Błędy rodzą ryzyko podważenia ważności porozumienia o wprowadzeniu przestoju czy obniżeniu etatów, a w konsekwencji zwrotu dofinansowania. A dopilnować trzeba wielu kwestii
Epidemia wywołana SARS CoV-2 wpłynęła i nadal wpływa negatywnie na funkcjonowanie wielu polskich przedsiębiorców. Rząd, dostrzegając ich problemy, wprowadził liczne rozwiązania mające na celu złagodzenie skutków COVID-19. Skorzystanie z nich w dużej mierze wymaga współdziałania ze stroną społeczną – wiążą się one bowiem z czasową modyfikacją warunków pracy i płacy. Niezwykle istotny jest przy tym już sam wybór reprezentacji pracowniczej, a popełnione w tym zakresie błędy mogą mieć dotkliwe konsekwencje dla pracodawcy.

Nowe kompetencje

Specustawa o COVID-19 (ustawa z 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych, Dz.U. poz. 374, ost.zm. Dz.U. poz. 875; dalej jako specustawa) wprowadziła nowe uprawnienia strony społecznej. Mają one charakter prawotwórczy – tzn. bez zgody strony społecznej wyrażonej w porozumieniu pracodawca nie będzie mógł wprowadzić rozwiązania wynikającego ze specustawy.
Nowe uprawnienia obejmują:
a) obniżenie wymiaru czasu pracy do 20 proc.,
b) wprowadzenie przestoju ekonomicznego,
c) wprowadzenie równoważnego systemu czasu pracy oraz stosowanie mniej korzystnych warunków zatrudnienia pracowników niż wynikające z umów o pracę, bez spełniania przesłanek wynikających z kodeku pracy.
Tarcza 4.0 jeszcze bardziej rozszerza te uprawienia, wprowadzając obowiązek zawarcia porozumienia ze stroną społeczną m.in. przy obniżeniu wymiaru czasu pracy czy wprowadzeniu przestoju ekonomicznego bez konieczności spadku obrotów gospodarczych o 15 czy 25 proc.
Ponadto wprowadzenie innych rozwiązań przewidzianych w kodeksie pracy również wymaga porozumienia ze stroną społeczną. Takie rozwiązania mogą być korzystne dla pracodawców zmagających się z konsekwencjami COVID-19, stąd rola reprezentacji pracowniczej nie ogranicza się jedynie do uprawnień ze specustawy.

Związki zawodowe czy przedstawicielstwo pracowników

W przypadku gdy u pracodawcy funkcjonuje co najmniej jedna zakładowa organizacja związkowa, to ona reprezentuje interesy pracowników przy zawieraniu porozumień ze specustawy. Jeśli jednak nie ma ani jednej takiej organizacji, uprawnienia strony społecznej przejmują przedstawiciele pracowników wyłonieni w wyborach.

Na specjalnych zasadach

Specustawa narzuca pracodawcy powołanie specjalnej reprezentacji do zawierania porozumień wskazanych powyżej. Wbrew przedstawianym często poglądom pracodawca nie może skorzystać od razu z reprezentacji powołanej do innych celów z zakresu prawa pracy. W pierwszej kolejności powinien bowiem ocenić możliwość przeprowadzenia wyborów w celu wyłonienia specjalnych przedstawicieli pracowników. [ramka]
Inne podstawy zatrudnienia
Pojęcie pracownika zdefiniowane w specustawie jest szersze od tego, które występuje w kodeksie pracy. W rozumieniu specustawy pracownikiem jest bowiem nie tylko osoba fizyczna, która pozostaje z pracodawcą w stosunku pracy, lecz również m.in. osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę nakładczą, umowy zlecenia albo innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecania, jeżeli z tego tytułu podlega obowiązkowi ubezpieczeń: emerytalnemu i rentowym.
Powyższą definicję stosuje się również do reprezentantów pracowników. W konsekwencji wybrani przedstawiciele powinni reprezentować interesy osób zatrudnionych nie tylko na podstawie umowy o pracę, ale również innych umów. Ma to także przełożenie na organizację wyborów. Mianowicie bierne i czynne prawa wyborcze powinny przysługiwać wszystkim tym osobom, a nie tylko osobom zatrudnionym na stosunku pracy. Ma to szczególne znaczenie w przypadku tych pracodawców, którzy zatrudniają na podstawie umów zlecenia (nawet do prac dorywczych).
Jeżeli takie wybory można normalnie przeprowadzić, to pracodawca nie może skorzystać z innej reprezentacji załogi, powołanej wcześniej do innych celów. W szczególności taką elekcję można przeprowadzić, jeżeli pracownicy nadal przychodzą do pracy (nawet w ograniczonym wymiarze czasu pracy). Również wykonywanie pracy zdalnej co do zasady nie sprzeciwia się możliwości jej przeprowadzenia. Przedsiębiorca ma bowiem możliwość zorganizowania wyborów elektronicznych z wykorzystaniem własnej platformy do głosowania. Dostępnych jest również szereg rozwiązań komercyjnych, w tym także bezpłatnych, które to umożliwiają – co istotne – w sposób zapewniający anonimowość.
Dopiero w przypadku trudności w przeprowadzeniu wyborów z powodu COVID-19, w szczególności wywołanych nieobecnością pracowników, trwającym przestojem lub wykonywaniem przez część z nich pracy zdalnej, porozumienie może być zawarte z przedstawicielami wybranymi przez pracowników uprzednio dla innych celów przewidzianych w prawie pracy.
Jeżeli pracodawca uzna, że sytuacja, w której się znalazł, nie pozwala mu na przeprowadzenie wyborów, powinien na tę okoliczność (tj. że dokonał takiej oceny) sporządzić wewnętrzny protokół. Jest to niezwykle istotne ze względu na potencjalne ryzyko kwestionowania uprawnienia do zawarcia porozumienia (dotyczącego np. obniżenia wymiaru etatów) przez reprezentację pracowników wybraną do innych celów (patrz niżej).

O czym pamiętać przy elekcji

Sposób przeprowadzenia wyborów przedstawicieli pracowników określa pracodawca. Nie oznacza to jednak, że ma on pełną swobodę w ich organizacji. Co do zasady bowiem wybory powinny być:
a) powszechne – wszyscy pracownicy mają prawo wyboru,
b) równe – każdy pracownik ma jeden głos;
c) bezpośrednie – przedstawiciele są wybierani bezpośrednio przez pracowników.
W celu sprawnego przeprowadzenia elekcji pracodawca powinien ustalić odpowiednie reguły w tym zakresie – przyjmując regulamin wyborów. Powinien on określać m.in. terminy zgłaszania kandydatów i głosowania, okres kadencji przedstawicieli, ich liczbę, sposób oddania głosów.
Pracodawca ma dużą swobodę w ustalaniu, kto może być kandydatem w takich wyborach. W szczególności można np. wprowadzić wymóg posiadania odpowiedniego stażu pracy w danym zakładzie pracy czy określonej wiedzy. Warunki nie mogą oczywiście prowadzić do dyskryminacji poszczególnych pracowników czy ich grup. Kandydowanie powinno odbywać się na podstawie zgody kandydata. Warto uzyskać ją na piśmie lub w postaci elektronicznej.
Niezwykle ważne jest również prawidłowe określenie kompetencji takich przedstawicieli. Warto nie ograniczać się jedynie do praw strony społecznej wskazanych w specustawie, lecz wyposażyć ją w uprawnienia do zawierania wszelkich innych porozumień i uzgodnień – przewidzianych nie tylko w prawie pracy, ale również poza tymi przepisami (np. w przepisach o pracowniczych planach kapitałowych; dotyczy to sytuacji, gdy pracodawca albo jeszcze PPK nie założył albo już je posiada, jednak nie wyklucza zmiany instytucji finansowej w przyszłości).
Warto także wprowadzić do regulaminu zapisy na wypadek zmian w składzie wybranych przedstawicieli, np. w przypadku rezygnacji z tej funkcji czy rozwiązania umowy o pracę. Dobrym rozwiązaniem jest zasada kooptacji, czyli uzupełnienie reprezentacji osobą, która uzyskała kolejną największą liczbę głosów oddanych na nią w wyborach.
Specustawa nie określa liczby przedstawicieli. Posługuje się jednak liczbą mnogą, przyjmuje się zatem, że takich przedstawicieli powinno być co najmniej dwóch.
Jednocześnie trudno uznać za reprezentację osoby jednostronnie narzucone przez pracodawcę. Uprawnienie do samodzielnego określenia przez pracodawcę przedstawicieli pracowników nie przysługuje mu nawet wtedy, gdy… nie zgłosił się żaden kandydat. Należy to bowiem potraktować jako wyraz braku zainteresowania pracowników powołaniem przedstawicieli i tym samym brak zgody na zawieranie jakichkolwiek porozumień wskazanych w specustawie.
Pojawia się także pytanie, czy głosowanie jest konieczne, jeżeli liczba kandydatów jest równa liczbie przedstawicieli (np. zgłosiło się dwóch kandydatów, a pracownicy mają wybrać dwóch reprezentantów). Uważam, że tak. Teoretycznie bowiem żaden z kandydatów może nie uzyskać nawet jednego głosu, co jest równoznaczne z niepowołaniem przedstawicieli.
Nie ma przy tym konieczności regulowania w przepisach powszechnie obowiązujących zasad przeprowadzania wyborów przez pracodawców. Trudno bowiem wprowadzić zasady, które będą uwzględniały różnorodność zasad funkcjonowania firm. Jednocześnie zarówno wybory, jak i forma współpracy z reprezentacją już dzisiaj mogą być poddawane kontroli sądowej w ramach indywidualnych roszczeń pracowników.

Inne gremia

Jak wskazano powyżej, dopiero brak możliwości przeprowadzenia wyborów przedstawicieli pracowników z powodu COVID-19 umożliwia pracodawcy współdziałanie z przedstawicielami pracowników wybranymi przez pracowników uprzednio dla innych celów przewidzianych w prawie pracy.
Przepisy tego prawa przewidują różnego rodzaju reprezentacje pracowników. Jeżeli zostały one powołane w drodze wyborów (patrz niżej) i nadal funkcjonują w ramach swojej kadencji, to pracodawca będzie mógł współpracować z nimi przy wprowadzaniu rozwiązań specustawy.
W takiej też sytuacji wybrani wcześniej przedstawiciele będą reprezentowali nie tylko pracowników w rozumieniu przepisów kodeksu pracy, lecz również osoby uznane za pracowników przez specustawę. Nie ma znaczenia, że osoby te nie brały wcześniej udziału w wyborach tych reprezentantów.
Co prawda specustawa odwołuje się do przedstawicieli w liczbie mnogiej, ale uważam, że dopuszczalne będzie również porozumienie się z przedstawicielem wybranym do celów związanych z funduszem socjalnym czy reprezentantem pełniącym funkcję przedstawicielstwa pracowników w rozumieniu art. 91 k.p. (są to przykłady reprezentacji jednoosobowych; ustawodawca nie odwołuje się w nich bowiem do przedstawicieli w liczbie mnogiej). Trudno bowiem uznać, że w sytuacji, w której pracodawca nie może przeprowadzić wyborów ze względu na COVID-19, zamiarem ustawodawcy było wykluczenie możliwości pertraktacji z istniejącą już reprezentacją jednoosobową i ograniczenie tego uprawnienia wyłącznie do reprezentacji składających się z co najmniej dwóch przedstawicieli. Prowadziłoby to bowiem do sytuacji, w której tacy pracodawcy, mimo iż powołali owych pojedynczych przedstawicieli zgodnie z prawem, to jednak zostali z tego tytułu wykluczeni z możliwości skorzystania z rozwiązań proponowanych przez specustawę.
Funkcji, o której mowa w specustawie, nie może natomiast pełnić reprezentacja wybrana wyłącznie do wprowadzenia pracowniczego programu emerytalnego (PPE) albo wyboru instytucji finansowej w pracowniczym planie kapitałowym (PPK). Trudno bowiem uznać w tych przypadkach, że są to reprezentacje wyłonione do celów przewidzianych w prawie pracy. Współpraca z takimi przedstawicielami przy wprowadzaniu rozwiązań ze specustawy niesie ze sobą wysokie ryzyko kwestionowania ważności porozumienia (patrz niżej). Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie rozszerzeniu uprawnień takiej reprezentacji o sprawy pracownicze. Wymaga to jednak uzyskania zgody pracowników w formie wyborów potwierdzających.

Wadliwe powołanie

Niewłaściwie umocowana reprezentacja pracowników może oznaczać dla pracodawcy bardzo dotkliwe skutki. Zakwestionowanie kompetencji przedstawicieli może bowiem przełożyć się na podważenie ważności samego porozumienia zawartego z takimi przedstawicielami. A to z kolei może prowadzić do uznania, że rozwiązania wskazane w porozumieniu (np. przestój ekonomiczny czy obniżony wymiar czasu pracy) zostały wprowadzone bez podstawy prawnej. W konsekwencji pracodawca może być zobowiązany do zwrotu pracownikom obniżonego wynagrodzenia (w przypadku przestoju ekonomicznego, obniżenia wymiaru czasu pracy czy mniej korzystnych warunków zatrudnienia) lub ponownego przeliczenia i rozliczenia czasu pracy (w przypadku wprowadzenia równoważnego systemu czasu pracy). Z takim roszczeniem może wystąpić każdy z pracowników przez okres trzech lat.
Co więcej, bez ważnego porozumienia pracodawca będzie również zmuszony zwrócić dofinansowanie otrzymane z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w ramach specustawy.
Jak widać, niewłaściwe podejście do kwestii reprezentacji pracowników niesie dla pracodawcy istotne finansowe ryzyko. Aby w istotny sposób je ograniczyć, warto zatem poświęcić tej kwestii trochę czasu i przeprowadzić wybory w należyty sposób.