Od 1 sierpnia liczba stanowisk, na których mogą być zatrudniani urzędnicy państwowi, zmniejszy się o połowę. Oznacza to wprowadzenie zmian w stosunkach pracy, co nie wszystkich ucieszy
Zmiana wynika z nowelizacji rozporządzenia w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej. Dotyczy ono całego korpusu służby cywilnej, czyli zarówno pracowników zatrudnionych na umowie o pracę, jak i urzędników mianowanych przez szefa Służby Cywilnej. Zgodnie z założeniem po wejściu w życie nowych przepisów system będzie bardziej czytelny i uporządkowany. Nie będzie też sytuacji, w której jakieś stanowisko istnieje, choć od lat nikt go nie zajmuje, bo nie ma takiej potrzeby.
Załącznik nr 1 do obecnie obowiązującego rozporządzenia przewiduje ok. 500 stanowisk dla ok. 118 tys. członków korpusu służby cywilnej. Nowelizacja zmniejsza tę liczbę do ok. 250 przez:
- dostosowanie części wspólnej dla wszystkich urzędów (bez podziału na kategorie urzędów) w taki sposób, aby obejmowała ona stanowiska, na których realizowane są zadania o zbliżonym charakterze. Dzięki temu w częściach szczegółowych wykazu będą mogły pozostać tylko stanowiska specyficzne dla poszczególnych jednostek, ze względu na charakter realizowanych w nich zadań,
- uproszczenie nazewnictwa stanowisk, przy założeniu, że doprecyzowanie zakresu realizowanych na nich zadań będzie dokonywane w opisach stanowisk pracy, a nie w rozporządzeniu,
- usunięcie stanowisk, na których nie są zatrudnieni pracownicy.
- Pozostałe zmiany mają charakter techniczny i dotyczą m.in.:
- dostosowania minimalnych mnożników kwoty bazowej do zmian płacy minimalnej – nowy minimalny mnożnik kwoty bazowej służący do ustalenia wynagrodzenia zasadniczego (w wysokości 1,3) będzie oznaczał minimalne wynagrodzenie zasadnicze na poziomie 2641,55 zł, które co prawda będzie niższe niż płaca minimalna (w 2021 r. 2800 zł), jednak urzędy będą musiały określić wynagrodzenie w taki sposób, by spełnić wymagania dotyczące płacy minimalnej; zmiana ta nie wpłynie na faktyczną wysokość wynagrodzeń, ponieważ bez względu na wysokość określonego w rozporządzeniu minimalnego mnożnika kwoty bazowej pracodawca i tak miał obowiązek zagwarantować pracownikom wynagrodzenie nie niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę;
- utworzenia wspólnej dla wszystkich urzędów tabeli płacowej od 1 stycznia 2022 r.;
- przeniesienia niektórych stanowisk między grupami stanowisk.
Działania pracodawcy
Nowy katalog stanowisk oznacza, że do 1 sierpnia dyrektorzy generalni poszczególnych urzędów mają czas na przeprowadzenie odpowiednich zmian, które z niego wynikają. Wiele z nich już się dokonało, bo par. 3 ust. 2 nowelizowanego rozporządzenia, zobowiązujący do zaproponowania tym członkom korpusu służby cywilnej, których stanowiska znikają, nowych warunków pracy i ustalenie nowych nazw zajmowanych przez nich stanowisk, wszedł w życie już 30 kwietnia br. Pracodawcy mieli na to miesiąc. Propozycja miała uwzględniać zakres zadań wykonywanych przez danego pracownika w dniu poprzedzającym dzień wejścia w życie rozporządzenia (czyli 31 lipca) oraz jego kwalifikacje i doświadczenie zawodowe.
Pracodawca nie może dokonać wypowiedzenia zmieniającego, jeśli zmiana stanowiska pracy nie wiąże się z istotną zmianą warunków pracy i płacy.
Wprawdzie w noweli wyraźnie wskazano, że zmiana stanowiska pracy powinna nastąpić przez zaproponowanie pracownikowi nowych warunków pracy, ale w praktyce każdorazowo powinien o tym decydować pracodawca, bo nie zawsze będzie to konieczne. I tak, jeśli w przypadku danego pracownika zmieni się tylko i wyłącznie nazwa stanowiska, na którym pracuje, a pozostałe warunki pracy pozostaną takie jak były, to zmiana może nastąpić w ramach pracowniczego podporządkowania i nie trzeba wypowiadać dotychczasowych warunków pracy i płacy, chyba że szczególne okoliczności uzasadniają odmienną ocenę (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 7 września 1999 r., sygn. akt I PKN 265/99). Nazwa stanowiska pracy nie należy bowiem do przedmiotowo istotnych elementów warunków pracy. W takim przypadku nie jest również konieczne zawieranie z pracownikiem porozumienia zmieniającego, czyli zmiana nazwy stanowiska może nastąpić jednostronnie przez wskazanie przez pracodawcę nowej nazwy stanowiska.
Inaczej będzie wyglądać sytuacja, gdy zmiana nazwy stanowiska wiąże się z istotnymi warunkami pracy lub płacy albo jest niekorzystna dla pracownika. Wówczas pracodawca powinien mu złożyć propozycję nowych warunków pracy, a w przypadku jej nieprzyjęcia przygotować wypowiedzenie (dla pracownika służby cywilnej) albo decyzje o przeniesieniu (dla urzędnika służby cywilnej). Przy czym przez istotne warunki rozumie się przede wszystkim postanowienia dotyczące rodzaju pracy, miejsca jej wykonywania, wymiaru czasu pracy oraz wynagrodzenia.
Przykład
Radca radcy nierówny
Dotychczas w strukturze stanowisk ministerstw funkcjonowało stanowisko radcy ministra, natomiast w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów obsadzane były stanowiska: radcy prezesa Rady Ministrów, radcy wiceprezesa Rady Ministrów, radcy szefa Kancelarii Prezesa Rady Ministrów. Od 1 sierpnia stanowiska te znikną z katalogu stanowisk. Zamiast nich pojawi się jedno wspólne dla wszystkich urzędów stanowisko radcy. W związku z tym, że w przypadku radców ministra zmiana nazwy stanowiska na radcę nie będzie wiązała się ze zmianami w hierarchii stanowisk w urzędzie – o ile nie będą towarzyszyć jej inne zmiany, to nie będzie wymagała porozumienia zmieniającego ani wypowiedzenia zmieniającego.
Natomiast stanowiska radców w Kancelarii Prezesa Rady Ministrów tworzyły określoną hierarchię. Jej spłaszczenie, w szczególności w przypadku stanowisk radcy wiceprezesa Rady Ministrów i radcy prezesa Rady Ministrów, może być uznane za zmianę niekorzystną dla pracownika. Dlatego w przypadku nieprzyjęcia przez pracownika propozycji nowych warunków pracy (zmiany nazwy stanowiska na radcę) konieczne będzie dokonanie wypowiedzenia zmieniającego, a w przypadku urzędnika służby cywilnej – przeniesienie na nowe stanowisko w trybie art. 62 ustawy o służbie cywilnej.
Co istotne, choć nowela rozporządzenia nakazywała pracodawcom złożenie propozycji nowych warunków pracy do 30 maja, to w przypadku ich przyjęcia przez pracowników zmiana nazwy stanowiska wejdzie w życie dopiero od 1 sierpnia. Do tego czasu pracownicy ci są zatrudnieni na dotychczasowych stanowiskach. W przypadku konieczności dokonania wypowiedzenia zmieniającego termin złożenia wypowiedzenia zmieniającego powinien być ustalany indywidualnie dla każdego pracownika, z uwzględnieniem obowiązującego go okresu wypowiedzenia oraz w taki sposób, aby nie upłynął on przed 1 sierpnia 2021 r.
Gdy brakuje zgody
Pozornie nieznaczna zmiana związana z zajmowanym stanowiskiem pracy może jednak oznaczać degradację lub obniżenie prestiżu pracownika. A w szerszej perspektywie może też wpłynąć na jego uprawnienia czy pozycje w urzędzie. Wskazał na to już SN w wyroku z 7 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 265/99). Dlatego zmiana nazwy stanowiska pracy, gdy zabraknie na to zgody pracownika, powinna zostać poprzedzona dokładną analizą, w której będą brane pod uwagę zarówno specyfika miejsca pracy, jak i skutki zmiany dla konkretnej osoby.
We wspomnianym wyroku SN podkreślił, że pracodawca powinien się tu wykazać daleko idącą ostrożnością. Jeśli bowiem się okaże, że inna nazwa stanowiska nie wymagała wypowiedzenia zmieniającego, a zostało ono pracownikowi wręczone, to w razie sporu sądowego pracodawca stoi na przegranej pozycji. Bo skoro się na nie zdecydował, choć nie było do tego podstaw i przesłanek, to znaczy, że wymówienie było niezgodne z prawem (art. 42 kodeksu pracy) i naruszyło przepisy o wypowiedzeniu zmieniającym. Zatem pracownik powinien być przywrócony do pracy na poprzednich warunkach. Przywrócenie do pracy na poprzednich warunkach nie musi oznaczać przywrócenia na stanowisko o tej samej nazwie (jeśli go już nie ma w strukturze stanowisk).
Nieobecność pracownika
Przepisy rozporządzenia nie wskazują, czy obowiązek przedstawienia propozycji nowych warunków pracy dotyczy również tych członków korpusu służby cywilnej, którzy są w tym czasie długotrwale nieobecni w pracy i przebywają np. na urlopach (bezpłatnych, macierzyńskich, wychowawczych). W tym zakresie znajdują zastosowanie przepisy kodeksu pracy. Oznacza to, że nie ma przeszkód prawnych do złożenia propozycji zmiany warunków zatrudnienia pracownikom w okresie ich usprawiedliwionej nieobecności. Jednak w przypadku odrzucenia propozycji porozumienia pracodawca nie może dokonać wypowiedzenia. Może natomiast przenieść takiego urzędnika na podstawie art. 62 ustawy o służbie cywilnej.
Składanie propozycji porozumienia zmieniającego warunki pracy w okresie urlopu związanego z rodzicielstwem czy urlopu bezpłatnego udzielonego na czas powołania na wyższe stanowisko w służbie cywilnej nie jest celowe z uwagi na szczególne regulacje dotyczące powrotu tych pracowników do pracy. W przypadku pracownika odwołanego z wyższego stanowiska w służbie cywilnej dyrektor generalny po zakończeniu urlopu bezpłatnego wyznaczy mu bowiem stanowisko pracy zgodne z kwalifikacjami i umiejętnościami zawodowymi. Z kolei sytuacja osoby powracającej z urlopu związanego z rodzicielstwem jest unormowana w kodeksie pracy. Gdy nie ma już zajmowanego przez nią stanowiska, pracodawca powinien skierować ją na stanowisko równorzędne z zajmowanym przed rozpoczęciem urlopu lub na inne odpowiadające jej kwalifikacjom zawodowym (art. 1832 i art. 1864 kodeksu pracy). Przy czym skierowanie pracownika na równorzędne stanowisko lub stanowisko odpowiadające jego kwalifikacjom zawodowym może nastąpić w drodze polecenia pracodawcy, któremu pracownik powinien się podporządkować.
Dodatkowe obowiązki
Skutkiem zmiany polegającej na usunięciu nazw niektórych stanowisk będzie m.in. konieczność zmiany opisów tych stanowisk pracy, których nazwy odpowiadają nazwom znoszonych stanowisk. Zgodnie z art. 84 ust. 1 ustawy o służbie cywilnej stanowiska pracy podlegają opisowi, w którym wskazuje się realizowane zadania, wymagane kompetencje, kwalifikacje i zakres odpowiedzialności – ze względu na umiejscowienie i funkcję stanowiska pracy w strukturze urzędu.
Jeżeli ze zmianą nazwy stanowiska pracy nie będzie się wiązać zmiana zakresu obowiązków pracownika ani nie zmieni się sposób wykonywania pracy czy warunki środowiska pracy, to pracodawca nie będzie musiał ponownie przeprowadzać instruktażu stanowiskowego w ramach wstępnego szkolenia bhp. Mimo wskazania nieaktualnej nazwy stanowiska karta szkolenia wstępnego potwierdzająca odbycie instruktażu zachowa swą aktualność. Bez ponownego odbycia szkolenia nie ma bowiem podstaw do sporządzenia nowej karty szkolenia dla stanowiska o nowej nazwie. Pracodawca może natomiast do dotychczasowej karty szkolenia przechowywanej w aktach osobowych załączyć odrębną pisemną informację, z której będzie wynikać, że z danym dniem zmianie uległa jedynie nazwa stanowiska, co spowodowało odstąpienie od ponownego skierowania pracownika na szkolenie wstępne.
W przypadku gdy zmianie ulegnie wyłącznie nazwa stanowiska pracy, nie ma również potrzeby ponownego kierowania na badania lekarskie pracownika mającego ważne orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na zajmowanym stanowisku.
Podstawa prawna
rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 23 kwietnia 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia stanowisk urzędniczych, wymaganych kwalifikacji zawodowych, stopni służbowych urzędników służby cywilnej, mnożników do ustalania wynagrodzenia oraz szczegółowych zasad ustalania i wypłacania innych świadczeń przysługujących członkom korpusu służby cywilnej (Dz.U. z 2021 r. poz. 797)
art. 62 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1889; ost.zm. Dz.U. z 2018 r. poz. 106)
art. 42, 1832 i 1864 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. poz. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)