Jakie skutki dla płatnika ma informacja o naruszeniu przez ZUS ochrony jego danych osobowych [Poradnia ubezpieczeniowa]

Czy darowanie części udziałów przez jedynego wspólnika spółki z o.o. drugiej osobie zwalnia ze składek? Dlaczego niewyrejestrowanie pracowników nie pozwoli na otrzymanie zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami?

Wspólnik spółki z o.o. podlega ubezpieczeniom tylko wtedy, gdy spółka ma jednego udziałowca. Tym samym w kilkuosobowej spółce z o.o. wspólnicy nie podlegają ubezpieczeniom. Spółka od momentu przeniesienia części udziałów stanie się spółką wieloosobową.

Decydująca w tym przypadku będzie treść umowy darowizny, z której powinno wynikać, kiedy faktycznie drugi wspólnik do spółki przystąpi. To od woli stron, a tym samym od uregulowania w umowie, zależy bowiem data, z którą udziały są darowane. Data ta nie musi pokrywać się z datą zawarcia umowy darowizny. W umowie darowizny, którą strony zawrą 2 stycznia 2024 r., mogą ustalić, że udziały zostaną darowane z inną datą, np. 1 marca 2024 r. Ważna będzie data, z którą udziały przejdą na obdarowanego, w tym przypadku 1 marca 2024 r. Od tego dnia spółka stanie się wieloosobowa.

Chociaż brzmienie przepisów w tym zakresie nie jest jednoznaczne, uznać trzeba, że jest to dzień, od którego dotychczasowy jednoosobowy wspólnik nie podlega już ubezpieczeniom społecznym. Nie zmienia tej okoliczności późniejsza data wpisu zmiany do KRS.

Zgodnie z art. 13 pkt 4a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (dalej: ustawa systemowa) obowiązkowymi ubezpieczeniami objęci są wspólnicy jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością w okresie od dnia wpisania spółki do KRS albo od dnia nabycia udziałów w spółce do dnia wykreślenia spółki z KRS albo zbycia wszystkich udziałów w spółce, z wyłączeniem okresu zawieszenia działalności przez spółkę.

Przepis ten wskazuje wprost tylko dwie daty, do których wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. jest objęty ubezpieczeniami społecznymi. Pierwsza to wykreślenie spółki z KRS. Z taką okolicznością nie mamy jednak do czynienia w sytuacji, gdy część udziałów jest darowana, a spółka nadal istnieje. Drugą sytuacją wskazaną w przepisie jest zbycie całości udziałów. W przypadku darowania części, a nie całości udziałów, taka sytuacja także nie występuje.

Jednak sytuację, w której wspólnik zbywa wyłącznie część z całości posiadanych udziałów, mimo że przepis ten nie odnosi się do niej wprost, trzeba traktować analogicznie. Artykuł 8 ust. 6 pkt 4 ustawy systemowej wskazuje bowiem, że za osobę prowadzącą działalność uważa się wspólnika jednoosobowej spółki z o.o. A zgodnie z art. 6 ust. 5 ustawy systemowej obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby prowadzące pozarolniczą działalność. Skoro więc dana osoba nie ma od określonej chwili statusu wspólnika jednoosobowej spółki z o.o., to od tego momentu nie podlega ubezpieczeniom społecznym. Przystąpienie do spółki drugiego wspólnika w wyniku darowizny oznacza, że spółka traci status jednoosobowej, a tym samym jej wspólnicy (zarówno nowy, jak dotychczasowy) nie są osobami prowadzącymi pozarolniczą działalność w rozumieniu przepisów ustawy systemowej. Z tą chwilą brak jest podstaw do opłacania składek. ©℗

Z art. 217 par. 1 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej: k.p.a) wynika, że organ administracji publicznej wydaje zaświadczenie na żądanie ubiegającego się o zaświadczenie. Z kolei zgodnie z art. 217 par. 2 pkt 2 k.p.a. zaświadczenie to wydaje się, jeżeli osoba ubiega się o zaświadczenie ze względu na swój interes prawny w urzędowym potwierdzeniu określonych faktów lub stanu prawnego. W tych przypadkach organ administracji publicznej obowiązany jest wydać zaświadczenie, gdy chodzi o potwierdzenie faktów albo stanu prawnego, wynikających z prowadzonej przez ten organ ewidencji, rejestrów bądź z innych danych znajdujących się w jego posiadaniu. W orzecznictwie sądowym akcentuje się, że zaświadczenie nie może być wydane co do faktów lub okoliczności, które nie wynikają bezpośrednio z danych znajdujących się w posiadaniu organu.

W kontekście podanego stanu faktycznego na szczególną uwagę zasługuje stanowisko zawarte w wyroku Sądu Okręgowego w Gdańsku z 31 marca 2022 r., sygn. akt VII U 17/22, w którym sąd weryfikował decyzję ZUS w sprawie odmowy wydania zaświadczenia o niezaleganiu w opłacie składek na ubezpieczenia społeczne. Co istotne, sąd przyznał rację stanowisku ZUS, bo na koncie płatnika stwierdzono, że płatnik składek ma zgłoszonych do ubezpieczeń obowiązkowych 10 pracowników. Zdaniem sądu ZUS zasadnie odmówił wydania zaświadczenia. Sąd stwierdził, że niewyrejestrowanie pracowników wskazuje bowiem, że płatnik miał obowiązek opłacenia za nich składek. W tej sytuacji organ rentowy słusznie stwierdził, że okoliczności wynikające z systemu informatycznego organu oraz brak deklaracji nie pozwalały na dokonanie rozliczenia konta płatnika, a tym samym wydanie zaświadczenia. Dodatkowo sąd wskazał, że płatnik składek nie przedstawił żadnych dowodów świadczących o braku zadłużenia, ograniczając się jedynie do twierdzenia o niezatrudnianiu pracowników. Okoliczność ta, w ocenie sądu, nie została jednak potwierdzona jakimkolwiek wiarygodnym dowodem, a informacje zawarte w systemie informatycznym ZUS korzystają z waloru dokumentu urzędowego. Co więcej, sąd podał, że samo zaprzestanie składania deklaracji nie stanowi dowodu na niezatrudnianie pracowników i brak konieczności opłacania składek. Jeśli bowiem rzeczywiście płatnik przestał zatrudniać pracowników, to powinien wyrejestrować ich z ubezpieczeń, podając dane wymagane ustawą. Zaniechanie wykonania tego obowiązku powoduje brak możliwości rozliczenia konta płatnika, a tym samym i ustalenia, że płatnik nie zalega z opłacaniem składek.

Należy zatem uznać, że w opisywanym przypadku działanie ZUS należy uznać za prawidłowe.

Płatnik powinien zatem jak najszybciej złożyć dokumenty wyrejestrowujące pracowników, co ewentualnie może stanowić podstawę do wystąpienia z kolejnym wnioskiem o wydanie zaświadczenia. ©℗

Jeżeli administrator danych uznał, że zaistniałe naruszenie ochrony danych osobowych może powodować wysokie ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, to zgodnie z art. 34 ust. 1 RODO zawiadamia osobę, której dane dotyczą, o takim naruszeniu.

Treść zawiadomienia wynika ze stosowanych łącznie art. 34 ust. 2 w zw. z art. 33 ust. 3 RODO. Zawiadomienie opisuje charakter naruszenia ochrony danych osobowych oraz zawiera informacje i środki, o których mowa w art. 33 ust. 3 lit. b, c i d RODO i obejmuje następujące informacje:

• opis charakteru naruszenia;
• imię i nazwisko oraz dane kontaktowe inspektora ochrony danych lub oznaczenie innego punktu kontaktowego, od którego można uzyskać więcej informacji;
• opis możliwych konsekwencji naruszenia ochrony danych osobowych;
• opis środków zastosowanych lub proponowanych przez administratora w celu zaradzenia naruszeniu ochrony danych osobowych, w tym w stosownych przypadkach środki w celu zminimalizowania jego ewentualnych negatywnych skutków.

Zgodnie zatem z ogólnymi wymogami określonymi przez przepisy RODO oraz Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO), dotyczącymi obowiązku zawiadomienia osoby, której dane dotyczą o naruszeniu ochrony danych osobowych, administrator w skierowanym do płatnika piśmie powinien przedstawić potencjalne, hipotetyczne skutki naruszenia ochrony danych oraz propozycje ewentualnych, przykładowych, możliwych do zastosowania środków zaradczych. Należy w tym momencie zaznaczyć, że ostateczna decyzja dotycząca ich wyboru oraz ocena zasadności ich faktycznego wykorzystania pozostaje wyłącznie do decyzji osoby zawiadamianej.

Nie wiadomo, czy w opisywanym przypadku doszło do jakiegokolwiek bezprawnego wykorzystania danych osobowych płatnika lub poniesienia przez niego szkody w tym zakresie. Zgodnie z art. 82 ust. 1 RODO każda osoba, która poniosła szkodę majątkową w wyniku naruszenia przepisów RODO, ma prawo uzyskać od administratora odszkodowanie za poniesioną szkodę. Podkreślenia w tym miejscu wymaga jednak, że istotne znaczenie ma ustalenie wystąpienia adekwatnego związku przyczynowego między zaistnieniem naruszenia przepisów o ochronie danych a wystąpieniem szkody.

Zgodnie zatem z postanowieniami RODO prawo do odszkodowania za poniesioną szkodę ma wyłącznie osoba, która poniosła rzeczywistą szkodę w wyniku naruszenia przez administratora przepisów RODO. Skorzystanie z przykładowych środków zaradczych nie jest tożsame z poniesieniem szkody majątkowej w rozumieniu przepisów prawa, natomiast jest zabezpieczeniem przed skutkiem nieuprawnionego użycia danych osobowych. Szkoda majątkowa ma miejsce, gdy zaistnieje wywołujący ją uszczerbek w dobrach i interesach mających wartość majątkową.

Zgodnie z art. 34 ust. 1 RODO administrator zawiadamia osobę, której dane dotyczą, o naruszeniu bez zbędnej zwłoki. Przy czym komentowany przepis posługuje się w tym zakresie pojęciem nieostrym i nie wyznacza bardziej precyzyjnego terminu (jak uczynił to np. prawodawca w art. 33 RODO wskazując na 72 godzinny termin do zawiadomienia o naruszeniu organu nadzoru). Zgodnie z wyjaśnieniami prezesa UODO oznacza to, że administrator powinien zrealizować ów obowiązek tak szybko, jak pozwalają na to okoliczności danej sprawy. Przywołać w tym kontekście należy również motyw 87 preambuły do RODO, w którym wskazano, że to, czy zawiadomienia dokonano bez zbędnej zwłoki, ustala się z uwzględnieniem w szczególności charakteru, wagi naruszenia, jego konsekwencji, oraz motywie 86, w którym mowa jest o tym, że późniejsze poinformowanie osoby o naruszeniu może znaleźć uzasadnienie w konieczności podjęcia działań naprawczych i zaradczych. ©℗