W grudniu przekażemy pracownikom różnego rodzaju świadczenia z okazji świąt. Będą to kupony upominkowe, karty przedpłacone z różnym limitem środków, a także bilety do kina oraz zapomogi pieniężne, w zależności od zgłaszanych przez pracowników potrzeb. Załóżmy, że pracownica otrzyma paczkę, w której będą dla dziecka słodycze, maskotki, a dla niej kupon upominkowy o wartości 250 zł do zrealizowania w oznaczonej sieci sklepów. Wartość całej paczki wyniesie 500 zł. Paczka została sfinansowana ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. W tym roku pracownica dostała jeszcze z tego funduszu dofinansowanie do kolonii dziecka – 400 zł, oraz dofinansowanie do wczasów pod gruszą – 600 zł. Pracownica jest zatrudniona na 3/4 etatu. Jej wynagrodzenie miesięczne wynosi 1900 zł, a w grudniu otrzyma również dodatkową premię – 200 zł, ze środków spoza ZFŚS. Pracownica ma odliczane podwyższone koszty uzyskania przychodów bez kwoty zmniejszającej podatek. Jak prawidłowo rozliczyć jej przychód w grudniu?

odpowiedź

Pracownica osiągnie przychód w postaci nie tylko wynagrodzenia i premii, lecz także świadczeń z zfśs, które podlegają opodatkowaniu. Składki na ZUS będą należne wyłącznie od części pieniężnej przychodu.
Pracodawcy posiadający zakładowy fundusz świadczeń socjalnych najczęściej do tego źródła sięgają po środki na zorganizowanie świątecznego wsparcia dla osób uprawnionych, w tym pracowników. W ramach działalności socjalnej mieści się udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej. Może ona przejawiać się także przekazywaniem lub wypłatą różnego rodzaju świadczeń w okresie świątecznym, o ile jest to zgodne z regulaminem funduszu. W regulaminie pracodawca ustala bowiem zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Pomoc może polegać m.in. na przekazywaniu bonów towarowych, paczek żywnościowych, kart upominkowych lub zapomóg pieniężnych. Trzeba jednak pamiętać, że nie wszyscy mogą otrzymać świadczenia w jednakowej wysokości. Byłoby to sprzeczne z podstawową zasadą gospodarowania funduszem. Dlatego w pierwszej kolejności trzeba dotrzeć do najbardziej potrzebujących, np. rodzin wielodzietnych lub znajdujących się w trudnej sytuacji materialnej. Regulamin powinien określać procedurę postępowania w przypadku ubiegania się o pomoc. Jest ona bowiem udzielana na wniosek zainteresowanego i ma charakter uznaniowy. Oznacza to, że oczekiwane świadczenie może, ale nie musi być przydzielone. Zależy to od spełnienia przez wnioskodawcę wymaganych kryteriów socjalnych.
WAŻNE Opodatkowaniu w pełnym zakresie podlegają otrzymane przez pracownika karty (kupony) upominkowe, bony, talony, bez względu na wartość czy źródło finansowania.
Aby pracodawca mógł prawidłowo rozdzielać środki funduszu, ma prawo żądać od osoby ubiegającej się odpowiednich danych osobowych. Jak bowiem stanowi ustawa o zfśs, udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z funduszu w celu przyznania ulgowej usługi i świadczenia oraz dopłaty z funduszu i ustalenia ich wysokości następuje w formie oświadczenia. Pracodawca może żądać udokumentowania danych osobowych w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Pracownicy powinni być poinformowani, jakie dokumenty oraz gdzie i w jakim terminie mają składać, aby ich wniosek został przyjęty.

PIT z limitowaną ulgą

Przychodem ze stosunku pracy są wszelkie dodatkowe benefity uzyskane od pracodawcy, nawet te o charakterze socjalnym, niezależnie od postaci (pieniężna, rzeczowa). Zatem premie, zapomogi, bony, karty podarunkowe, przedpłacone, bilety na imprezy kulturalne czy paczki z artykułami spożywczymi również mieszczą się w kategorii przysporzenia majątkowego. Należy jednak mieć na uwadze, że pewne świadczenia pozostają zwolnione z podatku. Są to wartości otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zfśs lub funduszy związków zawodowych. Zwolnienie przysługuje do wysokości nieprzekraczającej łącznie w roku podatkowym kwoty 1000 zł, przy czym rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Zwolnienie jest obwarowane kilkoma warunkami, które muszą wystąpić łącznie, aby miało ono zastosowanie:
  • świadczenia mają postać rzeczową lub finansową;
  • w całości zostały sfinansowane ze środków ZFŚS – pracodawca czerpie środki na zakupy z jednolitego źródła finansowania, czyli funduszu lub częściowo z funduszu, a resztę dopłaca pracownik; świadczenie nie może być natomiast zakupione częściowo z funduszu, a częściowo ze środków np. obrotowych;
  • są związane z prowadzeniem przez pracodawcę działalności socjalnej w rozumieniu ustawy o zfśs – przyznawanie z zastosowaniem kryteriów socjalnych;
  • łączna, roczna wartość wszystkich świadczeń nie przekracza 1000 zł, niezależnie od liczby pracodawców w roku.
Zaliczka na podatek jest pobierana od wartości przewyższającej wyznaczony limit.
Do świątecznych bonusów pieniężnych można zaliczyć nie tylko zapomogi i premie, lecz także karty przedpłacone (prepaid). Karta przedpłacona to swoisty rodzaj karty płatniczej. Wydawana jest bez konieczności posiadania rachunku osobistego w banku, nie jest też przyznawany jej użytkownikowi kredyt. Rolą tych kart jest zapewnienie użytkownikowi karty środków pieniężnych bez konieczności wydawania posiadających formę materialną znaków pieniężnych (np. banknotów) lub znaków legitymacyjnych. Z technicznego punktu widzenia karta przedpłacona jest bardzo zbliżona do karty debetowej. Zatem kartę tę należy uznać za świadczenie pieniężne z uwagi na jej zaklasyfikowanie jako instrumentu dostępu do określonych wartości pieniężnych, co finalnie umożliwia regulowanie zobowiązań pieniężnych. Jeśli więc karta została sfinansowania z zfśs, to podlega zwolnieniu z podatku dochodowego do limitu 1000 zł na rok.
Z omawianego zwolnienia korzystają rzeczowe świadczenia. Są nimi te z nich, których przedmiotem są rzeczy niebędące jednocześnie środkami pieniężnymi lub innymi wartościami pieniężnymi. A w myśl art. 45 kodeksu cywilnego rzeczami są tylko przedmioty materialne. Zatem zwolnieniem w ramach limitu do 1000 zł są objęte jedynie świadczenia o charakterze rzeczowym, np. kosze, paczki świąteczne, wypełnione np. słodyczami, wartość biletów do kina, teatru, muzeum lub karnetu na zajęcia sportowe.
Z kolei opodatkowaniu w pełnym zakresie podlegają karty (kupony) upominkowe, bony, talony, bez względu na wartość czy źródło finansowania. Decydujące znaczenie ma to, że pracownicy w pierwszej kolejności otrzymują dany znak legitymacyjny, np. kartę podarunkową o określonym nominale, i dopiero tę kartę mogą wymienić na towar lub usługę w oznaczonej sieci handlowej czy sklepie. Bez tej karty nie otrzymaliby konkretnych dóbr. Opodatkowana jest więc wartość świadczeń dających pracownikowi prawo do uzyskania towaru w zamian za dowód uprawniający do tej wymiany. Wszelkie znaki wydawane przez pracodawcę jako świadczenia socjalne, za które pracownik może nabyć towary według swego uznania, nie są zwolnione od podatku dochodowego. Wartość tych znaków jest doliczana do wynagrodzenia za pracę. Nie ma przy tym znaczenia, czy pracownik towary te może nabyć u pracodawcy, czy też u osoby trzeciej. Katalog nazw znaków legitymacyjnych nie jest zamknięty, co oznacza, że kryterium decydującym o zakwalifikowaniu określonego znaku do kategorii świadczeń nierzeczowych jest pełnienie funkcji quasi-pieniądza wskutek możliwości dokonania jego wymiany na towar lub usługę. Znaki te zastępują, co prawda, środki pieniężne, ale nie są powszechnie akceptowanym środkiem płatniczym, jak pieniądz lub karta kredytowa. Nawet jeśli zostaną zakupione ze środków zfśs, a ich wartość – łącznie z ewentualnymi innymi świadczeniami ‒ nie przekroczy progu 1000 zł na rok, to podlegają w całości opodatkowaniu podatkiem dochodowy (wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 4 lutego 2016 r., sygn. akt II FSK 1463/14).

Składki ZUS

Z podstawy wymiaru składek na ZUS są wyłączone świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach zfśs. Oznacza to, że bez składek pozostają wszelkie świadczenia, niezależnie od tego, jaką mają formę czy wartość. Istotne jest natomiast źródło finansowania, czyli fundusz, oraz to, czy mają charakter socjalny, a więc zostały przekazane zgodnie z regulaminem oraz ustawą o zfśs. ZUS podczas przeprowadzanych kontroli u płatników składek szczególnie przygląda się temu, jak funkcjonuje ZFŚS ze względu na powyższe nielimitowane zwolnienie. Kontrolerzy sprawdzają np., czy jest gromadzona dokumentacja, na podstawie której pracodawca dokonuje oceny indywidualnej sytuacji osoby uprawnionej. Gdyby się okazało, że świadczenia są nieprawidłowo przyznawane, ZUS wyda decyzję stwierdzającą konieczność zapłaty zaległych składek wraz z odsetkami za zwłokę.

Rozliczenie pracownicy

Obowiązuje jeden roczny limit zwolnienia dla świadczeń z zfśs. Skoro pracownica już w tym roku pobierała z funduszu dofinansowanie do kolonii i wczasów, to limit 1000 zł został wyczerpany. Wsparcie świąteczne podlega opodatkowaniu. Limit zwolnienia został przekroczony o 250 zł (1250 zł – 1000 zł). Oznacza to, że opodatkowaniu podlega:
‒ cała wartość kuponu, czyli 250 zł (nie wchodzi do limitu zwolnienia 1000 zł),
‒ wartość paczki w wysokości 250 zł. [tabela]
Ile do wypłaty za grudzień
Elementy Kwota Sposób wyliczenia
Przychód 2600 zł 1900 zł + 200 zł + 250 zł + 250 zł
Składki na ubezpieczenia społeczne 287,91 zł Podstawa wymiaru: 2100 zł • składka emerytalna: 2100 zł x 9,76 proc. = 204,96 zł • składka rentowa: 2100 zł x 1,5 proc. = 31,50 zł • składka chorobowa: 2100 zł x 2,45 proc. = 51,45 zł Łączna kwota składek: 287,91 zł
Składka na ubezpieczenie zdrowotne ‒ do zapłaty do ZUS ‒ odliczana od podatku 163,09 zł 140,44 zł Podstawa wymiaru: 1812,09 zł (2100 zł po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne, czyli 287,91 zł) 1812,09 zł x 9 proc. = 163,09 zł 1812,09 zł x 7,75 proc. = 140,44 zł
Zaliczka na podatek dochodowy 202 zł Przychód do opodatkowania: 2600 zł • podstawa opodatkowania po zaokrągleniu: 2012 zł [2600 zł (przychód) – 300 zł – 287,91 zł (składki ZUS)] • zaliczka na podatek: 202 zł 2012 zł x 17 proc. = 342,04 zł (zaliczka na podatek) – 140,44 zł (składka zdrowotna) = 201,60 zł
Kwota do wypłaty 1447 zł 2100 zł – (287,91 zł + 163,09 zł + 202 zł)
Pracodawcy, którzy nie posiadają zfśs lub go mają, ale przed świętami nie chcą dzielić pracowników ze względów socjalnych, mogą wydać środki np. bieżące i z nich zakupić prezenty. Pracodawca, który tak zrobi, musi doliczyć wartość upominku do pozostałych przychodów pracownika, pobrać od nich zaliczkę na podatek i składki ZUS ze względu na brak ulg. ©℗
Podstawa prawna
• art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 67, art. 32 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2200)
• par. 2 ust. 1 pkt 19 i 20 rozporządzenia ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1949)
• art. 2 pkt 1, art. 8 ust. 1, ust. 2 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1352; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1907)