Z dużej chmury - duży deszcz, z małej chmury - mały deszcz. Czasami bywa też odwrotnie, ale za to z dobrej chmury mogą być zyski. Bo zalet zdalnych systemów informatycznych jest wiele. Po pierwsze wystarczy dostęp do sieci, aby z takiej usługi skorzystać. Współpraca z osobami z różnych części kraju czy nawet świata przestanie dzięki temu kojarzyć się z kłopotem, podobnie jak wakacje, czy służbowe wyjazdy. Po drugie nie trzeba inwestować we własne serwery i troszczyć się o ich bezpieczeństwo, co może przynieść szczególną ulgę mniejszym przedsiębiorstwom. Znika także problem aktualizacji oprogramowania, tworzenia kopii zapasowych, czy kłopoty z przesyłaniem większych plików. Nie dziwi więc, że jak podaje serwis Statista.com, w 2020 roku, na świecie aż 50 proc. danych i 48 proc. wrażliwych danych przechowywane było właśnie w chmurze.

Polska marka

Zalety zdalnych systemów dostrzegają naturalnie także krajowi przedsiębiorcy, którzy m.in. przenoszą do nich kolejne zadania związane z prowadzeniem firmy. Na przykład platforma Bizin, która umożliwia to już od 11 lat, zdobyła prawie 40 tys. klientów. Doskonale pokazuje ona, jak wiele księgowość i inne działy mogą skorzystać na użyciu chmury. „Od przedsiębiorców dla przedsiębiorców" - brzmi hasło przewodnie tego serwisu. „Pomysł stworzenia czegoś swojego zakiełkował w mojej głowie na samym początku studiów. Wiedziałem, że chcę prowadzić własną firmę, pracować u siebie. Dlatego w 2002 roku zdecydowałem się założyć własne przedsiębiorstwo. Zajmowałem się wtedy ogólnie pojętą informatyką dla firm i wdrażaniem rozwiązań serwerowych. Podchodząc poważnie do swoich zadań, zauważyłem na polskim rynku niszę w programach do fakturowania - brakowało nowoczesnego jak na tamte czasy rozwiązania, które spełniałoby oczekiwania klientów i moje” - opowiada Piotr Czekaj, założyciel firmy, z której później powstała platforma Bizin.pl.

Reklama

Sprawnie i przyjemnie

Korzystanie z niej oznacza jak najlepiej pojętą prostotę w obsłudze nawet złożonych zadań. Wystarczy kilka kliknięć, aby wystawić fakturę, e-fakturę, rachunek, paragon czy jeden z wielu innych dostępnych dokumentów. Chmura zapewnia równy dostęp do wystawiania dokumentów pracownikowi w biurze, jak i np. handlowcowi w terenie, a przy działalności prowadzonej nawet w kilku miejscach łatwo można zachować ciągłość numeracji faktur. Jeśli ktoś oferuje towary czy usługi poza Polską, także otrzyma odpowiednie do tego narzędzia - serwis pozwala bowiem na wystawianie dokumentów sprzedaży w wielu językach (m.in. po angielsku niemiecku, hiszpańsku) oraz automatycznie pobiera aktualne kursy walut NBP. A to dopiero początek możliwości Bizin. Równie sprawnie pomaga on bowiem w obsłudze magazynów online. Podstawowym funkcjom takim jak tworzenie kategorii produktów, czy przypisanie do nich asortymentu towarzyszą bardziej zaawansowane opcje, które pozwalają np. na opisanie towaru numerem seryjnym, numerem partii i kodem EAN, na przeprowadzenie remanentu, czy obsługę czytnika kodów kreskowych. Program działający online pozwala przy tym z łatwością uzyskać wgląd w stany magazynowe różnych oddziałów. Łatwiejszy staje się też kontroling firmowych finansów, bo na użytkownika czekają narzędzia do prowadzenia rozbudowanych analiz, monitorowania obrotów, należności i zobowiązań, czy sprawdzania tak istotnej płynności finansowej. Wykresy i różnego typu raporty pomagają w uzyskaniu przejrzystego obrazu finansowego stanu firmy. Osobny moduł pozwala z kolei na kontrolowanie zaległych należności i zobowiązań. Naturalnie w informatyczne systemy inwestuje się również po to, aby nie być zmuszonym do ciągłego powtarzania tych samych czynności. Mając to na uwadze, twórcy Bizin wyposażyli platformę w narzędzia do automatyzacji. Na przykład na podstawie określonego wzoru system może samodzielnie wystawiać kolejne faktury stałym klientom. To doskonałe rozwiązanie w przypadku obsługi abonamentu czy innych cyklicznych opłat. Tymczasem, aby wygenerować niezbędne podczas e-kontroli dokumenty JPK, wystarczy jedno kliknięcie myszy.

Więcej udogodnień

Z obsługą programu nie powinni mieć kłopotów nawet nowi użytkownicy, a to dzięki przejrzystym instrukcjom, które wyjaśniają, jak krok po kroku wykonać każde zadanie. A gdy potrzeba będzie zasięgnąć porady z zakresu prowadzenia księgowości czy innych dziedzin, w systemie można znaleźć wiele informacji wyjaśniających trudne zagadnienia i pojęcia. Wisienką na torcie są dodatki, takie jak np. firmowe logo dodawane do faktur. „Od jedenastu lat system ciągle jest aktualizowany. Dopisywane są do niego nowe funkcjonalności. Dopasowywany jest do ciągle zmieniającego się prawa podatkowego. W ostatnim czasie szczególny nacisk położyliśmy na wszelkiego rodzaju integracje z zewnętrznymi systemami. Integrujemy się ze sklepami internetowymi, firmami kurierskimi, bankami, dostawcami rozwiązań przechowywania plików w chmurze, dodaliśmy obsługę szybkich płatności: PayU, Przelewy24 czy Tpay” - zwraca uwagę Piotr Czekaj. Integracji z innymi usługami online jest znacznie więcej. Połączenie z Głównym Urzędem Statystycznym pozwala na przykład na łatwiejsze dodawanie nowych kontrahentów i wystawianie dokumentów przychodowych - na przykład nazwa i adres wypełnią się same po wpisaniu NIP. Powiązanie platformy z białą listą podatników VAT pomoże w szybkiej weryfikacji kontrahentów. Platforma współpracuje także z różnymi programami księgowymi. Te wszystkie zalety znajdują odzwierciedlenie w opiniach klientów. „Bardzo prosty i przyjazny interfejs. I co najważniejsze wszystko jest online” - pisze producent ciastek IRENKI. „Polecam Bizin.pl. My używamy go jako narzędzie dla mobilnego przedstawiciela i sprawdza się. Często są wprowadzane zmiany na prośbę użytkownika - co jest bardzo pomocne :)” - twierdzi butik internetowy ANATAKA. „Super system. Dział serwisowy pomagał w dostosowaniu systemu dla moich potrzeb pod firmę angielską. Jestem zachwycony” - podkreśla Finest Promotion.

Bez obaw

Oczywiście aplikacja musi gwarantować bezpieczeństwo danych. Chmura ze swojej natury narażona jest na ataki hakerów, czy nieostrożność logujących się użytkowników, ale założyciel Bizin zapewnia, że klienci mogą spać spokojnie. „Tego typu usługi są bezpieczne. Przedsiębiorca nie musi zajmować się zabezpieczeniami swojej infrastruktury. To my dbamy o wszystko i jak na razie z pełnym sukcesem” - mówi. „Na szczególną uwagę zasługuje unikatowe rozwiązanie dostępne dla wszystkich naszych klientów polegające na wdrożeniu rozwiązań dostępnych w bankowości internetowej. Polega ono na silnym uwierzytelnianiu klienta i jego komputera: wdrożyliśmy mechanizmy polegające na podwójnym zabezpieczeniu dostępu do danych. Oprócz standardowego loginu i hasła konieczna jest autoryzacja urządzeń z których wykonywane jest logowanie (laptop, tablet, telefon itp.). Oznacza to, że każde logowanie z nowego komputera musi zostać potwierdzone pinem przesłanym na adres e-mail” - wyjaśnia. Nad bezpieczeństwem czuwają m.in. też takie technologie jak SSL, TLS 1.2, czy 128 bitowe klucze o długości do 64 znaków, a dwa razy dziennie tworzona jest pełna kopia bezpieczeństwa baz danych, które przechowywane są na serwerach umiejscowionych na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Dla kogo?

Jeżeli natomiast chodzi o sprzęt potrzebny do korzystania z platformy, to użytkownik ma pod tym względem duży wybór. Dzięki technologiom HTML i JavaScript serwis działa na wszystkich nowoczesnych urządzeniach - stacjonarnych komputerach, laptopach, tabletach, czy telefonach z przeglądarką internetową. Jednym z celów przy tworzeniu programu było bowiem ograniczenie wymagań sprzętowych. Twórcy serwisu cały czas stawiają sobie przy tym nowe cele. „Nasze plany to ciągły rozwój i dostosowywanie naszego systemu do potrzeb przedsiębiorców. W najbliższym czasie planujemy integrację z Allegro oraz Bliskapaczka.pl” - mówi prezes Bizin. Czy zatem warto zdecydować się na obsługę firmy w chmurze? Na to pytanie każdy przedsiębiorca musi sobie sam odpowiedzieć po przeanalizowaniu swoich potrzeb i możliwości. Okazuje się, że migrację do usług w chmurze przyspieszyła już obecna pandemia. „Przeniosła ona zainteresowanie przedsiębiorców na rozwiązania online. W tej chwili mamy dużo zapytań o możliwości integracji systemu ze sklepami internetowymi i wszelkiego rodzaju integracjami” - podkreśla Piotr Czekaj. W badaniu przeprowadzonym przez firmę Logic Monitor obejmującym Amerykę Północną, Wielką Brytanię, Australię i Nową Zelandię 87 proc. liderów IT stwierdziło, że epidemia Covid-19 powoduje potrzebę pracy z domu, a to z kolei skłania do wykorzystania usług oferowanych w chmurze. Według wyników badania, przed epidemią 65 proc. specjalistów IT twierdziło, że pracuje w takich systemach, a kilka miesięcy później odsetek ten wzrósł do 78 proc. Zdaniem 74 proc. ankietowanych minie zaledwie 5 lat lub mniej, zanim 95 proc. prac będzie prowadzonych w środowiskach opartych na chmurze.