Aby sprawnie administrować tym programem, a zwłaszcza odpowiednio zarządzać związaną z nim dokumentacją, konieczne są m.in. zmiany w procedurach wewnętrznych i systemach kadrowo-płacowych.
Dziś trzeci z cyklu artykułów przygotowywanych we współpracy z kancelarią Raczkowski Paruch. Opisujemy w nich założenie PPK krok po kroku, prawa i obowiązki związane z prowadzeniem takiego programu, zasady korzystania ze środków zgromadzonych w PPK oraz kwestie odpowiedzialności karnej.
Poprzednie artykuły z cyklu ukazały się w tygodniku Kadry i Płace:
• 29 listopada 2018 r. – „Nowa pracownicza forma oszczędzania na emeryturę już pewna” (DGP nr 232),
• 13 grudnia 2018 r. – „Jak krok po kroku założyć pracowniczy plan kapitałowy” (DGP nr 242).
W związku z uruchomieniem w zakładzie pracy pracowniczego planu kapitałowego (PPK) podmioty zatrudniające czeka wiele nowych, nieznanych wcześniej zadań. Wykonywanie obowiązków informacyjnych wobec uczestników PPK i instytucji zarządzającej gromadzonymi środkami, zarządzanie dokumentacją dotyczącą PPK, składanie wniosków o wypłatę transferową [ramka 1] czy aktualizowanie listy uczestników PPK – to tylko niektóre spośród obszernej listy zadań, z którymi najwięksi pracodawcy (zatrudniający co najmniej 250 osób) będą musieli się zmierzyć już w ostatnim kwartale 2019 r. Termin ten jest wprawdzie dość odległy – ale nie wolno ulegać pokusie odłożenia w czasie tematu PPK. Aby kompleksowo przygotować się do administrowania PPK, niezbędne jest w szczególności wdrożenie odpowiednich zmian w procedurach wewnętrznych (m.in. w zakresie compliance), zmodyfikowanie funkcjonalności systemów kadrowo-płacowych, przygotowanie wzorów dokumentów, a także aktualizacja zakresów obowiązków osób odpowiedzialnych. Wszystko to wymaga oczywiście czasu. Warto jednocześnie pamiętać, że uchybienia obowiązkom dotyczącym PPK będą skutkować możliwością nałożenia dotkliwych kar finansowych, co powinno tym bardziej zmotywować do rozpoczęcia przygotowań z odpowiednim wyprzedzeniem.
Ramka 1
Wypłata transferowa
Dość specyficznym, nieznanym dotychczas zadaniem, będzie składanie przez podmiot zatrudniający wniosku o wypłatę transferową. Jest to szczególny tryb postępowania, który przewidział ustawodawca na wypadek zatrudnienia pracownika, którego oszczędności są rozproszone w różnych PPK, prowadzonych przez uprzednio zatrudniające go podmioty. Tryb ten jest dość złożony i zapoczątkowuje go złożenie przez uczestnika PPK podmiotowi zatrudniającemu oświadczenia o zawartych w jego imieniu umowach o prowadzenie PPK. W odpowiedzi podmiot zatrudniający informuje tego uczestnika o obowiązku złożenia w jego imieniu wniosku o wypłatę transferową w celu skumulowania środków zgromadzonych na rachunkach PPK, prowadzonych w ramach uprzednich stosunków zatrudnienia.
Uczestnik PPK może sprzeciwić się dokonaniu wypłaty transferowej. Wówczas środki zgromadzone dotychczas na rachunkach PPK prowadzonych dla tej osoby pozostają na tych rachunkach do czasu ich wypłaty, wypłaty transferowej lub zwrotu. Jeśli natomiast tego nie zrobi, podmiot zatrudniający będzie musiał złożyć w jego imieniu, za pośrednictwem wybranej instytucji finansowej, wniosek o wypłatę transferową. Doprowadzi to do przelania środków zgromadzonych na rachunkach PPK uczestnika prowadzonych na jego rzecz u zatrudniających go poprzednio podmiotów na rachunek PPK prowadzony dla niego w ramach bieżącego zatrudnienia. Tryb wnioskowania o dokonanie wypłaty transferowej znajduje również zastosowanie w przypadku zmiany instytucji finansowej zarządzającej środkami PPK.
Obsługa administracyjna
Na podmiocie zatrudniającym ciąży obowiązek zapewnienia obsługi administracyjnej PPK. Oznacza to w szczególności konieczność prowadzenia dokumentacji dotyczącej PPK, a także jej archiwizacja. Przy czym przepływ dokumentów związanych z PPK będzie odbywał się wielopłaszczyznowo, w relacjach: podmiot zatrudniający – osoba zatrudniona (i odwrotnie), podmiot zatrudniający – uczestnik PPK (i odwrotnie) oraz podmiot zatrudniający – wybrana instytucja finansowa zarządzająca środkami gromadzonymi w PPK (i odwrotnie). Oczywiście dokumenty będą również przepływały w relacji uczestnik PPK – wybrana instytucja finansowa zarządzająca środkami (i odwrotnie) – jednak ta ostatnia płaszczyzna pozostaje już poza sferą zainteresowania podmiotu zatrudniającego.
Zarządzanie dokumentacją związaną z prowadzeniem PPK wymaga opracowania i wdrożenia nowych procedur na poziomie zakładu pracy. W tym celu niezbędne jest ustalenie rodzajów dokumentów, jakie mogą wpłynąć do podmiotu zatrudniającego – zarówno ze strony uczestnika PPK, jak i instytucji finansowej zarządzającej środkami – i opracowanie zasad postępowania w zależności od rodzaju dokumentu. Trzeba przy tym pamiętać, że obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest nie tylko samo fizyczne przyjęcie dokumentu od uczestnika PPK i jego przechowywanie, lecz także weryfikacja oświadczeń uczestników pod kątem formalnym (np. tych o braku zgody na wypłatę transferową środków zgromadzonych w PPK, o zmniejszeniu wysokości wpłaty podstawowej po stronie uczestnika czy o rezygnacji z oszczędzania w tym systemie). Bezspornie wymaga to znajomości choćby podstawowych zasad funkcjonowania PPK, co w praktyce przekłada się na konieczność przeszkolenia osób odpowiedzialnych za realizację zadań w tym zakresie. Co więcej, wpływ oświadczeń uczestników PPK częstokroć będzie skutkował po stronie podmiotu zatrudniającego koniecznością podjęcia dalszych czynności administracyjnych (np. poinformowania instytucji finansowej zarządzającej gromadzonymi środkami) lub faktycznych (np. wprowadzenia odpowiednich informacji dotyczących wpłat do systemu kadrowo-płacowego). Do tego dochodzi jeszcze konieczność czuwania nad terminami realizacji poszczególnych czynności. Wiele z nich skonstruowanych jest jako „niezwłocznie, nie później niż…” – co w praktyce oznacza konieczność szybkiej i sprawnej reakcji. W sposób szczególny podmiot zatrudniający powinien pilnować terminu upływu ważności deklaracji uczestnika PPK o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, co skutkuje po stronie tego podmiotu obowiązkiem zapisania uczestnika i dokonywaniem na jego konto wpłat do PPK co cztery lata od 1 kwietnia (chyba że uczestnik ponowi deklarację rezygnacji).
Prawidłowe dokonywanie wpłat
Podmiot zatrudniający z tytułu zatrudniania uczestnika PPK zobowiązany jest regularnie dokonywać wpłat do PPK. Obowiązkiem podmiotu zatrudniającego jest w szczególności obliczanie i dokonywanie wpłat do wybranej instytucji finansowej zarządzającej środkami PPK finansowanych przez ten podmiot (czyli obowiązkowej w wysokości 1,5 proc. wynagrodzenia uczestnika PPK i ewentualnie dodatkowej, jeśli takową zadeklaruje, w wysokości do 2,5 proc. wynagrodzenia uczestnika). W zakresie wpłat finansowanych przez uczestnika PPK (obowiązkowej w wysokości 2 proc. jego wynagrodzenia i ewentualnie dodatkowej – również w wysokości 2 proc. wynagrodzenia) podmiot zatrudniający ma obowiązek je obliczyć, pobrać od uczestnika (czyli potrącić z naliczonego mu wynagrodzenia) i przelać do wybranej instytucji finansowej zarządzającej tymi środkami.
Prawidłowe dokonywanie wpłat – czyli terminowe i w odpowiedniej wysokości – powinno być priorytetem dla podmiotu zatrudniającego. Uchybienia obowiązkom w tym zakresie grożą nie tylko nałożeniem na taki podmiot kary grzywny, lecz także naliczeniem odsetek za opóźnienie. W takiej sytuacji otwiera się jednocześnie dla uczestnika PPK pole do zgłaszania roszczeń odszkodowawczych wobec podmiotu zatrudniającego. W wyniku opóźnień środki, które mogłyby być już inwestowane i przynosić profity, nie pracują bowiem na emeryturę uczestnika.
W związku z koniecznością dokonywania comiesięcznych wpłat do PPK kwestią kluczową jest dostosowanie systemów kadrowo-płacowych do wymogów związanych z nowymi obciążeniami. Warto jednocześnie pamiętać, że ustawą o PPK (z 4 października 2018 r., Dz.U. poz. 2215) znowelizowane zostaną również przepisy kodeksu pracy dotyczące potrąceń z wynagrodzenia za pracę (zarówno w zakresie kolejności dopuszczalnych ustawowo potrąceń, jak i kwoty wolnej od potrąceń), co również będzie wymagało odpowiedniego uwzględnienia w systemach payrollowych.
Informowanie
Na podmiocie zatrudniającym spoczywa wiele obowiązków informacyjnych – zarówno wobec samych uczestników PPK, jak i instytucji finansowej zarządzającej gromadzonymi środkami. I tak, jeśli chodzi o obowiązki informacyjne względem uczestników PPK, większość będzie musiała zostać zrealizowana w krótkim czasie po zatrudnieniu nowej osoby (w przypadku pozostających w zatrudnieniu już na etapie uruchamiania PPK – zaraz po założeniu programu). Jeśli np. nowo zatrudniana osoba ma ukończone 55 lat, lecz nie więcej niż 70 lat, podmiot zatrudniający powinien poinformować ją o możliwości złożenia wniosku o przystąpienie do PPK (co do zasady osoby pomiędzy 55. a 70. rokiem życia nie są objęte automatycznym zapisem do PPK). Ponadto od podmiotu zatrudniającego uczestnik PPK powinien otrzymać w szczególności informację o możliwości zadeklarowania wpłaty dodatkowej do PPK, a także o możliwości obniżenia wpłaty podstawowej, w przypadku gdy wynagrodzenie uczestnika nie przekracza limitów ustawowych. W sytuacji gdy zbliża się termin upływu ważności złożonej przez uczestnika deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK, powinien on zostać uprzedzony przez podmiot zatrudniający, że nadchodzi moment automatycznego zapisu do programu. Jak widać, obowiązków informacyjnych jest już całkiem sporo, przy czym w części mają one charakter indywidualny, muszą bowiem uwzględniać sytuację danej osoby zatrudnionej. Do tego dochodzą jeszcze ciążące na podmiocie zatrudniającym obowiązki informowania wybranej instytucji finansowej, z którą zawarta została umowa o zarządzanie PPK, w szczególności o złożeniu przez uczestnika deklaracji rezygnacji z oszczędzania w PPK czy o ponownym dokonywaniu za daną osobę zatrudnioną wpłat do systemu w przypadku upływu okresu ważności deklaracji o rezygnacji z oszczędzania w nim.
Zapisy
Po uruchomieniu w zakładzie pracy PPK, na etapie zatrudniania nowej osoby punktem wyjścia będzie każdorazowo ustalenie, czy jest ona objęta automatycznym zapisem do PPK. Jeśli tak, i taka osoba chce oszczędzać w PPK, nie musi składać w tym celu jakichkolwiek oświadczeń ani wniosków. Z mocy prawa podmiot zatrudniający jest bowiem zobowiązany zapisać ją do PPK, czyli zawrzeć w jej imieniu i na jej rzecz umowę o prowadzenie PPK (chyba że osoba ta zrezygnuje z oszczędzania w PPK). W praktyce oznacza to uwzględnienie tej osoby na liście osób będących uczestnikami PPK, stanowiącej załącznik do umowy o prowadzenie PPK.
Ilość pracy zależy od aktywności uczestnika
W imieniu i na rzecz osoby, która skorzysta z prawa zapisania się do PPK i złoży stosowny wniosek, należy zawrzeć umowę o prowadzenie PPK. Taką umowę należało będzie zawrzeć (czyli zaktualizować listę uczestników PPK) także każdorazowo w przypadku, gdy osoba, która złożyła wcześniej deklarację o rezygnacji, złoży wniosek o ponowne dokonywanie wpłat do programu. Przepisy nie limitują zapisywania się i wypisywania z PPK – osoba zatrudniona może zatem zapisywać się i wypisywać z programu wielokrotnie, zależnie od swojego uznania. Przekłada się to oczywiście bezpośrednio na poziom zaangażowania podmiotu zatrudniającego, który każdorazowo zobowiązany jest odebrać i zweryfikować pod kątem formalnym oświadczenie uczestnika PPK, przekazać odpowiednie informacje instytucji finansowej zarządzającej środkami oraz wprowadzić odpowiednie dyspozycje do systemu kadrowo-płacowego.