Prawo unijne przewiduje możliwość opłacania w Polsce składek na ubezpieczenia społeczne za pracowników delegowanych do pracy w innych krajach UE, w sytuacji gdy ZUS uznał uprzednio, że nie podlegają oni polskiemu ustawodawstwu. To korzystne dla pracowników, gdy w kraju właściwym, gdzie składki powinny być opłacone, należności te już się przedawniły.
Jak wyjaśnia ZUS, pomiędzy Zakładem Ubezpieczeń Społecznych a właściwą instytucją zagraniczną może zostać zawarte porozumienie wyjątkowe. Stanowi o tym art. 16 rozporządzenia nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (Dz. Urz. UE L 166 z 30 kwietnia 2004 r., str. 1, ze zm.). Dwa lub kilka państw członkowskich mogą zawrzeć porozumienie przewidujące wyjątki od ogólnych zasad opłacania składek za delegowanych. Regulacje nie przewidują żadnych warunków, które muszą być spełnione, aby do takiego porozumienia doszło. Wyrażenie zgody na zastosowanie polskiego ustawodawstwa zależy jednak od właściwej instytucji zagranicznej.
W odniesieniu do ubezpieczonych, którzy nie zostali zgłoszeni do ubezpieczeń na terenie innego państwa, gdy brak jest też podstaw do objęcia ich ubezpieczeniami w Polsce oraz nie została wydana decyzja określająca, któremu ustawodawstwu ma podlegać dany ubezpieczony, ZUS informuje płatnika składek o braku obowiązku opłacania należności w Polsce i o konieczności zgłoszenia do ubezpieczeń w innym państwie. Jeżeli w drodze prawomocnej decyzji dana osoba zostanie wyłączona spod polskiego systemu, opłacone za nią składki stają się nienależne i podlegają zwrotowi w ciągu 30 dni od wpływu odpowiedniego wniosku płatnika. Jeżeli ZUS nie dotrzyma terminu, podlegają one oprocentowaniu równemu odsetkom od zaległości podatkowych. Jeśli ZUS nie ma możliwości ustalenia wysokości nienależnie opłaconych składek z powodu nieprawidłowości lub braków w dokumentacji płatnika, odmawia dokonania zwrotu.
Państwa członkowskie UE mogą zwrócić się do ZUS z wnioskiem o udzielenie pomocy w odzyskaniu należności niewpłaconych do ich systemów zabezpieczenia społecznego od dłużnika, który ma miejsce zamieszkania lub siedzibę w Polsce. Dany kraj może wystąpić z takim wnioskiem, jeżeli zobowiązanie nie jest kwestionowane, wyczerpane zostały możliwości egzekucji na jego terytorium, nie doszło do przedawnienia oraz gdy kwota zadłużenia wynosi co najmniej 350 euro. Postępowanie prowadzone przez ZUS na rzecz innego państwa odbywa się z zachowaniem gwarancji i przywilejów, które mają zastosowanie do należności krajowych. Jest ono prowadzone według przepisów o przymusowym dochodzeniu należności w drodze egzekucji administracyjnej lub sądowej. Dłużnik może też spłacać zadłużenie w ratach za pośrednictwem ZUS, jeżeli obce państwo wyraziło na to zgodę.
