Od kilku lat jesteśmy świadkami informatyzacji i automatyzacji sposobu wypełniania obowiązków nałożonych na przedsiębiorców. Kolejnym etapem tej rewolucji są rejestrowane doręczenia elektroniczne, czyli e-doręczenia.

Wzałożeniu twórców e-doręczenia mają zrewolucjonizować komunikację pomiędzy podmiotami publicznymi (m.in. sądami i urzędami) a innymi podmiotami publicznymi i niepublicznymi (w tym przedsiębiorcami wpisanymi do KRS). Dążąc do realizacji tego założenia, ustawodawca ustawą z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych, która weszła w życie 5 października 2021 r., wprowadził nowy model doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz uzupełniającej ją publicznej usługi hybrydowej (PUH).

Terminy dla przedsiębiorców wpisanych do KRS

Obowiązek korzystania z systemu jest rozłożony w czasie. Podmioty niepubliczne, w tym przedsiębiorcy wpisani do KRS, nie mają na razie obowiązku posiadania adresu do e-doręczeń. Termin nie może być jednak późniejszy niż dzień 1 stycznia 2024 r. Ustawa nie wskazuje konkretnej daty. Zostanie ona wskazana w komunikacie ministra cyfryzacji. Ustawa gwarantuje jednak, że podmioty te dowiedzą się o tym obowiązku co najmniej trzy miesiące wcześniej. Termin powinien być wystarczający na wykonanie obowiązków nałożonych na spółki, gdyż samo założenie i aktywowanie adresu do e-doręczeń jest prostą procedurą i zajmuje kilkanaście minut. Konieczne jest jednak wdrożenie wewnątrz spółek odpowiednich procedur odbioru i obiegu korespondencji w ramach systemu e-doręczeń.
Oczywiście wniosek o utworzenie adresu do doręczeń można złożyć już teraz. Podmioty publiczne mogą bowiem wysyłać pisma i dokumenty za pośrednictwem e-Doręczeń już od 5 października 2021 r., choć nie jest to jeszcze obowiązkowe.

Opis legislacji

W założeniu twórców e-Doręczenia mają zapewnić użytkownikom niepublicznym bezpieczeństwo (poprzez możliwość identyfikacji i pobrania dowodów na to, kto i kiedy wysłał i odebrał korespondencję), a także skuteczność i szybkość komunikacji z urzędami. Natomiast użytkownikom publicznym mają przynieść elektroniczny obieg dokumentów, prostszą obsługę dokumentacji i skuteczną komunikację z obywatelami i przedsiębiorcami. W przyszłości rozwiązanie ma zapewnić również komunikację pomiędzy podmiotami niepublicznymi oraz wymianę danych z adresatami do doręczeń elektronicznych z obszaru UE.
Jak już wskazaliśmy, usługi, które tworzą fundament nowego modelu komunikacji, to publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) oraz uzupełniająca ją publiczna usługa hybrydowa (PUH). PURDE to usługa zaufania umożliwiająca przesyłanie korespondencji pomiędzy dwoma podmiotami (w tym przynajmniej jednym podmiotem publicznym) poprzez system teleinformatyczny. Co istotne, zapewnia ona uzyskanie dowodów wysłania i otrzymania przesyłki zgodnie ze standardem właściwym dla usług zaufania i identyfikacji elektronicznej. Operator wyznaczony do świadczenia PURDE, którym do 31 grudnia 2025 r. została wybrana Poczta Polska, ma obowiązek zapewnić m.in.:
  • identyfikację nadawcy przed wysłaniem danych,
  • identyfikację adresata przed dostarczeniem danych,
  • zabezpieczenie wysłania i otrzymania danych zaawansowaną pieczęcią elektroniczną w sposób wykluczający możliwość niewykrywalnej zmiany danych,
  • wskazanie, za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu, daty i czasu wysłania, otrzymania i wszelkiej zmiany danych.
W uproszczeniu można więc powiedzieć, że PURDE umożliwia nadanie korespondencji w dowolnym momencie za pomocą urządzeń elektronicznych z dostępem do internetu, a także gromadzi wszelkie niezbędne dane dotyczące nadanej i otrzymanej korespondencji.
Przesyłanie korespondencji od podmiotów niepublicznych do publicznych za pośrednictwem PURDE jest bezpłatne.
Uzupełnienie PURDE ma stanowić publiczna usługa hybrydowa (PUH). W przypadku braku możliwości doręczenia korespondencji na adres do doręczeń elektronicznych podmiot publiczny doręcza korespondencję wymagającą potwierdzenia jej nadania lub odbioru z wykorzystaniem PUH.
PUH polega na tym, że podmiot publiczny wysyła pismo w formie elektronicznej za pośrednictwem wyznaczonego operatora pocztowego (aktualnie Poczty Polskiej), a operator przekształca dokument elektroniczny w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata przez listonosza w postaci tradycyjnego listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Ma przy tym obowiązek zapewnić, że przekształcenie – tj. drukowanie i kopertowanie – odbędzie się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi. Ponadto korespondencja zostaje uzupełniona o dołączone potwierdzenie podpisania dokumentu elektronicznego przez podmiot publiczny lub jego przedstawiciela podpisem elektronicznym.
Ze względu na konieczność przekształcenia przesyłki elektronicznej do postaci tradycyjnej doręczenie korespondencji w ramach PUH będzie wydłużone. Zgodnie z rozporządzeniem ministra aktywów państwowych z 9 sierpnia 2021 r. w sprawie realizacji PUH w obrocie krajowym doręczenie ma następować w terminie nie dłuższym niż sześć dni, licząc od dnia nadania dokumentu elektronicznego zawierającego treść korespondencji do dnia doręczenia, zawiadomienia o próbie doręczenia albo odmowy przyjęcia przesyłki listowej zawierającej tę korespondencję.
Istotne jest to, że wysyłać dokumenty w usłudze PUH będą mogły wyłącznie podmioty publiczne.

Jak obecnie wygląda doręczenie

Obecnie w przypadku, gdy przedsiębiorca wpisany do KRS nie ma adresu do e-doręczeń, korespondencja od podmiotu publicznego za potwierdzeniem odbioru jest mu doręczana:
  • jako dokument elektroniczny przekształcony przez Pocztę Polską w formę listu poleconego za potwierdzeniem odbioru w ramach usługi PUH albo
  • jako tradycyjny list polecony za potwierdzeniem odbioru (jeśli podmiot publiczny – nadawca – nie korzysta jeszcze z systemu e-doręczeń).
Natomiast jeśli przedsiębiorca wpisany do KRS korzysta już z adresu do e-doręczeń, korespondencja od podmiotu publicznego za potwierdzeniem odbioru jest mu doręczana:
  • elektronicznie w ramach usługi PURDE albo
  • jako tradycyjny list polecony za potwierdzeniem odbioru (jeśli podmiot publiczny (nadawca) nie korzysta jeszcze z systemu e-doręczeń).

Przyszłe obowiązki

Zgodnie z przepisami ustawy o doręczeniach elektronicznych przedsiębiorcy wpisani do KRS będą zobowiązani do posiadania i ujawnienia w tym rejestrze adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do Bazy Adresów Elektronicznych, powiązanego albo z PURDE, albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Nie będzie możliwe uchylenie się od tego obowiązku.
Przedsiębiorcy mogą wybrać na swojego dostawcę usługi zarówno operatora wyznaczonego (który dostarcza PURDE), jak i podmioty niepubliczne, które spełniają wymogi określone w ustawie (dostarczając kwalifikowaną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego). Wyboru dostawcy należy dokonać spośród podmiotów wpisanych do rejestru dostawców usług zaufania Narodowego Centrum Certyfikacji prowadzonego przez Narodowy Bank Polski. Według stanu z 18 października 2022 r. zarejestrowanych zostało dwóch dostawców usługi doręczenia elektronicznego – Poczta Polska (PURDE) oraz KFJ Inwestycje (kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego).
Założenie adresu do doręczeń elektronicznych w ramach PURDE dla przedsiębiorcy wpisanego do KRS następuje na wniosek tego podmiotu skierowany do ministra cyfryzacji. Wniosek oprócz danych identyfikacyjnych podmiotu powinien wskazywać dane administratora skrzynki doręczeń – osoby fizycznej odpowiedzialnej za zarządzanie skrzynką doręczeń w imieniu podmiotu. Należy więc podać imię i nazwisko, adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL administratora, a jeśli nie ma on takiego numeru, konieczne jest wskazanie niepowtarzalnego identyfikatora, który został nadany adresatowi przez państwo członkowskie Unii Europejskiej dla celów identyfikacji transgranicznej. Wniosek powinien zostać podpisany kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną podmiotu lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym osoby fizycznej uprawnionej do złożenia wniosku. Uprawnienie osoby składającej wniosek w imieniu podmiotu powinno wynikać z:
  • rejestru, do którego minister ma dostęp drogą elektroniczną lub
  • załączonych dokumentów – pełnomocnictwa szczególnego do złożenia przedmiotowego wniosku albo dokumentu potwierdzającego reprezentację podmiotu.
Złożenie wniosku jest możliwe wyłącznie z wykorzystaniem usługi online udostępnianej przez ministra właściwego do spraw gospodarki, w ramach serwisu informacyjno-usługowego dla przedsiębiorców biznes.gov.pl. Jeśli wniosek zostanie wypełniony i złożony prawidłowo, minister cyfryzacji utworzy adres do doręczeń elektronicznych, informację o tym przekazując na adres poczty elektronicznej administratora skrzynki oraz utworzony adres doręczeń oraz wpisując adres do Bazy Adresów Elektronicznych.
W przypadku nowo utworzonych podmiotów niepublicznych, które będą składały wniosek o rejestrację w rejestrze przedsiębiorców KRS po ogłoszonym przez ministra cyfryzacji terminie obowiązkowego założenia adresu do e-doręczeń, nie będzie konieczności składania odrębnego wniosku.
Każdy podmiot niepubliczny może mieć przyporządkowany w Bazie Adresów Elektronicznych tylko jeden adres do doręczeń, na który podmioty publiczne będą przesyłać korespondencję. Aż do nadejścia terminu wyznaczonego przez ministra cyfryzacji, jak również w przypadku korzystania z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, wpis do Bazy Adresów Elektronicznych następuje na wniosek podmiotu. Po wyznaczonym terminie założenie adresu elektronicznego w ramach PURDE będzie niosło ze sobą automatyczny wpis adresu do Bazy Adresów Elektronicznych. Z kolei informacja o wpisie adresu do bazy będzie przekazywana do KRS. Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres.
Wpis adresu podmiotu niepublicznego zarejestrowanego w rejestrze przedsiębiorców KRS do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych jest bezterminowy. Ulega wykreśleniu tylko w przypadkach wymienionych enumeratywnie w ustawie o doręczeniach elektronicznych.
Ustawa o doręczeniach elektronicznych nie zobowiązuje spółek zagranicznych, aby miały adres do e-doręczeń. Jednak spółki, które prowadzą działalność w Polsce, będą mogły uzyskać taki adres, jeśli mają polski Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP).
Skutki wejścia w życie ustawy o doręczeniach elektronicznych będą się stawać odczuwalne stopniowo w najbliższych latach. Jednak docelowo przyjęte rozwiązania powinny przynieść przedsiębiorcom oszczędność czasu i pieniędzy w zakresie korespondencji z instytucjami publicznymi. Elektroniczny adres i skrzynka do e-doręczeń zastąpią bowiem tradycyjny sposób komunikacji z sądami i urzędami dokonywanej za pomocą listów poleconych. Trudno natomiast przewidzieć, czy e-doręczenia staną się w przyszłości sposobem komunikacji pomiędzy podmiotami niepublicznymi albo z podmiotami w ramach UE. Rozwój e-doręczeń będzie zależeć przede wszystkim od funkcjonalności i niezawodności systemu, a także jego atrakcyjności cenowej. ©℗
Wpis adresu do doręczeń elektronicznych do Bazy Adresów Elektronicznych jest równoznaczny z żądaniem doręczania korespondencji przez podmioty publiczne na ten adres