Epidemia koronawirusa spowodowała upowszechnienie wykonywania zawodowych obowiązków w formie pracy zdalnej. Wpływ na to miały niewątpliwie regulacje tarczy antykryzysowej, które pozwalają pracodawcy wydawać polecenia wykonania pracy w taki właśnie sposób. Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest to, że dzięki pracy zdalnej izolujemy poszczególne osoby od reszty współpracowników, a tym samym udaremniamy wirusowi możliwość rozprzestrzeniania się. Antykryzysowe przepisy są jednak regulacją mocno skrótową i nie wyjaśniają wszystkich zawiłości związanych z pracą zdalną. Dlatego mnożą się pytania pracodawców związane z tą formą wykonywania pracy.
Reklama
Uwaga! Na dzień zamknięcia tego wydania, tj. 18 sierpnia 2020 r., wciąż jeszcze obowiązują przepisy tarczy antykryzysowej, w myśl których praca zdalna na tej podstawie może być wykonywana tylko do 4 września 2020 r. Specustawa o COVID-19 przewiduje ograniczenie czasowe stosowania regulacji o pracy zdalnej do 180 dni od jej wejścia w życie. Limit zostanie jednak zniesiony za sprawą nowelizacji zawartej w ustawie z 24 lipca 2020 r. o zmianie ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług oraz niektórych innych ustaw (na dzień zamknięcia wydania czeka na podpis prezydenta; odpowiednie przepisy zaczną obowiązywać 5 września br.). W art. 4 tej ustawy przewidziano, że antykryzysowe regulacje o pracy zdalnej będą mogły być stosowane w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19, oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu. Warto też wspomnieć, że pewne zamieszanie co do czasu obowiązywania regulacji o pracy zdalnej wywołał ostatnio poselski projekt ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych. Przewidywał bowiem, że przepisy o pracy zdalnej utracą moc po upływie roku od dnia wejścia w życie tej ustawy. Na szczęście po przeprowadzeniu 14 sierpnia 2020 r. pierwszego czytania na posiedzeniu komisji finansów publicznych zrezygnowano z tej zmiany.

O co firmy pytają na szkoleniach

Telepraca to co innego

problem

Jeszcze przed epidemią część naszych pracowników pracowała w siedzibie firmy, pozostali w systemie telepracy. W okresie epidemii przeszliśmy całkowicie na pracę zdalną. Czy do powierzenia pracy zdalnej powinniśmy stosować takie same przepisy, co w przypadku telepracy?

odpowiedź

Praca zdalna i telepraca to bardzo zbliżone, choć nie tożsame pojęcia. Telepraca zawsze opiera się na wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej, natomiast praca zdalna może być wykonywana bez ich użycia, np. poprzez dostarczenie materiałów przesyłką pod wskazany adres (w podobny sposób może następować też odebranie efektów wykonywanej pracy). Uzgodnienie, że praca jest wykonywana w warunkach telepracy, następuje w umowie o pracę lub w drodze porozumienia stron. Warunki jej stosowania określane są w porozumieniu zawieranym przez pracodawcę ze związkami zawodowymi, a w przypadku ich braku – z przedstawicielem załogi. Natomiast pracę zdalną pracodawca powierza pracownikowi na podstawie polecenia służbowego, czyli czynności jednostronnej (a nie dwustronnej, jak to jest np. w przypadku uzgodnień między stronami stosunku pracy). Ponadto przepisy nie precyzują formy takiego polecenia, co oznacza, że powierzenie pracy zdalnej może nastąpić także ustnie, np. podczas telekonferencji lub telefonicznie, a także e-mailem.

Czasami odmowa będzie uprawniona

problem Czy pracownik może odmówić pracy zdalnej z powodu złych warunków lokalowych lub np. braku dostępu do prywatnego, rodzinnego komputera, okupowanego na przemian przez piszące pracę licencjacką dziecko pracownika i jego małżonkę, wykorzystującą ten komputer do wykonywania pracy w ramach realizowanego przez nią zlecenia?
odpowiedź Praca zdalna to forma wykonywania obowiązków wynikających z umowy o pracę w innym miejscu niż wskazane w umowie miejsce pracy. Nie oznacza jednak zwolnienia żadnej ze stron stosunku pracy z ich obowiązków. Zatem pracodawca jest zobowiązany m.in. do zapewnienia narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy, np. komputera czy laptopa. Nie ma podstaw prawnych, by pracownika obciążać koniecznością zapewnienia sobie warunków odpowiednich do realizacji zadań, w tym np. komputera. Jeśli pracownik zgłosi pracodawcy niemożność świadczenia pracy poza siedzibą pracodawcy, chociażby ze względu na złe warunki mieszkaniowe, to pracodawca nie powinien mu polecać pracy zdalnej (chyba że wyznaczy mu inne miejsce do jej świadczenia).
Zasadniczo jednak pracownik, który zobowiązał się do wykonywania określonych obowiązków wynikających ze stosunku pracy, powinien te obowiązki realizować. Powierzenie pracy zdalnej jest czynnością jednostronną, więc zatrudniony co do zasady nie ma prawa do sprzeciwu. To również jedna z różnic pomiędzy telepracą, która jest wykonywana po uzgodnieniu z pracownikiem, a pracą zdalną, którą pracodawca powierza w związku z przeciwdziałaniem COVID-19. Odmowa pracy zdalnej (poza ww. przypadkami) jest więc traktowana tak samo jak niewykonanie jakiegokolwiek innego polecenia pracodawcy, czyli może prowadzić np. do nałożenia na pracownika kar porządkowych. ©℗

Pracodawca określi czas trwania

problem Co do zasady praca zdalna to wykonywanie polecenia służbowego, a nie stałe realizowanie swoich obowiązków poza siedzibą firmy. Jak długo pracownik może wykonywać pracę zdalną, aby nie uznać tej formy wykonywania zadań za stałą?
odpowiedź O powierzeniu pracy zdalnej decyduje pracodawca. Może on swobodnie określać czas wykonywania pracy zdalnej, okres ten może też wielokrotnie ponawiać. Ograniczeniem tej dowolności jest jedynie czasowy limit obowiązywania art. 3 specustawy o COVID-19, umożliwiającego powierzenie pracy zdalnej – do 180 dni od daty wejścia ustawy w życie, czyli do 4 września 2020 r. (wkrótce limit ten nie będzie obowiązywał – patrz wstęp).
Należy też pamiętać, że polecenie pracy zdalnej nie musi obowiązywać w każdym dniu roboczym. Nie ma również żadnych ograniczeń w stosowaniu pracy zdalnej np. naprzemiennie. Przy wprowadzeniu przez pracodawcę zasad bezpiecznej pracy w okresie epidemii w pomieszczeniu biurowym, zajmowanym dotychczas przez dwóch pracowników, pracę wykonuje np. jeden z nich, natomiast drugi w tym czasie pracuje zdalnie. W kolejnym okresie pierwszy pracuje zdalnie, drugi – w siedzibie pracodawcy. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne wówczas, gdy jedynie część obowiązków może być wykonywana zdalnie, natomiast pozostałe wymagają korzystania z dokumentów czy też narzędzi dostępnych wyłącznie w zakładzie pracy. ©℗

Kwarantanna nie musi być przeszkodą

problem Jeden z naszych pracowników wykonujących pracę zdalną został poddany kwarantannie, co zgłosił pracodawcy. Czy możemy od niego nadal wymagać realizowania zadań w tej formie?
odpowiedź Kwarantanna to – zgodnie z ustawą o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi – odosobnienie osoby zdrowej, która była narażona na zakażenie, w celu zapobieżenia szerzeniu się chorób szczególnie niebezpiecznych i wysoce zakaźnych. Nie oznacza niezdolności do pracy w myśl przepisów o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. Obowiązkiem osób zakażonych, chorych oraz nosicieli jest zaniechanie wykonywania prac, przy wykonywaniu których istnieje możliwość przeniesienia zakażenia lub choroby zakaźnej na inne osoby. W przypadku pracy zdalnej takie zagrożenie nie występuje. Wprawdzie w ustawie zasiłkowej na równi z niezdolnością do pracy traktuje się niemożność wykonywania pracy wskutek przebywania na kwarantannie, ale należy to rozumieć jako świadczenie pracy na terenie zakładu pracy albo w innym miejscu, co oznaczałoby niewywiązywanie się z obowiązku pozostania w odosobnieniu. Dopóki więc pracownik przebywający na kwarantannie jest zdrowy, co potwierdza brak orzeczenia lekarskiego o tymczasowej niezdolności do pracy, dopóty można od niego wymagać świadczenia pracy w formie zdalnej, o ile warunki jej świadczenia nie zakłócają przepisów o kwarantannie, np. pracownik tworzy dany projekt, uzgadnia warunki online czy przesyła efekty swojej pracy przez internet. Jeśli jego praca wymagałaby np. przesłania stworzonych dokumentów pocztą tradycyjną, co wiązałoby się z koniecznością nadania przesyłki, to takiej pracy od pracownika nie można już wymagać. ©℗

Rozwiązanie nie dla każdego

problem Czy z powodu przeciwdziałania COVID-19 możemy powierzyć pracę zdalną wszystkim pracownikom? Czy są jakieś grupy ustawowo wyłączone z możliwości wykonywania swojej pracy w tej formie?
odpowiedź Przepisy nie regulują dostępności pracy zdalnej. Decyduje o tym pracodawca, kierując się zakresem obowiązków pracownika. Oczywiście absurdem byłoby polecenie pracy zdalnej listonoszowi lub kierowcy. Osoby zatrudnione na stanowiskach, na których praca zdalna jest niemożliwa, które jednocześnie nie mogą wykonywać swojej pracy w zakładzie z przyczyn dotyczących pracodawcy, mogą jednak liczyć na wynagrodzenie za gotowość do jej świadczenia. W aspekcie logicznym trudno przypisywać winę za stan epidemii pracodawcom, jednak to na nich, jako odpowiedzialnych za organizację i warunki pracy w zakładzie, spoczywa obowiązek zapewnienia pracy osobom zatrudnionym wraz z konsekwencjami finansowymi w każdym przypadku, gdy pracownik jest gotów do jej świadczenia. Zastosowanie ma tu kodeks pracy: wysokość wynagrodzenia uzależniona jest od stawki miesięcznej lub godzinowej, a w sytuacji wynagrodzenia prowizyjnego lub wynikającego z pracy na akord 60 proc. tego wynagrodzenia. W żadnym z przypadków nie może być ono niższe niż 2750 zł brutto miesięcznie. ©℗

Zmiana godzin pracy to koszty ekstra

problem Powierzyliśmy pracę zdalną pracownikowi, który chciałby ją wykonywać w innych godzinach niż dotychczas. Stała obecność w domu kilkorga dzieci znacznie go rozprasza, w związku z czym najchętniej pracowałby zdalnie po godz. 17. Czy możemy się na to zgodzić?
odpowiedź Praca zdalna co do zasady powinna być świadczona w tych godzinach, które dla pracownika byłyby godzinami pracy w poprzednim, stacjonarnym systemie. Na pisemny wniosek pracownika można mu jednak ustalić indywidualny rozkład czasu pracy w ramach systemu czasu pracy, którym jest objęty. Należy pamiętać, że taka zgoda na zmianę rozkładu czasu pracy nie jest obligatoryjna. Wydając ją, należy uwzględnić możliwość wykonywania pracy w zmienionych godzinach. Trzeba się też liczyć z dodatkowymi kosztami: pracownik zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy, w podstawowym rozkładzie czasu pracy, rozpoczynający pracę o 17.00 zakończy ją o 1.00 następnego dnia. W zależności od tego, w jakich godzinach przypada pora nocna u konkretnego pracodawcy, będzie to od dwóch do czterech godzin w każdej dobie pracowniczej. Za te godziny pracownik powinien otrzymać dodatek za pracę w porze nocnej – 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia za pracę. Ponadto, jeśli co najmniej trzy godziny w każdej dobie lub 1/4 jego czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym przypadnie w nocy, to pracownik ten jest pracującym w nocy. A to oznacza, że na jego pisemny wniosek pracodawca ma obowiązek poinformować o tym fakcie właściwego okręgowego inspektora pracy. ©℗

O czym warto pamiętać

!Dopuszczalne jest ustne polecenie wykonywania pracy zdalnej.
!Praca zdalna na podstawie obecnych przepisów tarczy antykryzysowej może być wykonywana tylko do 4 września 2020 r., jednak wkrótce ten limit przestanie obowiązywać.
!Przestój z powodu epidemii kwalifikujemy jako przyczynę leżącą po stronie pracodawcy.
!Pracy zdalnej może towarzyszyć indywidualny rozkład czasu pracy.
Podstawa prawna
• art.675–6717, art. 81 par. 1, art. 142, art. 1517–1518 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 1320)
• art. 3 ustawy z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz.U poz. 374; ost.zm. Dz.U. poz. 1086)
• art. 2 pkt 12 i art. 5 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu chorób zakaźnych u ludzi (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1239; ost.zm. Dz.U. z 2020 r. poz. 875)
• art. 6 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 870)