Pracodawcy muszą więc sami je zmodyfikować, jeśli chcą pozyskać np. informacje o służbie wojskowej. Warto też zrobić przegląd akt i usunąć stare kserokopie dokumentów, które nie powinny się w nich znajdować, bo naruszają RODO.
DGP
W dodatku Kadry i Płace z 20 sierpnia br. opublikowaliśmy wyjaśnienia Urzędu Ochrony Danych Osobowych, z których wynika, że są podstawy prawne do przetwarzania danych osobowych na temat służby wojskowej pracowników. Wystąpiliśmy więc do Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z pytaniem, w którym miejscu w przygotowanym przez resort rodziny pomocniczym wzorze wpisywać dane o służbie wojskowej oraz czy planowane jest dokonanie zmian we wzorze zamieszczonym w BIP resortu rodziny. Dopytaliśmy również UODO m.in. o to, czy pracodawcy powinni usunąć z akt osobowych pracowników kserokopie ich książeczek wojskowych, jeśli trafiły one do akt przed wejściem w życie zmian wynikających z RODO.

W BIP tak jak dotychczas

We wzorze kwestionariusza osobowego dla pracownika są dwa punkty, które umożliwiają podanie innych danych osobowych pracownika. Punkt piąty wzoru wskazuje na dane, które są niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy, natomiast punkt ósmy – na te, których prawo lub obowiązek podania wynika z przepisów szczególnych. [wzór]

wzór

Wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika opracowany przez MRPiPS
(…)
5. Inne dane osobowe pracownika niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy………………
(…)
8. Dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych…………………
(…)
W stanowisku z 26 sierpnia 2020 r. MRPiPS wskazało, że nie ma większego znaczenia, w którym z ww. punktów zostaną podane dane o służbie wojskowej pracownika. Jak podkreślił resort, liczy się tutaj bowiem udostępnienie pracodawcy danej informacji tak, aby mógł on wykorzystać ją w związku z zatrudnieniem pracownika.
Resort pracy wyjaśnia jednocześnie, że w obecnym stanie prawnym nie ma formalnych wzorów kwestionariuszy osobowych (zawierało je obwiązujące do końca 2018 r. rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika). Natomiast wzór zamieszczony w Biuletynie Informacji Publicznej ma jedynie charakter pomocniczy (na jego podstawie pracodawcy mogą opracowywać swoje wzory dokumentów). W związku z powyższym MRPiPS nie planuje opracowania nowych wzorów kwestionariuszy osobowych.
Stanowisko MRPiPS z 26 sierpnia 2020 r. w sprawie wzorów kwestionariuszy osobowych wydane dla DGP
pytanie dgp: Czy w związku ze stanowiskiem UODO z 11 sierpnia 2020 r. ulegnie zmianie pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego, zamieszczony na stronie BIP ministerstwa, który obecnie nie przewiduje rubryki na podanie informacji o służbie wojskowej? Ponadto proszę o wyjaśnienie, jak obecnie należałoby wypełnić kwestionariusz, korzystając ze wzoru z BIP MRPiPS. Gdzie w kwestionariuszu osobowym pracownik powinien wpisać odbytą służbę wojskową – czy w pkt 5. „Inne dane osobowe pracownika niezbędne do korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy”, czy też: 8. „Dodatkowe dane osobowe, jeżeli prawo lub obowiązek ich podania wynika z przepisów szczególnych”. Z jednej strony bowiem informacja ta może służyć wypełnieniu obowiązku informacyjnego względem WKU, a z drugiej – jest to okres zaliczany do stażu pracy, czyli jest to korzystanie ze szczególnych uprawnień.
odpowiedź mrpips: Zgodnie z art. 221 § 3 pkt 3 Kodeksu pracy pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny. Dotyczy to sytuacji, kiedy podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy. Natomiast w myśl art. 221 § 4 pracodawca żąda podania innych danych osobowych niż określone w § 1 i 3, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Jednocześnie art. 221 § 5 k.p. stanowi, że udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą.
Przepis art. 221 k.p. jest normą ustawową, na podstawie której pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania danych osobowych, które zostały w nim wskazane (w tym w § 3 i w § 4). Regulacje prawa pracy nie określają wzoru kwestionariusza osobowego. Znajdujący się na stronie internetowej BIP Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wzór kwestionariusza osobowego dla pracownika może być – wobec braku regulacji prawnych w tym zakresie – traktowany jedynie jako wzór pomocniczy.
Mając na uwadze powyższe, możliwe jest zatem opracowanie przez pracodawców samodzielnie kwestionariusza, oczywiście zgodnie z art. 221 k.p., z ewentualnym wykorzystaniem przedmiotowego wzoru. W granicach określonych art. 221 k.p. pracodawca może w treści kwestionariusza sam wskazać dane, jakie są mu niezbędne przy zatrudnieniu pracownika.
W opinii MRPiPS w przypadku użycia pomocniczego wzoru kwestionariusza zaproponowanego przez resort wpisanie informacji dotyczącej służby wojskowej w pkt 5 czy pkt 8 jest bez znaczenia dla skuteczności jej przekazania pracodawcy. Istotne jest bowiem, aby dana informacja, która jest niezbędna do realizacji obowiązku lub uprawnienia, została pracodawcy w drodze oświadczenia faktycznie udostępniona.
W związku z powyższym MRPiPS nie przewiduje zmian w znajdującym się na stronie ministerstwa kwestionariuszu.
Oczywiście jest to zrozumiałe – trudno bowiem wymagać dokonania zmian w kwestionariuszach, które są nieformalne. Byłoby to jednak dla pracodawców przydatne z uwagi na trudności z wdrożeniem RODO w działach kadrowo-płacowych, które wynikają m.in. z rozproszenia przepisów i wielu oficjalnych stanowisk w tym zakresie, co potęguje ryzyka błędnego przetwarzania danych. Przykładowo, dane dotyczące niepełnosprawności są często żądane jako obowiązkowe, a tymczasem UODO w wyjaśnieniach na swojej stronie internetowej https://uodo.gov.pl/pl/138/1639 przyjmuje, że są to dane dobrowolne, zatem ich podanie jest prawem, a nie obowiązkiem pracownika.
Poza tym, w praktyce ważne jest, aby do stosowanego w firmie wzoru oświadczenia o przekazaniu danych osobowych dodać oddzielną rubrykę dotyczącą służby wojskowej. Okresy jej odbywania są bowiem wliczane do stażu pracy pracownika, np. w celu ustalenia wymiaru urlopu wypoczynkowego. Niestety dotychczasowe wzory opracowane przez MRPiPS mogą budzić wątpliwości pracodawców i pracowników, którzy z nich korzystają. W efekcie również wiele osób nie poda w nich danych o służbie wojskowej, nie mając wiedzy o tym, że ma ona wpływ na ich uprawnienia pracownicze.

Usuwanie danych nadmiarowych

W związku z nieprecyzyjnymi przepisami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji pracowniczej ciągle pojawiają się też wątpliwości, jakiego rodzaju dokumenty powinny być przechowywane w aktach osobowych. Utrudnieniem jest również to, że mamy do czynienia z otwartymi katalogami rodzajów dokumentów, które powinny się znajdować w poszczególnych częściach akt osobowych (por. par. 3 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, Dz.U. poz. 2369).
Przykładem dokumentu, który można znaleźć w aktach osobowych, są kopie stron z książeczki wojskowej. Tymczasem ostatnio UODO zakwestionował ich przechowywanie. Wskazał przy tym, że wynikające z nich dane powinny być przekazywane pracodawcy w formie oświadczenia pracownika, a książeczka może być okazana jedynie do wglądu, aby potwierdzić jego prawdziwość. W starszych aktach można znaleźć również złożone przez pracowników kserokopie dowodów osobistych czy wydruki CV, a są to dokumenty, których także nie powinno się w nich przechowywać.
Wyjaśnienia UODO z 27 sierpnia 2020 r. w sprawie usuwania danych osobowych z dokumentacji pracowniczej wydane dla DGP
pytanie dgp: Czy aby nie doszło do naruszenia RODO oraz by nie narażać się na ryzyko nałożenia przez UODO kary pieniężnej, pracodawcy powinni usunąć z akt osobowych pracowników kserokopie ich dowodów osobistych i książeczek wojskowych? Czy w tym przypadku ma znaczenie to, że kserokopie te trafiły do akt przed wejściem w życie RODO lub przed zmianą kodeksu pracy wdrażającą RODO, czyli przed 4 maja 2019 r.?
odpowiedź uodo: Pracodawca, przechowując dane w dokumentacji pracowniczej, musi przetwarzać dane osobowe zgodnie z zasadami określonymi w art. 5 RODO, niezależnie od tego, w jakim okresie zostały zebrane. Dane muszą być przetwarzane zgodnie z prawem, zbierane w konkretnych, wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nieprzetwarzane dalej w sposób niezgodny z tymi celami (art. 5 ust. 1 lit. RODO) oraz adekwatne, stosowne oraz ograniczone co do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Przechowywanie dokumentacji pracowniczej, tj. zakres, sposób i warunki prowadzenia i przechowywania zostały określone w rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369). Zgodnie z tym rozporządzeniem akta osobowe składają się z czterech części ze wskazaniem, jaki rodzaj dokumentów i informacji znajduje się w każdej z nich. Jeśli istnieje ryzyko, że dane w teczkach pracowniczych są niezgodne z obowiązującymi przepisami prawa, pracodawca powinien dokonać przeglądu tych akt i usunąć te dane, które są niezgodne z ww. regulacjami.
W wypowiedzi dla DGP z 27 sierpnia 2020 r. UODO podkreśla, że zasady przetwarzania danych osobowych z art. 5 RODO powinny być stosowane przez pracodawców niezależnie od tego, kiedy takie dane zostały zebrane. Nie będzie więc żadnym usprawiedliwieniem to, że kserokopia dowodu osobistego czy książeczki wojskowej pochodzi z okresu sprzed obowiązywania RODO. Organ ochrony danych wyraźnie wskazuje, że pracodawcy powinni ocenić, czy istnieje ryzyko, że w aktach osobowych są dane osobowe, których przetwarzanie jest niezgodne z przepisami, a jeśli tak, to ich obowiązkiem jest dokonanie odpowiedniego przeglądu akt osobowych i usunięcie takich danych. [przykład]

przykład

By przetwarzać, musi być podstawa
Dział kadr w związku z często odbywanymi przez pracowników delegacjami dla celów korzystania przez nich z samochodów służbowych zrobił kserokopie prawa jazdy tych zatrudnionych, którzy zaznaczyli w kwestionariuszu osobowym posiadanie takiego dokumentu. Od 4 maja 2019 r., czyli od wdrożenia przepisów RODO w kodeksie pracy, zmieniono stosowane kwestionariusze i zaprzestano kserowania praw jazdy. Obecnie wymaga się jedynie jego okazania – w przypadku gdy pracownik podpisuje odpowiednie dokumenty związane z przekazaniem mu samochodu służbowego. Nowa praktyka działu kadr jest prawidłowa, lecz ze względu na brak podstaw prawnych do przetwarzania danych osobowych z prawa jazdy we wcześniejszym okresie konieczne jest dokonanie przeglądu akt osobowych i usunięcie kserokopii takich dokumentów dotychczas przechowywanych w aktach.
W praktyce jednak usuwanie dokumentów z akt osobowych jest problematyczne. Są one bowiem ponumerowane i ujęte w wykazach dokumentów umieszczonych w poszczególnych częściach akt. W efekcie takiego zabiegu na pozostałych w aktach dokumentach będą widoczne przekreślenia numeracji (nawet gdyby dział kadr zdecydował się na przepisanie i sporządzenie wykazów od nowa). W związku z tym lepszą praktyką jest usuwanie dokumentów w sposób formalny, czyli np. na podstawie wewnętrznego raportu z audytu akt osobowych, z przekreśleniami w wykazach dokumentów, w których zaznaczymy, że zostały one usunięte z dokumentacji ze względu na przepisy o ochronie danych osobowych.