoringu w rozumieniu tego przepisu. Tachografy cyfrowe mogą być również zintegrowane z zaawansowanymi cyfrowymi systemami monitoringu floty, które przetwarzają również dane o geolokalizacji pojazdu, czy też badają profil jazdy kierowców. W takim przypadku mamy do czynienia z inną formą monitoringu i wówczas na pracodawcy ciążą wszystkie obowiązki (również informacyjne w stosunku do pracowników) z tym związane.
Przedmiotowe zagadnienie zostało szerzej omówione w Opinii 2/2017 WP 249 Grupy roboczej art. 29 na temat przetwarzania danych w miejscu pracy (str. 22–25). Wprowadzenie tego typu rozwiązań może również wiązać się z koniecznością przeprowadzenia przez pracodawcę jako administratora danych, oceny skutków dla ochrony danych. Zgodnie z art. 35 ust. 1 RODO jeżeli dany rodzaj przetwarzania – w szczególności z użyciem nowych technologii – ze względu na swój charakter, zakres, kontekst i cele z dużym prawdopodobieństwem może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, administrator przed rozpoczęciem przetwarzania dokonuje oceny skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych.