Składkę członkowską można odliczyć od dochodu bez potwierdzenia jej zapłaty przez związek zawodowy

Związek zawodowy zwrócił się do mnie jako kadrowej o udostępnienie informacji o wysokości składki członkowskiej potrącanej przez pracodawcę od wszystkich członków. Poinformował, że jest to konieczne do prowadzenia ewidencji, która pozwoli na odliczenia składki członkowskiej od dochodu członków związku. Taką informację pracodawca jako płatnik zamieszcza jednak w PIT-11. Czy muszę zatem dodatkowo przekazywać takie informacje również organizacji związkowej?

Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba przedstawić historię zmian przepisów w tym zakresie. I tak ustawą z 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (dalej: ustawa o PIT) dokonano zmiany w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych poprzez wprowadzenie od 1 stycznia 2022 r. możliwości odliczenia od dochodu składek zapłaconych na rzecz związków zawodowych przez członków tych organizacji. Odliczeniu podlegają zapłacone w roku podatkowym składki członkowskie na rzecz związku zawodowego udokumentowane dowodem wpłaty.

Należy w tym momencie zwrócić uwagę, że obowiązujący wówczas (do 30 czerwca 2022 r.) art. 26 ust. 7 pkt 5 ustawy o PIT wskazywał, że w sytuacji gdy pracodawca pośredniczy w przekazywaniu składek członkowskich między związkowcem a związkiem zawodowym wysokość wydatków będzie ustalana na podstawie oświadczenia organizacji związkowej o wysokości pochodzących od podatnika składek. W odpowiedzi na pojawiające się w wyniku nowelizacji wątpliwości, dotyczące tego, czy w świetle wymienionych przepisów pracodawca na wniosek organizacji związkowej może przekazać informacje o wysokości składek związkowych za dany rok konkretnego pracownika w celach związanych z odliczeniem składki członkowskiej, stanowisko wydał 16 lutego 2022 r. prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wskazał on, że obowiązek prawny nałożony na organizację związkową do wydania oświadczenia o wysokości pochodzącej od podatnika składki zaktualizuje się wówczas, kiedy podatnik (związkowiec) zechce z tego rodzaju uprawnienia skorzystać, a pracodawca pośredniczy w przekazywaniu składek członkowskich między związkowcem a związkiem zawodowym. Wtedy to organizacja związkowa w celu realizacji nałożonego na nią obowiązku może pozyskać dane od pracodawcy w zakresie dotyczącym wysokości pochodzących od danego związkowca (podatnika) składek, o ile takich danych już nie posiada. W tym przypadku przetwarzanie danych (udostępnianie) przez pracodawcę odbywa się w związku z realizacją obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. b RODO (legalizacja udostępniania danych w celu wywiązywania się organizacji związkowej z obowiązków ustawowych).

Co ważne, nowelizacja przepisów – zgodnie ze stanowiskiem prezesa UODO – nie wprowadzała obowiązku prowadzenia przez związki zawodowe imiennej ewidencji składek członkowskich wpłacanych na rzecz organizacji związkowej za pośrednictwem pracodawcy. Intencją prawodawcy było bowiem, jak wskazał prezes UODO, wprowadzenie możliwości odliczenia od dochodu składek uiszczanych przez związkowca (podatnika) na rzecz organizacji związkowej.

Te zasady nie są jednak już aktualne, gdyż art. 26 ust. 7 pkt 5 ustawy o PIT został zmieniony ustawą z 9 czerwca 2022 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz niektórych innych ustaw. Jego nowe, obowiązujące od 1 lipca 2022 r. brzmienie stanowi, że w sytuacji gdy składki na rzecz związku zawodowego są potrącane przez pracodawcę, podatnikowi do udowodnienia wysokości poniesionych na ten cel wydatków wystarczy jedynie informacja płatnika zamieszczona w PIT-11. Dokumentowanie wydatków na rzecz związków zawodowych poprzez ich przeniesienie do PIT-11 było realizacją postulatów wpływających do Ministerstwa Finansów. Zgłaszano bowiem trudności z uzyskaniem od organizacji związkowej oświadczenia o wysokości zapłaconych przez podatnika składek.

Aktualnie takiej potrzeby nie ma, nie ma zatem podstawy do wystawiania przez związki zawodowe oświadczenia o wysokości zapłaconej składki i tym bardziej do prowadzenia w tym celu ewidencji. A tym samym nie ma podstawy do pozyskiwania i przetwarzania przez związek zawodowy danych osobowych w tym zakresie. Zrobi to za związek zawodowy pracodawca, jeśli składka jest pobierana przez niego z wynagrodzenia pracownika, a odpowiednia kwota znajdzie się w rocznej deklaracji PIT-11 wystawionej przez pracodawcę. Należy też zwrócić uwagę, że jeśli pracodawca udostępniłby związkowi zawodowemu taką informację, a wysokość składki byłaby określona jako konkretny procent od wysokości wypłacanego wynagrodzenia, to jej ujawnienie może też pośrednio doprowadzić do ujawnienia informacji o wysokości wynagrodzenia pracownika, a więc danych, do pozyskiwania których związek zawodowy nie jest uprawniony. ©℗