Obowiązek składania oświadczenia o dodatkowym zatrudnieniu nie obejmuje nazwy drugiego pracodawcy. Żądanie jej podania naruszałoby przepisy o ochronie danych, w tym zasadę minimalizacji wynikającą z RODO
W przepisach o czasie pracy kierowców zawarto zobowiązanie do składania przez nich oświadczeń o dodatkowym zatrudnieniu. Pierwotnie dotyczyło to tylko dodatkowego zatrudnienia na etacie, z czasem jednak obowiązkowe oświadczenia rozszerzono o dorabianie także na podstawie umów cywilnoprawnych.
Zgodnie z art. 24 pkt 2 ustawy z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1412) w przypadku dodatkowego zatrudnienia na podstawie umowy o pracę należy podać wymiar etatu, a w przypadku zatrudnienia na innej podstawie niż stosunek pracy – przeciętną tygodniową liczbę godzin wykonywanych przewozów lub innych czynności. Z regulacji tej wynika jeszcze tylko wymóg pisemności składanych oświadczeń. Przepis nie zobowiązuje więc kierowców do ujawniania dodatkowego miejsca pracy.
Mając powyższe na uwadze, Urząd Ochrony Danych Osobowych w swoim stanowisku z 21 września 2020 r. stwierdził, że na rozbudowanie oświadczenia o nazwę dodatkowego pracodawcy nie pozwalają ani przepisy ustawy o czasie pracy kierowców, ani kodeksu pracy. Zatem zbieranie takich danych należy ocenić jako przetwarzanie danych nadmiarowych, co oznacza naruszenie przepisów o ochronie danych osobowych, zwłaszcza art. 5 ust. 1 lit. c RODO, czyli zasady minimalizacji.
Przypomnijmy przy tym, że celem składania oświadczeń jest ograniczenie łącznego czasu pracy, a więc u wszystkich pracodawców, do 60 godzin (art. 12 ust. 2 i 3 ustawy o czasie pracy kierowców), a w przypadku przewozów regularnych o trasach do 50 km także czasu prowadzenia pojazdu do 60 godzin (art. 31d ustawy o czasie pracy kierowców). Dla realizacji tego celu nazwa pracodawcy nie ma znaczenia w praktyce.
Warto jednocześnie zauważyć, że dziś w praktyce realne przestrzeganie przepisów o czasie pracy kierowców to fikcja. Nie da się bowiem wywnioskować zbyt wiele z informacji, że kierowca pracuje dodatkowo na 1/4 etatu lub przeciętnie 12 godzin na tydzień. Aby móc realnie porównać czas pracy, należałoby zmienić przepisy i zobowiązać kierowców do przedkładania ich podstawowemu pracodawcy również harmonogramów czasu pracy z dodatkowego zatrudnienia. Jednak również i w tym przypadku podanie samej nazwy pracodawcy nic by nie zmieniło, a zatem wciąż żądanie takiej danej nie miałoby uzasadnienia prawnego. W tym zakresie niezbędna byłaby odrębna nowelizacja przepisów.
Wyjaśnienia UODO z 21 września 2020 r. w sprawie oświadczeń o dodatkowym zatrudnieniu kierowców w odpowiedzi na pytanie DGP
Pytanie DGP: Na podstawie art. 24 pkt 2 ustawy o czasie pracy kierowców konieczne jest złożenie przez kierowcę oświadczenia o pozostawaniu w dodatkowym zatrudnieniu. Czy pracodawca może żądać podania nazwy drugiego pracodawcy, u którego wykonywana jest praca, oraz rodzaju pracy/zajmowanego stanowiska? Czy przetwarzanie takich danych nie będzie stanowiło naruszenia RODO?
Odpowiedź UODO: Przytoczony przepis nie uprawnia pracodawcy do żądania od zatrudnianego kierowcy przekazania mu informacji na temat drugiego pracodawcy. Przepis ten precyzyjnie wskazuje, że w oświadczeniu kierowca ma poinformować o wymiarze zatrudnienia albo podać przeciętną liczbę godzin wykonywanych przez niego przewozów drogowych, jeżeli realizuje je na innej podstawie niż stosunek pracy. Ewentualnie oświadcza, że nie jest nigdzie zatrudniony i nie świadczy przewozów drogowych w ramach innej formy zatrudnienia niż stosunek pracy.
W przedmiotowej sprawie należy odnieść się również do przepisów prawa pracy, które precyzyjnie wskazują na zakres danych, jakie pracodawca może żądać od pracownika. Uszczegółowieniem tych przepisów są przepisy szczególne, np. dotyczące kierowców, które jednak nie mogą być sprzeczne z kodeksem pracy. Dlatego też uznać należy, że dla pozyskania przez pracodawcę innych danych niż te, które są określone w przepisach prawa pracy, musiałyby być dokonane stosowne zmiany ustawowe po wykazaniu oceny skutków dla ochrony danych przez projektodawcę.
Biorąc pod uwagę obecnie obowiązujące przepisy prawa pracy oraz przepisy szczególne, uznać należy, że pracodawca nie legitymuje się podstawą prawną do żądania od swojego pracownika informacji o jego innym pracodawcy.