Zdaniem UODO korzystanie z prywatnych danych kontaktowych pracownika nie może się odbywać bez jego zgody. Firmy muszą więc zweryfikować swoją praktykę
Reklama
W ostatnim czasie do Urzędu Ochrony Danych Osobowych trafia znaczna liczba zapytań dotyczących korzystania z prywatnych danych kontaktowych pracowników do celów służbowych (np. adresu poczty elektronicznej i numeru telefonu). Informacje takie często znajdują się w CV pracownika, które ten przedkłada w czasie rekrutacji. Zasadniczo powinny być używane przez pracodawcę tylko na tym etapie, jednak zdarza się, że są też wykorzystywane później, np. w celu zwolnienia osoby nieobecnej w firmie albo odwołania z urlopu.
– Zauważyliśmy, że kwestia ta nabrała na znaczeniu w dobie koronawirusa. Często pytania dotyczyły udostępnienia takich danych innej osobie, która nie miała do tego upoważnienia, np. współpracownikowi lub klientowi. Innym pojawiającym się pytaniem była kwestia nadużywania prywatnego numeru telefonu zatrudnionego przez pracodawcę. Niekiedy w celu kontaktów po godzinach pracy – wyjaśnia Adam Sanocki, rzecznik UODO.
Zdaniem ekspertów większe niż wcześniej zainteresowanie tym tematem może być efektem m.in. upowszechnienia pracy zdalnej. W związku z tą formą wykonywania pracy są bowiem wykorzystywane również (a czasami wyłącznie) prywatne kanały komunikacji.
– Nie oszukujmy się, nie wszyscy w pracy zdalnej mają dostęp do służbowych e-maili i telefonów. Siłą rzeczy korzystają więc ze swoich prywatnych – zauważa Ewelina Pietrzak-Wojnicz, radca prawny prowadząca praktykę w Warszawie.
W związku z tym urząd opublikował na swojej stronie internetowej oficjalne wyjaśnienia w tej kwestii. Stwierdza w nich, że wykorzystywanie wspomnianych danych do kontaktów zawodowych z pracownikiem nie może następować bez jego zgody. Kodeks pracy nie wymienia ich bowiem w katalogu danych, których pracodawca ma prawo żądać od zatrudnionego. Zdaniem UODO zgoda tego ostatniego musi być dobrowolna, pisemna i powinna określać zasady kontaktu. Co więcej, osoba, której dane dotyczą, musi otrzymać zapytanie o jej wyrażenie w zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, napisane jasnym i prostym językiem. A pracodawca musi określić wszystkie cele, dla których dane będą przetwarzane.
Zatrudniający powinni więc teraz sprawdzić wewnętrzne procedury w tej kwestii. – Należy zweryfikować, czy wykorzystują prywatne numery telefonów i adresy e-mail pracowników oraz czy posiadają zgody na ich używanie. Jeśli nie, to trzeba je uzyskać – wskazuje Ewelina Pietrzak-Wojnicz. Dodaje, że warto to zrobić jak najszybciej, zwłaszcza z uwagi na ryzyko ewentualnej kontroli UODO. – Rekomendowałabym też, aby zgody na wykorzystanie danych kontaktowych uzyskiwać już na etapie rekrutacji – mówi ekspertka.
Prawnicy wskazują, że stanowisko UODO ma oparcie w przepisach. A z nich wynika, że bez zgody pracownika firma nie powinna wykorzystywać jego prywatnych danych kontaktowych (chyba że prawo wyraźnie na to zezwala, jak w przypadku przekazywania informacji na potrzeby PPK).
– Uważam jednak, że stanowisko UODO jest niepełne. Omówiono w nim bowiem tylko jedną podstawę przetwarzania danych, czyli zgodę pracownika – zaznacza Justyna Tyc-Brzosko, radca prawny, senior associate w kancelarii Domański Zakrzewski Palinka. Jej zdaniem w niektórych przypadkach w grę mogą wchodzić także inne podstawy, jak np. usprawiedliwiony interes administratora. Ekspertka podaje tu przykład mechanika, który wykonuje swoją pracę zwyczajowo w zakładzie i w związku z tym, że organizacja pracy nie wymaga od niego posiadania telefonu służbowego, firma nie wyposażyła go w taki sprzęt. Załóżmy, że w nocy dojdzie do niespodziewanej awarii w przedsiębiorstwie i aby uniknąć poważnych skutków, obecność mechanika jest konieczna. Wówczas pracodawca może zadzwonić do pracownika na jego telefon prywatny z prośbą czy poleceniem o natychmiastowe przybycie. – Moim zdaniem w takim przypadku podstawą przetwarzania danych zawartych np. w CV będzie usprawiedliwiony interes – podsumowuje.