Pojawił się jednak problem z ustaleniem momentu powstania przychodu z omawianego tytułu. Zastanawiamy się, jak prawidłowo rozliczyć pracownika, któremu wypłacamy wynagrodzenie nie na koniec miesiąca, lecz 10. dnia następnego miesiąca. Czy postąpimy prawidłowo, doliczając przychód z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego w lutym do wynagrodzenia za luty, które rozliczymy i wypłacimy 10 marca 2015 r.?
ODPOWIEDŹ
Za przychody pracownika, zgodnie z art. 12 ust. 1 i 2a–2c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT), uważa się m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Jednocześnie począwszy od 1 stycznia 2015 r., wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:
● 250 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm3,
● 400 zł miesięcznie – dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3.
Przy czym w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 powyższych kwot.
Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi natomiast przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Zatem w praktyce miesięczny podatek oraz składki na ubezpieczenia społeczne, jakie pracodawca odprowadzi za pracownika do urzędu skarbowego i ZUS, mogą być niższe niż stawki przewidziane w ustawie.
Nieodpłatne świadczenie z tytułu wykorzystywania przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych jest zatem przychodem ze stosunku pracy, a tym samym podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. W praktyce oprócz ustalenia samego faktu objęcia tego przychodu obowiązkiem rozliczenia podatku i składek ZUS płatnik musi jeszcze ustalić, w jakim momencie ten przychód powstaje. Popełnienie błędu związanego z ustaleniem momentu powstania omawianego przychodu skutkować może pobraniem od pracownika niewłaściwie naliczonej zaliczki na podatek dochodowy, a także niewłaściwie naliczonych składek.

Liczy się data

Jak wynika z art. 11 ustawy o PIT, za przychody podlegające opodatkowaniu uważa się co do zasady otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W zależności od rodzaju świadczenia różny może być moment uzyskania przychodu przez pracownika.
W przypadku wypłaty wynagrodzenia będzie to moment postawienia do dyspozycji pracownika gotówki albo moment faktycznego wpływu środków na rachunek bankowy zatrudnionego. W przypadku świadczenia związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego na własne potrzeby pracownika przychód po stronie zatrudnionego powstanie w momencie faktycznego wykorzystania przez pracownika samochodu służbowego. Za moment otrzymania omawianego nieodpłatnego świadczenia uznać należy dzień, w którym jego wartość pieniężna może być ustalona. Niewątpliwie nawet wówczas, gdy pracownik wykorzystywał samochód służbowy w prywatnych celach tylko przez część miesiąca, sytuacja ta jest znana najpóźniej ostatniego dnia tego miesiąca. Oznacza to, że pracownik uzyskuje przychód w miesiącu, w którym znana jest wartość pieniężna świadczenia, a tym samym najpóźniej ostatniego dnia danego miesiąca.

Ewentualna korekta

Odnosząc się do sytuacji opisanej przez czytelnika, niewątpliwie przychód pracownika z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych powstał w momencie faktycznego wykorzystywania tego samochodu, a więc w lutym 2015 r. Jeżeli płatnik, naliczając wynagrodzenie za luty 2015 r. w marcu, doliczy do niego przychód z tytułu korzystania w lutym z samochodu służbowego przez pracownika, to przychód ten zostanie rozliczony w marcu 2015 r. zgodnie z datą wypłaty. W efekcie zaliczka na podatek i składki z tego tytułu zostaną opłacone z miesięcznym opóźnieniem, czyli w kwietniu 2015 r.
Zatem jeżeli pracodawca wypłaca w marcu wynagrodzenie za luty, to powinien do niego doliczyć przychód z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych powstały w marcu (wynagrodzenie za marzec zostanie wypłacone dopiero 10 kwietnia). Problem polega jednak na tym, iż 10 marca może nie być znana jeszcze pełna wartość przychodu z tego tytułu.
Wydaje się, iż możliwym rozwiązaniem w tej sytuacji jest doliczenie w dacie wypłaty wynagrodzenia za marzec, tj. 10 marca pełnej kwoty potencjalnego przychodu z tytułu wykorzystywania w marcu samochodu służbowego na prywatne potrzeby zatrudnionego (250 lub 400 zł), a następnie w ostatnim dniu miesiąca dokonanie ewentualnej korekty, gdyby się okazało, że pracownik wykorzystywał samochód służbowy w celach prywatnych tylko przez część miesiąca.

U czytelnika

Odnosząc się do zasad wynikających z polityki samochodowej oraz terminu wypłaty wynagrodzenia opisanych przez czytelnika, przyjmijmy założenie, że pracodawca 10 marca 2015 r. wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za luty (5100 zł). W tej dacie pracodawca doliczył do rozliczanego wynagrodzenia za luty dodatkowy przychód z tytułu wykorzystywania przez pracownika w marcu samochodu służbowego do celów prywatnych w wysokości 250 zł. Strony 20 marca rozwiązały stosunek pracy w trybie porozumienia stron i z tym dniem pracownik zdał przydzielony mu samochód służbowy.
W efekcie pracownik wykorzystywał samochód służbowy w celach prywatnych przez część, a nie przez cały miesiąc. Przychód z tego tytułu należy skorygować do wartości 166,60 zł (1/30 z 250 zł = 8,33 zł; 8,33 zł x 20 dni = 166,60 zł). W związku z zaistniałą sytuacją pracodawca powinien dokonać korekty lity płac, ustalając zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS na poziomie adekwatnym do skorygowanego przychodu, i wypłacić pracownikowi różnicę wynikającą z dokonanej korekty. [lista płac, tabela]
Lista płac
Przedstawiamy listę płac (w zł) przed korektą i po niej (pracownik jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu i złożył pracodawcy oświadczenie PIT-2)
Wynagrodzenie za luty 2015 r. wypłacone 10 marca 2015 r. Naliczone 10 marca 2015 r. Po korekcie
1 Wynagrodzenie zasadnicze 5100,00 5100,00
2 Przychód z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych – przychód za marzec 2015 250,00 166,60
3 Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe 5350,00 5266,60
4 Składka emerytalna – 9,76 proc. 522,16 514,02
5 Składka rentowa – 1,5 proc. 80,25 79,00
6 Składka chorobowa – 2,45 proc. 131,08 129,03
7 Razem ZUS 733,49 722,05
8 Koszty uzyskania przychodu (111,25 zł) 111,25 111,25
9 Ulga podatkowa (46,33 zł) 46,33 46,33
10 Przychód 5350,00 5266,60
11 Podstawa opodatkowania 4505,00 4433,00
12 Zaliczka na podatek dochodowy – 18 proc. 764,57 751,61
13 Podstawa wymiaru składki zdrowotnej 4616,51 4544,55
14 Składka zdrowotna 7,75 proc. – do odliczenia z PIT 357,78 352,20
15 Składka zdrowotna 9 proc. – do przekazania do ZUS 415,49 409,01
16 Podatek do urzędu skarbowego 407,00 399,00
17 Do wypłaty 3544,02 3569,94
Wyliczenia krok po kroku
Rozliczenie Pierwotne 10 marca Po korekcie
Krok 1Ustalamy podstawę wymiaru składek i obliczamy składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika. Podstawa wymiaru składek:5350 zł [5100 zł + 250 zł]Składki na ubezpieczenia społeczne:733,49 zł [(5350 zł x 9,76 proc.) + (5350 zł x 1,5 proc.) + (5350 zł x 2,45 proc.)] Podstawa wymiaru składek:5266,60 zł [5100 zł + 166,60 zł]Składki na ubezpieczenia społeczne:722,05 zł [(5266,60 zł x 9,76 proc.) + (5266,60 zł x 1,5 proc.) + (5266,60 zł x 2,45 proc.)]
Krok 2Ustalamy podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i obliczamy składkę. Podstawa wymiaru składki:4616,51 zł [5350 zł – 733,49 zł]Składka na ubezpieczenie zdrowotne:415,49 zł [(4616,51 zł x 9 proc. = 415,49 zł); z czego odliczeniu od podatku podlega 7,75 proc. podstawy wymiaru, tj. 357,78 zł] Podstawa wymiaru składki:4544,55 zł [5266,60 zł – 722,05 zł]Składka na ubezpieczenie zdrowotne:409,01 zł [(4544,55 zł x 9 proc. = 409,01 zł); z czego odliczeniu od podatku podlega 7,75 proc. podstawy wymiaru, tj. 352,20 zł]
Krok 3Ustalamy przychód a następnie podstawę opodatkowania i obliczamy zaliczkę na podatek dochodowy. Przychód:5350 zł [5100 zł + 250 zł]Podstawa opodatkowania:4505 zł [5350 zł (przychód) – 111,25 zł (KUP) – 733,49 zł]Zaliczka na podatek:764,57 zł [4505 zł x 18 proc. (stopa procentowa podatku) – 46,33 zł (ulga podatkowa)]Zaliczka na podatek do urzędu skarbowego:407 zł [764,57 zł (zaliczka na PIT) – 357,78 zł (składka zdrowotna w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru)] Przychód:5266,60 zł [5100 zł + 166,60 zł]Podstawa opodatkowania:4433 zł [5266,60 (przychód) – 111,25 zł (KUP) – 722,05 zł]Zaliczka na podatek:751,61 zł [4433 zł x 18 proc. (stopa procentowa podatku) – 46,33 zł (ulga podatkowa)]Zaliczka na podatek do urzędu skarbowego:399 zł [751,61 zł (zaliczka na PIT) – 352,20 zł (składka zdrowotna w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru)]
Krok 4Ustalamy kwotę do wypłaty. 3544,02 zł [5100 zł – 733,49 zł – 415,49 zł – 407 zł] 3569,94 zł [5100 zł – 722,05 zł – 409,01 zł – 399 zł]
Krok 5Ustalamy różnicę. Kwota wypłacona 10 marca: 3544,02 zł. Kwota należna po korekcie: 3569,94 zł. Do zwrotu pracownikowi: 25,92 zł (3569,94 zł – 3544,02 zł).
Podstawa prawna
Art. 11, art. 12 ust. 1 i 2a–2c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).
Art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121).
Art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).