Robotic Process Automation: Ludzie do działań wymagających myślenia, roboty do zadań powtarzalnych

Idei technologicznych zaliczanych do tak zdefiniowanej grupy jest kilka. Szczególnie znane to sztuczna inteligencja oraz blockchain. Przy czym, pierwsza w różnych postaciach (dalekich oczywiście od sztucznej inteligencji i bliższych machine learning) jest już częścią wielu dużych i mniejszych biznesów, a druga wciąż dobrze się zapowiada jako zmiana w podejściu do zaufania w sieci oraz bezpieczeństwa danych. O ile oczywiście wymyślimy satysfakcjonujące modele wykorzystania możliwości blockchain w codziennych zastosowaniach.

Trzecią i mniej znaną technologią w tej grupie jest mocno niedoceniane RPA, tj. Robotic Process Automation. Idea stojąca za tym terminem jest prosta. Automatyzujmy procesy powtarzalne i żmudne, zaś ludzie zajmują się zadaniami, które wymagają myślenia kreatywnego i nieszablonowego.

Idea i technologie, które ją przejmują, mają już teraz olbrzymi potencjał, aby zmienić właściwie każdy proces i biznes. Co więcej, są mocno powiązane z innymi technologiami, jak chociażby przywołany już machine learning (często RPA jest łączone z MI, OCR i wieloma innymi). A kolejnym istotnym wyróżnikiem RPA jest nie tylko idea automatyzacji powtarzalnych procesów (przyznajmy, nie brzmi to zbyt efektownie), ale także całkowita zmiana podejścia do łączenia (interfejsowania) systemów informatycznych.

Zacznijmy od tego, że robot kojarzy się głownie z blaszaną puszką, niezgrabnie się poruszającą i rodem z wyobrażeń o robotach z lat 70. XX wieku, utrwalonych przez cykl „Gwiezdne Wojny” (nowe części tę stylistykę kontynuują). Ostatnio, kojarzy się także z groźnymi i niebezpiecznymi tworami z „Terminatora” i jego duchowych następców. W przypadku RPA oczywiście takie wyobrażanie robota nie ma zastosowania, bo RPA to podejście stricte programowe, programistyczne. To jest istniejące jako abstrakcyjne algorytmy w ramach tej czy innej informatycznej implementacji opisywanej idei. W tym miejscu swoje zrobił także marketing i ktoś genialnie wymyślił zastosowanie słowa robot / robotyzacja do automatyzacji procesów, głównie, biznesowych. Bo przecież, w całej tej robotyzacji chodzi tak naprawdę o automatyzację.

W praktyce, jak udowadniają liczne analizy pracy statystycznego pracownika biurowego, duża część jego/jej pracy to po prostu cykliczne powtarzanie pewnych czynności. Wszak w procesach właśnie o to chodzi. Dobrym przykładem jest tu w zasadzie… wszystko. Raportowanie wyników miesięcznych, deklarowanie i płacenie podatków, składanie sprawozdań finansowych, wystawianie faktur (tutaj tylko dane wsadowe są różne), produkowanie śrubek, a nawet często pisanie raportów czy pism prawniczych (potrafią być tworzone metodą kopiuj-wklej).

Co więcej, sukces przedsiębiorstwa mierzy się obecnie stopniem jego standaryzacji wewnętrznej. Im bardziej opisane, wystandaryzowane, powtarzalne i odporne na zmianę (personelu) procesy, tym łatwiej zarządzać firmą. Staje się to tym ważniejsze, im firma staje się większa. W tym też leży istota przejścia od biznesu małego/rodzinnego/start-up’u (niepotrzebne skreślić) do korporacji. W tej ostatniej, na dobre i złe zaczynają „rządzić” właśnie procesy. Co ma swoje dobre i złe strony. Do dobrych należy to, że duże instytucje poprzez wewnętrzną standaryzację są w ogóle możliwe do jakoś tam skutecznego zarządzania.

Do złych stron procesów należy fakt, iż ich powtarzalność marnuje często potencjał pracowników, czasem usypia kreatywność oraz bywa, że tworzy organizację mało podatną na zmiany. Można także wspomnieć o wypalaniu się i zniechęcaniu pracowników, których praca jest wystandaryzowana, a więc odtwórcza. Zwłaszcza jeśli standaryzacja i procesy nie korespondują z kompetencjami danej osoby.

Można w pewnym sensie powiedzieć, że zatrudnienie wykształconych ludzi do realizacji powtarzalnych zadań jest olbrzymim marnotrawstwem. Takie strzelanie z armaty do wróbla. Zwłaszcza w czasach, kiedy w rozwiniętych krajach występuje niedobór pracowników oraz formalnie wysoki poziom wykształcenia pracowników (im większe kwalifikacje, tym większy potencjał frustracji z nie-twórczej pracy).

Dobrym rozwiązaniem tych, czasem wręcz cywilizacyjnych problemów i sprzeczności, jest właśnie… RPA. Technologia ta przywraca „równowagę we wszechświecie” (pozostając w poetyce „Gwiezdnych Wojen”). I tak, wdrażając daną technologię robotyzacji procesów do realizacji powtarzalnych zadań zyskujemy szereg korzyści:

1. Możliwość wykorzystania czasu kompetentnych pracowników do zadań twórczych (a w zautomatyzowanym procesie – wyłącznie kontrolnych),
2. Zwiększamy zadowolenie z wykonywanej pracy,
3. Tak naprawdę podnosimy standaryzację powtarzalnych zadań na kolejny, jeszcze wyższy poziom,
4. Rozwiązujemy problem braku pracowników, bo jeśli ich brakuje, możemy procesy obsłużyć robotem,
5. Potencjał obniżenia kosztów bo co by nie mówić, robot sprawdza się lepiej niż człowiek w zastosowaniach wymagających systematyczności i powtarzalności: pracuje w trybie 365/24/7, nie choruje (no, pomijając jakieś błędów, jak to z oprogramowaniem), nie bierze urlopów, nie wstaje lewą nogą, nie ma problemów z koncentracją i ma zawsze równy poziom efektywności.

Brzmi efektywnie i nieledwie jak lek na całe biznesowo zło? Oczywiście, technologia ta, jak każda, ma pewne ograniczenia, ale efekt wow w porównaniu do wdrożeń jakiejkolwiek innej technologii, którą wdrażałem (zwłaszcza w stosunku do kosztów) jest absolutnie… nieporównywalny.

Na koniec jeszcze jeden wątek związany z RPA, o którym w opracowaniach dotyczących tej technologii niewiele się pisze. Mianowicie, RPA to także świetny mechanizm łączący (interfejs) popularne systemy informatyczne.

Stawiając sprawę cynicznie i okrutnie, człowiek do realizacji powtarzalnych procesów we współczesnej firmie jest potrzebny dlatego, że najczęściej nie można albo nie opłaca się budować komunikacji system-system między wieloma popularnymi rozwiązaniami IT. Bo co robi wielu ludzi w biurze przez dużą część swojego czasu? W głównej mierze, przerzuca swoją pracą dane między różnymi systemami oraz raportuje z tych danych. Jak to wygląda? W praktyce nasz statystyczny pracownik działa w obrębie wyznaczonym przez system mailowy, ERP, CRM, liczne Excele, Word, PowerPoint, pliki PDF, przeglądarkę internetową i czasem inne rozwiązania (zależnie od branży i specjalizacji). Praca tegoż pracownika w zasadzie polega na przenoszenia danych (plików) między tymi rozwiązaniami i robieniem w nich pewnych modyfikacji.

Zatem, czego brakuje aby zastąpić tak opisaną pracę? Rozwiązania, który połączyłoby te wszystkie systemy np. na poziomie baz danych. Tego jednak nikt nie zrobi z powodów kosztowych oraz licencyjnych. Tak naprawdę, dla obecnie popularnych systemów, wymyślonych pod zdolności percepcyjne człowieka najlepszym interfejsem jest właśnie człowiek z jego działaniami związanymi z logowaniem, wpisywaniem danych, przenoszeniem ich, zamienianiem w tabelki oraz eksportowaniem i importowaniem. Teoretycznie, aby takie procesy zautomatyzować trzeba by zmienić w ogóle filozofię komunikacji między i z systemami biurowymi. A to kosztuje.

Dlatego, idealnym rozwiązaniem są roboty RPA. Zamiast służyć do budowania złożonych interfejsów, po prostu idealnie symulując sposób pracy ludzi, zwalniając ich z uciążliwych obowiązków oraz dając efekt wow bez kosztownych inwestycji. Suma powyższych cech RPA stanowi o możliwościach tej technologii oraz jej „spokojnej rewolucyjności”. Technologia ta zdobywa zresztą coraz większe uznanie, systematycznie zmieniając nasze otoczenie biurowe. I to wszystko bez rewolucyjnych konwulsji. RPA to zatem rewolucja, skuteczna i efektywna, a często i paradoksalnie niedostrzegalna jak… ewolucja. Moja gorąca zachęta – obejmijmy ją.