„Nasz świat nigdy już nie będzie jak dawniej” – słyszymy ostatnio z wielu stron, ale czy głos ten wyraża jedynie tęsknotę za imprezami masowymi, czy także dostrzeżenie i docenienie nowych narzędzi, do korzystania z których zostaliśmy nieoczekiwanie sprowokowani, a które zdecydowanie ułatwiają życie?

Jednym z takich narzędzi jest podpis elektroniczny czyli deklaracja, co do naszej tożsamości wyrażona w postaci cyfrowej. Prawo wyróżnia aż 3 jej postacie: zwykły podpis elektroniczny, zaawansowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowany podpis elektroniczny.

Najrzadziej używanym e-podpisem, ale też najczęściej kojarzonym ze zdalnym podpisywaniem jest podpis kwalifikowany. Skorzystanie z takiego podpisu powoduje, że czynność prawna zostaje dokonana w tzw. formie elektronicznej, z którą prawo wiąże skutek formy pisemnej. Dzięki temu możemy zawierać niemal wszystkie umowy, dla których prawo zastrzega konieczność zachowania formy pisemnej (np. umowy o pracę, umowy  o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, umowy o przeniesienie autorskich praw majątkowych, umowy pośrednictwa w sprzedaży nieruchomości, umowy leasingu). Niestety, nie wszyscy posiadają przyporządkowany i powiązany z nimi kwalifikowany certyfikat wystawiony przez dostawcę usług zaufania, dzięki któremu podpis elektroniczny nabierze kwalifikowanego charakteru. Certyfikaty takie nadal kosztują co najmniej kilkaset złotych na rok, a ich uzyskanie może wiązać się z uciążliwą procedurą weryfikacji naszej osoby, dlatego częściej wykorzystujemy innego rodzaju formy podpisów elektronicznych.

„Oczywiście, zrobię to jeszcze w tym tygodniu. Pozdrawiam. Bartek”. Wyślij. Wiadomość mknie do adresata pocztą elektroniczną, a my nie mamy nawet poczucia, że skorzystaliśmy ze zwykłego podpisu elektronicznego.

Co więcej, złożyliśmy oświadczenie woli, które posiada moc prawną. Polski kodeks cywilny wskazuje bowiem, że wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej.

W „postaci”, a nie „formie elektronicznej” – co jest subtelną, lecz prawnie - istotną różnicą. Zwykłym podpisem elektronicznym możemy zatem osiągnąć bardzo dużo, złożyć oświadczenia woli lub zawrzeć szereg umów, z wyjątkiem tych, dla których prawo stale jeszcze wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. „Ale skąd wiemy, że ten, kto wyklikał podpis, to należycie upoważniona do reprezentacji i wskazana w umowie osoba?” – pytanie to często powtarza się, gdy tylko strony ustalają podpisanie umowy przez internet. Zaskakujące, że jeśli chodzi  o tradycyjne składanie podpisów i wymianę egzemplarzy umów pocztą kurierską, nikt takiego pytania nie zadaje, chociaż nie wiemy, kto stworzył zawijas na papierze (nawet, gdy potrafimy odczytać z niego nazwisko). To dlatego, że wiążemy z tradycyjnym podpisem określoną celebrację i poczucie odpowiedzialności za ewentualne sfałszowanie takiego podpisu. O ile zasady normujące odpowiedzialność przy składaniu podpisów elektronicznych są takie same jak przy podpisach tradycyjnych, to jednak nasza mentalność jeszcze nie zakorzeniła się w tym punkcie. Zapewne jest to kwestia czasu i orzecznictwa sądów, które pomogą w kształtowaniu świadomości i odpowiedzialności za fałszowanie składania elektronicznych oświadczeń woli, jeśli problem taki w ogóle będzie występował, ponieważ w świecie elektronicznym zostawiamy zbyt wiele śladów, aby móc liczyć na bezkarność.

Jeśli jednak marzy nam się bezpieczne podpisywanie umów drogą elektroniczną warto pomyśleć  o zaawansowanym podpisie elektronicznym. Podpis taki umożliwia ustalenie tożsamości podpisującego oraz jest powiązany ze złożonym oświadczeniem w taki sposób, że jego późniejsza zmiana jest rozpoznawalna. W tym miejscu warto przypomnieć, że szczególnego rodzaju zaawansowanym podpisem elektronicznym jest często wykorzystywany w sprawach urzędowych, podpis oparty na profilu zaufanym. Profil zaufany umożliwia sygnowanie dokumentów wyłącznie
w kontaktach z organami administracji publicznej (np. poprzez ePUAP, PUE ZUS, obywatel.gov.pl czy praca.gov.pl), nie podpisujemy nim natomiast kontraktów biznesowych.

Efektu podpisu zaawansowanego najlepiej doświadczyć korzystając ze specjalistycznych platform do podpisywania dokumentów. Podpisywanie odbywa się wówczas poprzez narzędzia szyfrujące dostawcy usług zaufania, tzw. „zaufanej strony trzeciej”, dzięki czemu uzyskujemy pewny wymiar dowodowy w razie ewentualnego sporu. Nie ma bowiem żadnych wątpliwości, że każdy podpis elektroniczny (nie tylko kwalifikowany) odnosi swój skutek prawny i jest dopuszczalny jako dowód w postępowaniu sądowym. Zapewnia to Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) Nr 910/2014, które jednocześnie zrównuje zasady korzystania z podpisów elektronicznych w całej Unii Europejskiej.

Przewagą podpisu elektronicznego nad tradycyjną formułą jest jego mobilność. Podpisujemy  w dowolnym miejscu i czasie, a o tym, że podpis został złożony, druga strona jest informowana niemal natychmiast. Nie potrzebujemy zatem wysyłania dokumentów pocztą i czekania na korespondencję zwrotną, aby móc zarchiwizować swój dokument. Nasze szafy nie wypełniają się papierem, co w przypadku umów masowych staje się szczególnie irytujące. Stawiamy na cyfrową szybkość  i przyjazność dla środowiska, ale także zaczynamy polegać na technologii, której przewidywalność  i stabilność musimy asekurować, aby nie stracić dostępu do treści dokumentów, a w ślad za tym możliwości dochodzenia naszych roszczeń.

Czy zatem cyfryzacja w obszarze dokumentów finalnie się opłaci? Ciekawą inicjatywę podjęła administracja Dubaju, która do 12 grudnia 2021 zamierza całkowicie uwolnić się od papierowych dokumentów i szacuje, że dzięki temu rocznie zaoszczędzi kwotę wystarczającą do wykarmienia  4 milionów dzieci oraz zapobiegnie wycięciu 130 000 drzew. W Polsce, coraz bardziej zdecydowane  kroki depapieryzacyjne podejmują urzędy i banki, oferując coraz więcej możliwości w zdalnym załatwieniu spraw. Od 2019 roku, przepisy umożliwiły prowadzenie  dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej, co stało się zachętą do cyfryzacji dokumentów także w obszarze HR. Wprowadzenie podpisów elektronicznych jako standardu powinno zostać poprzedzone kalkulacją kosztów i korzyści, w oparciu o indywidualne założenia i procesy biznesowe, czy będzie  to długoterminowa praktyka, czy tylko krótkotrwałe rozwiązanie na trudne czasy pandemii – czas  i postęp pokaże.

radca prawny Bartosz Wojciechowski, kancelaria Answer i Lexdigital.pl