- Urzędnicy wcale nie mają problemów z efektywnym pisaniem. Kształt typowych tekstów wytwarzanych przez administrację publiczną wynika raczej z zastałych zwyczajów. Bo tak się zawsze pisało - mówi w wywiadzie dla DGP Dr Grzegorz Zarzeczny Językoznawca, współtwórca Pracowni Prostej Polszczyzny i asystent w Instytucie Filologii Polskiej Uniwersytetu Wrocławskiego.
ikona lupy />
Dr Grzegorz Zarzeczny Językoznawca. Współtwórca Pracowni Prostej Polszczyzny i asystent w Instytucie Filologii Polskiej Uniwersytetu Wrocławskiego. / Dziennik Gazeta Prawna
Wielu Polaków nie rozumie treści urzędowych pism, w efekcie mają problemy np. z wykonywaniem pouczeń i korzystaniem z uprawnień wynikających np. z kodeksu postępowania administracyjnego. Czy urzędy nie powinny opracować zasad pisania pism?
Zachęcamy wszystkie instytucje, by stosowały zasady efektywnej komunikacji. Na Uniwersytecie Wrocławskim wypracowaliśmy i upowszechniamy już taki standard prostej polszczyzny. Parę lat temu z Centralnym Ośrodkiem Informatyki (COI) pracowaliśmy nad językiem nowych wniosków, np. o dowód osobisty. Świetnym przykładem klarownej komunikacji jest również stworzona przez COI strona Obywatel.gov.pl. Niedawno w Krajowej Szkole Administracji Publicznej szkoliliśmy pracowników Służby Cywilnej. Równolegle wspieraliśmy ZUS w ich pracach nad nowym, przystępniejszym językiem. Dzięki temu urząd znacznie uprościł skomplikowane druki i formularze. We wszystkich tych przypadkach ważne jest jednak, by to sami urzędnicy widzieli korzyści, jakie przynosi efektywna komunikacja. Prosta polszczyzna powinna być zaleceniem, a nie nakazem. Uważam, że najgorsze, co można zrobić tej idei, to odgórnie ją narzucić i wymagać jej bezrefleksyjnego stosowania. Trudnego języka nie można znieść ustawą.
Czy urzędnicy faktycznie nie umieją przekazać sensu, a ich pisma to bełkot? A może to odbiorcy są głupi?
Trzeba pamiętać, że sama idea upraszczania komunikacji nie wynika zazwyczaj ani z niskich kompetencji autorów, ani tym bardziej – odbiorców. To chyba dwa najpopularniejsze mity! Urzędnicy, a wiemy to po wielu szkoleniach, wcale nie mają problemów z efektywnym pisaniem. Kształt typowych tekstów urzędowych wynika raczej z zastałych zwyczajów. Bo tak się zawsze pisało. Po części zaś z dzieje się tak z dążenia do precyzji i lęku przed błędem. Lepiej zacytować dosłownie przepis, niż zaryzykować jego proste omówienie. A jeśli chodzi o odbiorców przekazu, to w świecie prostej i szybkiej informacji na tabletach i komórkach nie mamy czasu ani ochoty na niepotrzebnie utrudnione teksty. Świetnie np. rozumieją to już firmy.
Czy będzie regionalny bądź ogólnopolski audyt urzędów?
Chcielibyśmy stworzyć może nie do końca ranking, ale coś w rodzaju mapy komunikacji, która pozwoliłaby instytucjom publicznym obejrzeć ich komunikację z petentem na tle innych. Niekoniecznie po to, by wskazywać, kto wypada najgorzej, ale raczej – u kogo szukać dobrych praktyk. Na pewno jakimś wyznacznikiem będą te teksty, który uzyskały nasz certyfikat. Porównanie konkretnego typu pism zrobiliśmy już w raporcie „Prosto po polsku – przyjazne upomnienia”, teraz szukamy szerszej formuły.
Co sprawia trudności w odczytywaniu pism? Czy problem z komunikacją na linii urzędnik – petent wynika ze składni, czy może to wina założeń, że pismo musi być pseudo mądre?
Trudności w lekturze mogą wynikać z wielu rzeczy. Może to być np. jakieś nieznane nam zagadnienie. Przy upraszczaniu tekstu treść pisma powinna jednak pozostać merytorycznie bez zmian. Dlatego właśnie mówimy o niepotrzebnym komplikowaniu wyłącznie na poziomie języka. Przykładów jest mnóstwo. Problemem może być kompozycja, np. strona zapisanego ciągiem tekstu jest trudniejsza w lekturze niż tekst poprawnie podzielony. Dlatego stosuje się akapity. Jeśli dodamy im informacyjne nagłówki, już na pierwszy rzut oka zorientujemy się w ich zawartości. Trudności w odczytaniu może też przysporzyć długość zdań. Przeciętnie czytamy zdania o 10–20 wyrazach. Dłuższe zawsze będą wymagać od nas więcej uwagi. Zdań długich – na ponad sto wyrazów, a i takie spotykamy w pismach, przy pierwszej lekturze nikt nie zrozumie. Ważne są też niektóre wybory gramatyczne: strona czynna jest zazwyczaj bardziej naturalna niż strona bierna: „Ala ma kota”, a nie „Kot jest miany przez Alę”. Równie niecodzienne są rzeczowniki odczasownikowe, np. robienie, bieganie. Intuicyjnie czujemy, że to przecież czynności, więc powinniśmy je wyrażać czasownikami, a nie rzeczownikami. To zresztą przyczyna najczęstszych błędów ortograficznych w tekstach oficjalnych.
Dużo takich nieprawidłowości zauważają państwo, weryfikując pisma urzędowe?
Zebraliśmy ich już ponad setkę. Niepotrzebnie skomplikowane teksty mają konkretne skutki. I tu przykład może trochę z innej dziedziny. W badaniu TNS Polska z 2015 r. ankietowani wskazywali przyczyny swojego zadłużenia. W co trzecim przypadku prawdopodobnie zawiodła treść pism, jakie otrzymali – jak informacje, przypomnienia, upomnienia itd. Zbadaliśmy je w zeszłym roku i faktycznie ich kształt raczej zniechęcał do działania, niż zachęcał do jego podjęcia. Ale to zjawisko ma i drugą stronę. Gdy administracja podatkowa zaprojektowała nowe – uproszczone i bardziej przyjazne – pisma przypominające o zaległościach podatkowych, adresaci chętniej i szybciej wpłacali wymagane pieniądze.
Podobno certyfikujecie urzędy i szkolicie ich z języka. Skąd się wziął pomysł szkoleń?
Wszystko zaczęło się osiem lat temu, gdy urzędnicy zajmujący się funduszami europejskimi zorientowali się, że ich teksty mogą być niepotrzebnie zbyt skomplikowane. W efekcie z dofinansowania korzystało o wiele mniej osób niż by mogło. Wtedy opracowaliśmy pierwsze zalecenia, jak pisać prosto po polsku. Dziś to nasze hasło. W następnych latach działało to podobnie – to właśnie kolejne firmy i urzędy zgłaszały się do nas po wskazówki, jak uprościć ich komunikację. Certyfikacja to kolejny etap, ale jego inspiracja znów przyszła z rynku.