Pracodawca nie przekaże danych osobowych zatrudnionego inspekcji pracy, jeśli pracownik nie wyrazi na to zgody. Tę samą regułę zastosuje m.in. do związków zawodowych. A to może generować nowe obowiązki.
Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 26 kwietnia 2018 r. (sygn. akt K 6/15) orzekł o zgodności z ustawą zasadniczą większości przepisów ustawy z 24 czerwca 1983 r. o społecznej inspekcji pracy (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 567 ze zm.; dalej: ustawa o sip). O wyborach członków społecznej inspekcji pracy (SIP) i konsekwencjach wyroku w tym obszarze pisaliśmy na łamach tygodnika Kadry i Płace już 10 maja 2018 r. (DGP nr 90). TK zakwestionował wówczas prawo SIP do żądania od pracodawcy informacji zawierających dane osobowe pracowników bez wcześniejszego uzyskania ich zgód na przekazanie (przetwarzanie) takich danych (tj. art. 8 ust. 2 ustawy o sip). Rozstrzygnięcie trybunału może mieć jednak dalej idące skutki, wykraczające poza ramy ustawy o sip. W szczególności wyrok TK może dotyczyć relacji pracodawcy i związków zawodowych oraz innych form reprezentacji pracowników. W przepisach ich dotyczących znajdziemy bowiem bardzo podobne postanowienia, jak w przypadku zakwestionowanych przepisów ustawy o sip.

Dotychczasowe poglądy

Reklama
Orzeczenie trybunału w zasadzie nie powinno dziwić. Szczególnie biorąc pod uwagę dotychczasowe stanowisko Sądu Najwyższego co do obowiązku uzyskania zgody pracownika na ujawnienie podmiotom strony społecznej danych osobowych pracowników, zawarte w uchwale siedmiu sędziów SN z 16 lipca 1993 r., sygn. akt I PZP 28/93. Co prawda, w orzeczeniu tym SN wypowiadał się co do ujawniania związkom zawodowym wysokości wynagrodzenia pracowników, ale przywołane tam uzasadnienie można stosować do wszelkich danych osobowych. Nie ma bowiem większej różnicy pomiędzy wysokością wynagrodzenia a np. informacją o zwolnieniach lekarskich pracowników.
Przypomnijmy: SN uznał, że związki zawodowe nie mają uprawnienia, by żądać od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody, gdyż są to dane osobowe zatrudnionego, których to on jest dysponentem. Bez jego zgody takie dane nie mogą być przekazywane. Co prawda wskazane orzeczenie dotyczy jedynie kwestii wynagrodzeń (gdyż jedynie w tym zakresie skierowano do SN pytanie prawne), ale nie ulega wątpliwości, że również i inne dane osobowe pracowników (w tym wrażliwe) zasługują na podobną ochronę. Mając więc na uwadze wyrok SN, należy uznać, że również przed wydaniem przez trybunał orzeczenia z 26 kwietnia pracodawca miał obowiązek uzyskać uprzednią zgodę na przekazanie SIP informacji czy dokumentów zawierających dane osobowe pracownika.

Reklama
Co prawda w odniesieniu do orzeczenia SN pojawiają się również głosy, że obowiązek uzyskania zgody pracownika dotyczy jednie kwestii wysokości jego wynagrodzenia, a pozostałych danych znajdujących się w aktach osobowych już nie. Trudno się jednak zgodzić z takim poglądem i to zarówno obecnie, jak i przed pojawieniem się wyroku TK. Związki zawodowe mają bowiem prawo przetwarzać dane osobowe pracowników jedynie w zakresie wskazanym w przepisach, a te nie przyznają im takiego prawa.

Naczelna zasada

W uzasadnieniu wyroku trybunału podkreślił, że art. 8 ust. 2 ustawy o sip, który stanowi dla SIP źródło uprawnienia do żądania informacji i dokumentów od pracodawcy, nie gwarantuje ochrony autonomii informacyjnej pracowników w zakresie, w jakim te dokumenty ich dotyczą. TK zwrócił uwagę, że autonomia informacyjna pracowników, rozumiana jako element życia prywatnego, podlega ochronie na podstawie art. 47 Konstytucji RP. Natomiast instrumentem służącym ochronie tej autonomii jest właśnie zgoda osoby zainteresowanej na udostępnienie dotyczących jej informacji innym podmiotom. W ocenie trybunału powyższe argumenty przemawiają za niekonstytucyjnością wskazanego przepisu ustawy o sip w zakresie, w jakim pozwala on udzielić SIP informacji i okazać dokumenty bez uzyskania zgody pracownika w sytuacji, gdy wiązałoby się to z udostępnieniem jego danych osobowych.

Daleko idące konsekwencje

Niewątpliwie orzeczenie TK wzmacnia ochronę pracowników i ich danych – i to nie tylko na płaszczyźnie ustawy o sip. Nietrudno bowiem znaleźć inne przepisy prawa, które w bardzo zbliżony sposób przyznają stronie społecznej uprawnienia do żądania informacji od pracodawcy. Na przykład art. 28 ustawy z 23 maja 1993 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1881; dalej: ustawa o zz) stanowi, że pracodawca ma obowiązek udzielić na żądanie związku zawodowego informacji niezbędnych do prowadzenia działalności związkowej, w szczególności dotyczących warunków pracy i zasad wynagradzania. Z kolei z art. 13 ustawy z 7 kwietnia 2006 r. o informowaniu pracowników i przeprowadzaniu z nimi konsultacji (Dz.U. nr 79, poz. 550 ze zm.; dalej: ustawa o radach pracowników) również wynika obowiązek przekazania przez pracodawcę radzie pracowników informacji dotyczacych m.in. stanu, struktury i przewidywanych zmian zatrudnienia oraz działań mających na celu utrzymanie poziomu zatrudnienia. Podobnie art. 28 ustawy z 5 kwietnia 2002 r. o europejskich radach zakładowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1247; dalej: ustawa o europejskich radach zakładowych) stanowi, że europejska rada zakładowa jest uprawniona do uzyskiwania informacji i prowadzenia konsultacji dotyczących całości przedsiębiorstwa lub grupy przedsiębiorstw o zasięgu wspólnotowym (albo co najmniej dwóch zakładów pracy lub dwóch przedsiębiorstw położonych w różnych państwach członkowskich). Treść wskazanych przepisów jest zbliżona. We wszystkich tych przypadkach informacje przekazywane stronie społecznej mogą zawierać dane osobowe pracowników.
Ze względu na zbieżność art. 28 ustawy o zz, art. 13 ustawy o radach pracowników i art. 28 ustawy o europejskich radach zakładowych z art. 8 ust. 2 ustawy o sip konstrukcję przyjętą przez trybunał należy niewątpliwie zastosować również do tych wszystkich przypadków, w których pracodawca przekazuje na żądanie strony społecznej określone informacje zawierające dane osobowe pracowników. Przed ich przekazaniem będzie on musiał uzyskać zgody pracowników, których te informacje dotyczą. Natomiast przekazanie informacji bez zgód będzie narażało pracodawcę na odpowiedzialność wobec pracowników, których dane zostały ujawnione. [przykład]
! Związki zawodowe nie mają uprawnienia, by żądać od pracodawcy udzielenia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika bez jego zgody.
Orzeczenie TK a RODO
Od 25 maja 2018 r. w Polsce stosowane jest rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych; Dz.Urz. UE z 2016 r. L 119, s. 1; dalej: RODO) oraz ustawa o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r. (Dz.U poz. 1000). Nowe przepisy dotyczące ochrony danych osobowych nie zmieniają jednak wymogu wynikającego z omawianego orzeczenia trybunału. Co do zasady bowiem nie zmieniła się podstawa przetwarzania danych osobowych. Jest nią nadal zgoda osoby, której dane dotyczą, czy też wypełnienie obowiązku prawnego lub realizacja prawnie uzasadnionego interesu administratora danych. Skoro zatem podstawa przetwarzania danych się nie zmieniła, to należy uznać, że skutki wyroku TK po wejściu w życie RODO też nie uległy zmianie. Jeżeli więc TK uznał przed 25 maja, że podstawą prawną do przekazania danych do SIP nie jest realizacja obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy z racji posiadania SIP, to sytuacja po 25 maja jest analogiczna.
W świetle zarówno poprzednio obowiązującej ustawy o ochronie danych, jak i RODO pracodawca przed przekazaniem stronie społecznej (w tym SIP, związkom zawodowym czy radzie pracowników) informacji czy dokumentów zawierających dane osobowe swoich pracowników musiał i nadal musi uzyskać ich zgodę. Bez niej może jedynie przekazać ogólne informacje czy dokumenty niezawierające danych osobowych swoich pracowników. W konsekwencji nie było i nie ma podstawy prawnej do przekazania danych osobowych pracowników stronie społecznej.
Wyrok TK jedynie potwierdza dotychczasowe orzecznictwo dotyczące zasad przekazywania danych osobowych pracowników stronie społecznej. Nie zachodzi zatem potrzeba zmiany ustawy o sip (czy przepisów innych ustaw). Omawiane przepisy nie upoważniały i nie upoważniają pracodawcy do przekazania danych osobowych pracowników stronie społecznej (z wyjątkiem obowiązku konsultacji indywidualnych przez zwolnieniem – art. 38 k.p.) bez zgody osób, których dane mają zostać udostępnione.
Zmiana ustaw byłaby natomiast pożądana z punktu widzenia przejrzystości obowiązków pracodawców. Gdyby przepisy wprost nakładały na administratorów obowiązek uprzedniego uzyskania zgody pracowników, można by uniknąć ewentualnych sporów ze stroną społeczną co do zakresu przekazywanych im informacji. Obecnie, na gruncie choćby ustawy o sip czy ustawy o zz, w razie odmowy pracodawcy udostępnienia informacji zawierających dane osobowe pracowników naraża się on na nikomu niepotrzebne konfrontacje ze stroną społeczną.

przykład

Kiedy SIP pozyska dane
Społeczna inspekcja pracy w ramach swoich uprawnień może badać aktualność oświadczeń pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze (lub o jego braku) korzystania z przywilejów związanych z rodzicielstwem. Załóżmy, że SIP zamierza sprawdzić aktualność takich oświadczeń złożonych przez wszystkich pracowników będących rodzicami i opiekunami. W takiej sytuacji pracodawca, zgodnie z wyrokiem TK, przed przekazaniem informacji i dokumentów powinien wystąpić do pracownika o udzielenie zgody na przekazanie dotyczących go danych. Realizacja tego obowiązku może stanowić problem – i to niemały. Można sobie jedynie wyobrazić, jak bardzo czasochłonne i kosztowne dla pracodawcy będą działania podjęte w celu jego wypełnienia. Pracodawca musi bowiem wystąpić do wszystkich swoich pracowników będących rodzicami o udzielenie zgody na przekazanie danych. Jeżeli wyrażą oni zgodę, to pracodawca będzie mógł bezpiecznie takie informacje przekazać. Jeżeli część pracowników nie wyrazi zgody, to pracodawca powinien rozważyć, czy przekazanie dokumentów bez danych osobowych takich osób pozwoli uznać, że obowiązek został zrealizowany. Jeżeli tak, to pracodawca powinien usunąć dane osobowe z takich informacji i dopiero przekazać je SIP. Nie wystarczy zatem powołać się na sam brak zgody pracowników, aby uznać żądanie SIP za niemożliwe do zrealizowania. Jeżeli przekazanie tak przygotowanych informacji bez określonych danych osobowych nie będzie spełniało żądania SIP, to pracodawca naraża się na odpowiedzialność karno-wykroczeniową z ustawy o sip. Wydaje się jednak, że brak zgody pracowników na przekazanie danych i niemożliwość sporządzenia bez nich informacji żądanych przez SIP będzie jednak okolicznością zwalniającą pracodawcę z odpowiedzialności. Ewentualny proces sądowy byłby jednak żmudny, czasochłonny i kosztowny.
Mając na uwadze omawiany wyrok TK, bardzo podobny mechanizm można zastosować w pozostałych przypadkach, w których pracodawca na mocy innych ustaw jest zobowiązany do przekazywania określonych informacji (dokumentów) stronie społecznej. Co prawda trybunał nie odniósł się do tych pozostałych przepisów, jednak z uwagi na podobne ich brzmienie taki problem również może się pojawić.