Praca zdalna po nowemu – jak ją wdrożyć krok po kroku w urzędach i szkołach

Regulamin pracy zdalnej

Rozdział 1. Zagadnienia ogólne

§ 1

1. Praca zdalna obejmuje pracowników działów …………………………………, z wyjątkiem pracowników zatrudnionych na stanowiskach ……………………. .

2. Co do zasady u pracodawcy stosuje się pracę zdalną częściową, a limit tygodniowy dni pracy zdalnej jest ustalany z bezpośrednim przełożonym, przy czym nie może on wynosić więcej niż 4 dni tygodniowo.

3. Praca zdalna całkowita jest stosowana tylko na podstawie indywidualnego wniosku pracownika zatwierdzonego przez dyrektora jednostki.

4. Pracownicy zatrudnieni w innych działach niż wymienione w ust. 1 mają prawo jedynie do pracy zdalnej okazjonalnej na zasadach określonych w § 6 niniejszego regulaminu.

5. Pracownicy działów wymienionych w ust. 1 mają również prawo do skorzystania z uprawnienia do pracy zdalnej okazjonalnej na zasadach określonych w § 6 niniejszego regulaminu.

§ 2

1. Wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika jest uzależnione od uzgodnień z pracodawcą, w trakcie których strony uzgadniają także miejsce wykonywania pracy zdalnej.

2. Każdorazowa zmiana miejsca wykonywania pracy zdalnej przez pracownika wymaga akceptacji pracodawcy, a wykonywanie pracy zdalnej w miejscu nieuzgodnionym z pracodawcą stanowi ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych.

3. Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik jest zobowiązany do wypełnienia obowiązków, o których mowa w § 7 niniejszego regulaminu.

Rozdział 2. Rodzaje pracy zdalnej

§ 3

1. Zasady wynikające z niniejszego regulaminu dotyczą pracy zdalnej całkowitej oraz częściowej.

2. W przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie mają zastosowania przepisy regulaminu, z wyjątkiem § 5, 9, 11–16, § 18 ust. 5 i 6, oraz zasady określone w procedurze ochrony danych osobowych oraz informacji dotyczącej bhp przy pracy zdalnej.

§ 4

1. Pracodawca może wydać ogółowi pracowników polecenie wykonywania pracy zdalnej w okresie:

1) obowiązywania stanu nadzwyczajnego oraz w okresie 3 miesięcy po jego odwołaniu;

2) stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub

3) w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej.

2. Polecenie nie wymaga formy pisemnej i może zostać przekazane także w postaci elektronicznej, np. za pośrednictwem wiadomości e-mail.

3. Bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej pracownik musi złożyć oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

4. Pracodawca ma prawo do cofnięcia polecenia pracy zdalnej z dwudniowym uprzedzeniem pracownika.

5. W przypadku wydania polecenia pracy zdalnej zastosowanie znajdą zasady wynikające z niniejszego regulaminu.

§ 5

1. Praca zdalna okazjonalna może być wykonywana na podstawie wniosku pracownika złożonego w systemie do elektronicznego obiegu wniosków pracowniczych. Wniosek jest niewiążący dla pracodawcy i wymaga akceptacji przez bezpośredniego przełożonego.

2. Wniosek o pracę zdalną okazjonalną powinien zostać złożony przed rozpoczęciem dnia pracy, zgodnie z rozkładem czasu pracy obowiązującym pracownika.

3. We wniosku pracownik określa miejsce wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej oraz liczbę dni korzystania z pracy zdalnej okazjonalnej.

4. Wymiar pracy zdalnej okazjonalnej wynosi 24 dni w roku kalendarzowym i jest niezależny od wymiaru etatu pracownika.

5. Przed pierwszym wykorzystaniem pracy zdalnej okazjonalnej przez pracownika z działów niewymienionych w § 1 ust. 1 regulaminu konieczne jest wypełnienie obowiązków, o których mowa w § 7 pkt 3 lit. b oraz c, pkt 4 i 6 regulaminu.

6. W wyjątkowych sytuacjach bezpośredni przełożony ma prawo wezwać pracownika do biura w dniu, w którym wykonuje od pracę zdalną okazjonalną.

7. W dniach wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej pracownik powinien pracować zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.

8. W przypadku wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej możliwa jest kontrola pracownika na zasadach z nim ustalonych.

Rozdział 3. Prawa i obowiązki pracownika zdalnego

§ 6

1. Pracownik wykonujący pracę zdalną podlega pod przepisy regulaminu pracy i innych regulacji wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy i jest zobowiązany do wykonywania poleceń przełożonych.

2. Pracownik wykonujący pracę zdalną jest zobowiązany świadczyć pracę w godzinach wynikających z obowiązującego go rozkładu czasu pracy.

3. Pracownik wykonujący pracę zdalną jest zobowiązany do stawienia się w biurze w przypadku otrzymania takiego polecenia służbowego.

4. Pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek potwierdzać stawienie się na stanowisku pracy oraz wnioskować o pracę w godzinach nadliczbowych na zasadach określonych w niniejszym regulaminie.

5. Pracownik wykonujący pracę zdalną jest zobowiązany do przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy oraz procedury ochrony danych osobowych.

§ 7

Przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej pracownik jest zobowiązany:

1) podpisać uzgodnienie wprowadzające pracę zdalną całkowitą lub częściową (aneks do umowy o pracę wdrażający pracę zdalną);

2) potwierdzić zapoznanie się z uzupełniającą informacją o warunkach zatrudnienia;

3) potwierdzić zapoznanie się z:

a) niniejszym regulaminem,

b) procedurą ochrony danych osobowych,

c) informacją dotyczącą bhp przy pracy zdalnej, zgodnie z wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do regulaminu;

4) potwierdzić zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej;

5) odbyć szkolenie okresowe bhp, jeśli dotychczasowe szkolenie utraciło ważność;

6) złożyć oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

§ 8

1. Pracownik wykonuje pracę zdalną z wykorzystaniem sprzętu służbowego, który stanowi mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu pracodawcy.

2. Przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownik powinien się skontaktować z bezpośrednim przełożonym w celu inwentaryzacji posiadanego sprzętu służbowego.

3. Pracownik odpowiada w pełnej wysokości za szkodę powstałą w mieniu powierzonym.

4. Pracownik zgłasza zapotrzebowanie na nowy sprzęt lub narzędzia niezbędne do pracy, ale wniosek powinien być wcześniej zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego pracownika.

5. Wykorzystywanie sprzętu prywatnego do pracy zdalnej wymaga zgody i podpisania dodatkowych oświadczeń przez pracownika.

§ 9

1. W trakcie wykonywania pracy zdalnej pracownik zdalny i inni pracownicy pracodawcy kontaktują się za pośrednictwem:

1) elektronicznej poczty służbowej;

2) telefonów służbowych;

3) aplikacji do telekonferencji …………;

4) aplikacji do komunikacji ………….

2. Pracownik ma obowiązek stałego monitorowania poczty e-mail, a ostatnie odebranie poczty przychodzącej powinno nastąpić maksymalnie na …. minut przed zakończeniem pracy.

3. W trakcie spotkań online pracownik ma obowiązek włączenia kamery na polecenie przełożonego.

Rozdział 4. Obowiązki pracodawcy

§ 10

Pracodawca jest zobowiązany:

1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

2) zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

3) pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;

4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.

§ 11

Pracodawca umożliwia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną, na zasadach przyjętych dla ogółu pracowników:

1) przebywanie na terenie zakładu pracy;

2) kontaktowanie się z innymi pracownikami oraz

3) korzystanie z pomieszczeń i urządzeń pracodawcy, z zakładowych obiektów socjalnych i prowadzonej działalności socjalnej.

§ 12

1. Pracownik nie może być w jakikolwiek sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej, jak również z powodu odmowy wykonywania takiej pracy.

2. Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem jednak odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.

Rozdział 5. Czas pracy pracownika zdalnego

§ 13

1. Pracownik wykonujący pracę zdalną pracuje w systemie i rozkładzie czasu pracy wynikającym z regulaminu pracy, a więc jego godziny pracy w biurze oraz pracy zdalnej są tożsame.

2. W dniach pracy zdalnej pracownik ma prawo do przerw wynikających z regulaminu pracy.

3. W przypadku indywidualnych potrzeb pracownika możliwe jest ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w trakcie wykonywania pracy zdalnej. W tym celu pracownik powinien złożyć wniosek e-mailowo do swojego bezpośredniego przełożonego. Wniosek nie jest wiążący dla pracodawcy.

§ 14

1. Pracownik zdalny zgłasza nieobecność w pracy za pośrednictwem e-maila do bezpośredniego przełożonego.

2. W pozostałym zakresie w odniesieniu do kwestii związanych z usprawiedliwianiem nieobecności zastosowanie mają ogólne zasady wynikające z przepisów regulaminu pracy.

§ 15

1. W trakcie wykonywania pracy zdalnej pracownik może wykonywać pracę w godzinach nadliczbowych, jeśli otrzyma stosowne zlecanie nadgodzin od bezpośredniego przełożonego. Zlecenie jest przekazywane w postaci elektronicznej.

2. Pracownik zdalny może złożyć wniosek elektroniczny o zgodę na pracę w godzinach nadliczbowych, jeśli przewiduje taką konieczność. Rozpoczęcie pracy w nadgodzinach w takim przypadku nie może nastąpić przed zatwierdzeniem wniosku przez bezpośredniego przełożonego.

3. W przypadku wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych, o których mowa w ust. 1 lub 2, pracownik ma obowiązek zarejestrować dodatkową pracę w sposób ……………..

4. Praca dodatkowa po normalnych godzinach pracy bez uzyskania na nią zgody nie będzie uznawana za pracę w godzinach nadliczbowych.

§ 16

1. W przypadku wykonywania pracy zdalnej możliwe jest składanie przez pracowników elektronicznych wniosków o wyjście prywatne w godzinach pracy lub o czas wolny w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych.

2. Pracownik wykonujący pracę zdalną składa wnioski urlopowe i dotyczące innych absencji z wykorzystaniem pulpitu pracowniczego. W tym zakresie obowiązki pracownika są tożsame jak w przypadku złożenia wniosku urlopowego w trakcie pracy wykonywanej stacjonarnie.

Rozdział 6. Koszty pracy zdalnej

§ 17

1. Pracodawca, będąc odpowiedzialny za przestrzeganie przepisów bhp, na wniosek pracownika nieposiadającego biurka i krzesła spełniających wymagania ergonomii określone w informacji bhp, wypłaca jednorazowe dofinansowanie do stanowiska pracy zdalnej w kwocie …… PLN (słownie:…….). Dofinansowanie jest wypłacane z najbliższym wynagrodzeniem płatnym pracownikowi po złożeniu przez niego wniosku.

2. W związku z faktem wykorzystywania przez pracownika własnych narzędzi w postaci: ………………… pracodawca wypłaca ryczałt za ich wykorzystywanie w kwocie ….. zł (słownie: …….).

3. Wszystkim pracownikom wykonującym pracę zdalną całkowitą lub częściową jest wypłacany ryczałt z tytułu kosztów prądu i Internetu w kwocie ……. zł (słownie: …….) za godzinę pracy zdalnej.

4. Kwota ryczałtu, o którym mowa w ust. 3, została ustalona na podstawie danych pochodzących z działu IT dotyczących zużycia prądu przez urządzenia techniczne wykorzystywane przez pracowników, średnich cen prądu u operatorów działających na terenie województwa, na terenie którego mieści się siedziba pracodawcy oraz na podstawie średnich cen pakietów internetowych u ogólnopolskich dostawców Internetu.

5. Ryczałt jest ustalany na podstawie danych zarejestrowanych w systemie informatycznym, w którym pracownicy zaznaczają fakt wykonywania pracy zdalnej.

§ 18

1. Pracodawca odpowiada za zapewnienie pracownikom wykonującym pracę zdalną instalacji, serwisu, konserwacji narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. W tym zakresie pracownik, organizując swoje stanowisko pracy zdalnej, może się skontaktować z IT helpdesk pod numerem telefonu …………… lub e-mailem ……………

2. Pracownik nie powinien dokonywać aktualizacji systemów operacyjnych lub aplikacji stosowanych w pracy bez powiadomienia e-mailem działu IT i otrzymania akceptacji dla dalszych działań.

3. W przypadku awarii sprzętu powierzonego pracownikowi przez pracodawcę pracownik powinien to niezwłocznie zgłosić do IT helpdesk. Pracownik nie może dokonywać we własnym zakresie żadnych napraw powierzonego sprzętu oraz nie może zlecić napraw specjalistom spoza zakładu pracy.

4. Po zgłoszeniu awarii pracownik działu IT podejmuje decyzję co do dalszych kroków i w przypadku poważnej awarii informuje o tym fakcie bezpośredniego przełożonego pracownika w celu podjęcia decyzji, czy pracownik nie powinien zostać wezwany do biura.

5. W przypadku awarii domowego Internetu, z którego pracownik korzysta, pracownik powinien poinformować o tym fakcie bezpośredniego przełożonego w celu podjęcia decyzji o dalszym przebiegu dnia pracy. Jeśli przełożony stwierdzi, że nie ma zadań, jakie pracownik mógłby nadal wykonywać zdalnie, może wydać pracownikowi polecenie stawienia się w biurze i podjęcia pracy stacjonarnej.

6. W przypadku, o którym mowa w ust. 5, jeśli pracownik posiada telefon służbowy, możliwe jest ustalenie, że pracownik w danym dniu będzie wykonywał dalej pracę zdalną, korzystając z Internetu udostępnionego z telefonu służbowego.

§ 19

1. Pracownik wykorzystujący własny sprzęt do celów służbowych jest zobowiązany do zgłoszenia do działu IT rodzaju urządzeń technicznych wykorzystywanych do pracy w celu prowadzenia odpowiedniej ewidencji sprzętu.

Rozdział 7. Kontrola pracy zdalnej

§ 20

1. Pracodawca jest uprawniony do dokonywania kontroli pracy zdalnej w zakresie:

1) wykonywania pracy przez pracownika;

2) bhp przy pracy zdalnej;

3) przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

2. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika. W miarę możliwości kontrola powinna zostać ustalona z jednodniowym wyprzedzeniem.

3. Kontrola może być przeprowadzona także online z wykorzystaniem kamerki w telefonie służbowym lub aplikacji do spotkań. W takim przypadku pracownik ma obowiązek pokazania stanowiska pracy w czasie rzeczywistym w trakcie rozmowy lub telekonferencji.

4. Do przeprowadzania kontroli są uprawnione osoby z działu HR, działu bhp oraz z działu bezpieczeństwa i ochrony danych osobowych, a także bezpośredni przełożony pracownika. Kontroli dokonuje każdorazowo dwuosobowy zespół złożony z pracowników z ww. działów.

5. Osoby dokonujące kontroli powinny posiadać odpowiednie upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, w tym danych szczególnych kategorii.

6. Zespół kontrolny dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.

7. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

8. Kontrola nie wymaga sporządzenia protokołu, jeśli w jej trakcie nie stwierdzono uchybień w przestrzeganiu przepisów bhp i dotyczących ochrony danych osobowych. W przypadku stwierdzenia uchybień konieczne jest sporządzenie protokołu z kontroli opisującego ustalony stan faktyczny, pod którym powinien podpisać się zespół dokonujący kontroli oraz pracownik kontrolowany.

§ 21

1. Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określonych w informacji, o której mowa lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, opisanych w procedurze, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.

2. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

3. Niestawienie się przez pracownika w biurze w terminie określonym przez pracodawcę oznacza ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

§ 22

Uprawnienie pracodawcy do dokonywania kontroli pracy zdalnej jest niezależne od monitoringu pracownika wykonującego pracę zdalną, który jest możliwy zgodnie z przepisami regulaminu pracy.

Rozdział 8. Przepisy końcowe

§ 23

1. Regulamin wchodzi w życie z 7 kwietnia 2023 r.

2. Regulamin jest dostępny dla pracowników w sieci intranet oraz w postaci papierowej w dziale kadr.

3. Niniejszy regulamin zastępuje wszystkie dotychczasowe regulacje dotyczące wykonywania pracy zdalnej zarówno na poziomie zakładowym, jak i indywidualne polecenia pracy zdalnej wynikające z wcześniej obowiązujących przepisów epidemicznych.

4. Zmiana regulaminu jest dokonywana w trybie analogicznym do jego przyjęcia i powinna być ogłaszana załodze w trybie zwyczajowo przyjętym u pracodawcy na …… dni przed jej wejściem w życie.

§ 24

1. Każdy pracownik wykonujący pracę zdalną całkowitą lub częściową jest zobowiązany do zapoznania się z niniejszym regulaminem, co powinno nastąpić przed rozpoczęciem wykonywania pracy zdalnej.

2. Za zapoznanie się pracowników z regulaminem odpowiedzialni są bezpośredni przełożeni.

3. Pracownik składa oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem, które zostanie przekazane do działu kadr w celu umieszczenia go w aktach osobowych.

4. W przypadku pracowników wykonujących jedynie pracę zdalną okazjonalną bezpośredni przełożeni oraz dział HR są zobowiązani do zapoznania pracowników z przepisami niniejszego regulaminu w zakresie, w jakim dotyczy on pracy zdalnej okazjonalnej.

W imieniu pracodawcy: W imieniu pracowników:

…………………………………………… …………..................................

(podpisy pracodawcy (podpisy przedstawicieli lub osób uprawnionych załogi)

do reprezentacji pracodawcy)

©℗

Porozumienie zmieniające warunki zatrudnienia

Strony umowy o pracę zawartej w dniu ….. wspólnie uzgadniają nowe warunki pracy, które będą obowiązywały od dnia …… w związku z uzgodnieniem wykonywania pracy zdalnej przez pracownika.

W umowie o pracę dodaje się § ….. o następującej treści:

„Pracownik będzie wykonywał pracę zdalną częściową/całkowitą*.

Wymiar pracy zdalnej będzie wynosił ……………………………………………………...

Strony uzgadniają, że praca zdalna będzie wykonywana w miejscu ………………………………………………………………………………………”.

…………………..........……. ................................…….……………………………………

(podpis pracownika) (podpis osoby reprezentującej pracodawcę)

*należy wybrać właściwą opcję ©℗

Uzupełniająca informacja o warunkach zatrudnienia dla pracownika wykonującego pracę zdalną

………………………………...................

(imię i nazwisko pracownika)

Informacja o warunkach zatrudnienia dotyczących pracy zdalnej

Na podstawie art. 6721 § 2 k.p. pracodawca informuje, że Pani/Pana stanowisko pracy znajduje się w strukturze

organizacyjnej pracodawcy w dziale/wydziale/departamencie* …………………………………………………………………………….

Osobą upoważnioną zgodnie z art. 31 k.p. do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy w stosunku

do Pani/Pana jest** ………………………….......................................................... .

Osobą odpowiedzialną za bezpośrednią współpracę z Panią/Panem w trakcie wykonywania pracy zdalnej jest*** ……………………………………………………………………………..

Osobą upoważnioną do kontroli w trakcie pracy zdalnej:

1) w aspekcie wykonywania pracy zdalnej jest ……………………………………………;

2) w zakresie aspektów związanych z bhp jest …………………………………………….;

3) w zakresie bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych jest………………. .

Potwierdzam otrzymanie informacji

…………………………………………. ......................................................................

(data potwierdzenia****) (imię i nazwisko, podpis pracownika)

* Wybrać właściwe.

** stanowisko pracownika, organu upoważnionego

*** stanowisko pracownika, ewentualnie imię i nazwisko pracownika

**** Przekazanie informacji powinno nastąpić najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez pracownika wykonywania pracy zdalnej. ©℗