Trudnego języka nie da się zlikwidować ustawą

Zachęcamy wszystkie instytucje, by stosowały zasady efektywnej komunikacji. Na Uniwersytecie Wrocławskim wypracowaliśmy i upowszechniamy już taki standard prostej polszczyzny. Parę lat temu z Centralnym Ośrodkiem Informatyki (COI) pracowaliśmy nad językiem nowych wniosków, np. o dowód osobisty. Świetnym przykładem klarownej komunikacji jest również stworzona przez COI strona Obywatel.gov.pl. Niedawno w Krajowej Szkole Administracji Publicznej szkoliliśmy pracowników Służby Cywilnej. Równolegle wspieraliśmy ZUS w ich pracach nad nowym, przystępniejszym językiem. Dzięki temu urząd znacznie uprościł skomplikowane druki i formularze. We wszystkich tych przypadkach ważne jest jednak, by to sami urzędnicy widzieli korzyści, jakie przynosi efektywna komunikacja. Prosta polszczyzna powinna być zaleceniem, a nie nakazem. Uważam, że najgorsze, co można zrobić tej idei, to odgórnie ją narzucić i wymagać jej bezrefleksyjnego stosowania. Trudnego języka nie można znieść ustawą.

Trzeba pamiętać, że sama idea upraszczania komunikacji nie wynika zazwyczaj ani z niskich kompetencji autorów, ani tym bardziej – odbiorców. To chyba dwa najpopularniejsze mity! Urzędnicy, a wiemy to po wielu szkoleniach, wcale nie mają problemów z efektywnym pisaniem. Kształt typowych tekstów urzędowych wynika raczej z zastałych zwyczajów. Bo tak się zawsze pisało. Po części zaś z dzieje się tak z dążenia do precyzji i lęku przed błędem. Lepiej zacytować dosłownie przepis, niż zaryzykować jego proste omówienie. A jeśli chodzi o odbiorców przekazu, to w świecie prostej i szybkiej informacji na tabletach i komórkach nie mamy czasu ani ochoty na niepotrzebnie utrudnione teksty. Świetnie np. rozumieją to już firmy.

Chcielibyśmy stworzyć może nie do końca ranking, ale coś w rodzaju mapy komunikacji, która pozwoliłaby instytucjom publicznym obejrzeć ich komunikację z petentem na tle innych. Niekoniecznie po to, by wskazywać, kto wypada najgorzej, ale raczej – u kogo szukać dobrych praktyk. Na pewno jakimś wyznacznikiem będą te teksty, który uzyskały nasz certyfikat. Porównanie konkretnego typu pism zrobiliśmy już w raporcie „Prosto po polsku – przyjazne upomnienia”, teraz szukamy szerszej formuły.

Trudności w lekturze mogą wynikać z wielu rzeczy. Może to być np. jakieś nieznane nam zagadnienie. Przy upraszczaniu tekstu treść pisma powinna jednak pozostać merytorycznie bez zmian. Dlatego właśnie mówimy o niepotrzebnym komplikowaniu wyłącznie na poziomie języka. Przykładów jest mnóstwo. Problemem może być kompozycja, np. strona zapisanego ciągiem tekstu jest trudniejsza w lekturze niż tekst poprawnie podzielony. Dlatego stosuje się akapity. Jeśli dodamy im informacyjne nagłówki, już na pierwszy rzut oka zorientujemy się w ich zawartości. Trudności w odczytaniu może też przysporzyć długość zdań. Przeciętnie czytamy zdania o 10–20 wyrazach. Dłuższe zawsze będą wymagać od nas więcej uwagi. Zdań długich – na ponad sto wyrazów, a i takie spotykamy w pismach, przy pierwszej lekturze nikt nie zrozumie. Ważne są też niektóre wybory gramatyczne: strona czynna jest zazwyczaj bardziej naturalna niż strona bierna: „Ala ma kota”, a nie „Kot jest miany przez Alę”. Równie niecodzienne są rzeczowniki odczasownikowe, np. robienie, bieganie. Intuicyjnie czujemy, że to przecież czynności, więc powinniśmy je wyrażać czasownikami, a nie rzeczownikami. To zresztą przyczyna najczęstszych błędów ortograficznych w tekstach oficjalnych.

Zebraliśmy ich już ponad setkę. Niepotrzebnie skomplikowane teksty mają konkretne skutki. I tu przykład może trochę z innej dziedziny. W badaniu TNS Polska z 2015 r. ankietowani wskazywali przyczyny swojego zadłużenia. W co trzecim przypadku prawdopodobnie zawiodła treść pism, jakie otrzymali – jak informacje, przypomnienia, upomnienia itd. Zbadaliśmy je w zeszłym roku i faktycznie ich kształt raczej zniechęcał do działania, niż zachęcał do jego podjęcia. Ale to zjawisko ma i drugą stronę. Gdy administracja podatkowa zaprojektowała nowe – uproszczone i bardziej przyjazne – pisma przypominające o zaległościach podatkowych, adresaci chętniej i szybciej wpłacali wymagane pieniądze.

Wszystko zaczęło się osiem lat temu, gdy urzędnicy zajmujący się funduszami europejskimi zorientowali się, że ich teksty mogą być niepotrzebnie zbyt skomplikowane. W efekcie z dofinansowania korzystało o wiele mniej osób niż by mogło. Wtedy opracowaliśmy pierwsze zalecenia, jak pisać prosto po polsku. Dziś to nasze hasło. W następnych latach działało to podobnie – to właśnie kolejne firmy i urzędy zgłaszały się do nas po wskazówki, jak uprościć ich komunikację. Certyfikacja to kolejny etap, ale jego inspiracja znów przyszła z rynku.