Praca zdalna okazjonalna nie taka prosta dla pracodawców

Udzielanie przez pracodawcę zgody na pracę zdalną na wniosek pracownika można, a wręcz trzeba dodatkowo uregulować w przepisach wewnętrznych każdej firmy. Możliwe są różne rozwiązania i ograniczenia.

Bardzo prosta regulacja pracy zdalnej okazjonalnej zawarta w nowym art. 6733 kodeksu pracy okazuje się dla pracodawców zbyt ogólna. Potwierdzają to sygnały napływające z Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej (MRiPS), które wyjaśnia przedsiębiorcom wchodzące w życie od 7 kwietnia przepisy. Z informacji opublikowanych dotychczas przez resort wynika, że wniosek o udzielenie pracy zdalnej okazjonalnej nie jest wiążący dla pracodawcy oraz że nie musi on zapewniać takiemu pracownikowi materiałów i narzędzi pracy.

– Ze strony pracodawców pojawia się jednak mnóstwo dodatkowych pytań dotyczących pracy zdalnej okazjonalnej. Mają one praktyczny charakter, np. jak powinien wyglądać wniosek o taką pracę, czy można wprowadzić obowiązek złożenia go z wyprzedzeniem, czy też jak ma wyglądać odmowa uwzględnienia tego wniosku – sygnalizuje Marcin Stanecki, dyrektor departamentu prawa pracy w MRiPS.

Jak urlop na żądanie

– Czytając nowe przepisy, można powiedzieć, że procedura udzielania pracy zdalnej okazjonalnej nie jest doprecyzowana. To ma swoje zalety, ale wymaga zwrócenia na to uwagi przez pracodawców – komentuje Robert Lisicki, dyrektor departamentu pracy w Konfederacji Lewiatan.

Dlatego wielu przedsiębiorców rozważa wprowadzenie dodatkowych regulacji w tym zakresie, które wskażą, do kogo należy kierować wnioski w takiej sprawie i z jakim wyprzedzeniem. Okazało się bowiem, że część pracodawców dopuszcza złożenie takiego wniosku przed rozpoczęciem pracy w danym dniu. Inni rozważają wprowadzenie wymogu, aby wniosek w tej sprawie został złożony dzień wcześniej. – Wprowadzając zasady składania wniosków o pracę okazjonalną, niektórzy pracodawcy korzystają z procedur rozpatrywania wniosków o udzielenie urlopu na żądanie – dodaje ekspert.

Wszystko bowiem wskazuje na to, że wnioski o pracę zdalną okazjonalną będą wpisywały się w sytuacje, w których obecnie pracownicy stosowali urlopy na żądanie. Może się okazać, że po zmianach wnioski o pracę z domu będą składane w sytuacjach awaryjnych, gdy możliwość pracy zdalnej w danym dniu ułatwi godzenie życia zawodowego i prywatnego pracownika, bez potrzeby brania wolnego.

– Z perspektywy pracodawców praca zdalna okazjonalna ma potencjał, aby zastąpić urlopy na żądanie. Dużo jednak zależy od pracodawców, czy będą zainteresowani udzielaniem zgody na taką pracę, co tylko z pozoru wydaje się bardzo proste. Z jednej strony, zgodnie z przepisami, wniosek o pracę zdalną okazjonalną może być złożony zarówno na papierze, jak i w formie elektronicznej, co oznacza, że zarówno wniosek, jak i odpowiedź przełożonego może nastąpić nawet w drodze wymiany SMS-ów – podpowiada Bartosz Tomanek, adwokat, partner zarządzający zespołem PCS | Littler w Gdańsku. Z drugiej strony muszą jednak przy takiej pracy zostać zachowane wszystkie rygory dotyczące bezpieczeństwa i higieny, podobnie jak przy zwykłej pracy zdalnej.

Bezpieczne warunki

– Przed udzieleniem zgody na pracę zdalną okazjonalną pracownik musi złożyć wynikające z art. 6731 par. 7 k.p. oświadczenie zawierające potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy – podkreśla Robert Lisicki. Oznacza to, że za każdym razem, gdy pracownik złoży wniosek o taką pracę, będzie musiał poinformować przełożonego, gdzie ta praca będzie się odbywała, aby ten mógł się upewnić, że wcześniejsze oświadczenie pracownika zachowało aktualność. W praktyce może się też okazać, że w sytuacji, gdy za każdym razem będzie inne miejsce świadczenia takiej pracy, pracownik składający wniosek będzie musiał złożyć 24 różne oświadczenia potwierdzające zachowanie warunków bezpieczeństwa przy pracy zdalnej okazjonalnej.

– Ma to kluczowe znaczenie, jeśli chodzi o odpowiedzialność pracodawcy, gdy dojdzie do wypadku podczas takiej pracy – dodaje mec. Bartosz Tomanek. – To, że praca odbywa się w domu zatrudnionego i na jego wniosek, nie zdejmuje odpowiedzialności z pracodawcy za warunki takiej pracy. Dlatego oświadczenia pracowników o tym, że te warunki są bezpieczne, ma w praktyce ogromne znaczenie. Biorąc to pod uwagę, wielu pracodawców z wyprzedzeniem zbiera takie oświadczenia, by móc sprawnie rozpatrywać wnioski o pracę zdalną okazjonalną – wskazuje.

Z informacji DGP wynika także, że choć nowe przepisy nie wymagają od pracodawców tłumaczenia odmowy zgody na pracę zdalną okazjonalną, część przedsiębiorców będzie informowało zatrudnionych o przyczynach odmowy. Ma to bowiem znaczenie szczególnie w administracji publicznej czy u przedsiębiorców dbających o wysoki standard zarządzania personelem. ©℗

• – określa procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej (przekazywania informacji i porozumiewania się w czasie pracy zdalnej) oraz przeprowadza, w miarę̨ potrzeby, instruktaż̇ i szkolenie w tym zakresie; pracownik potwierdza w postaci papierowej lub elektronicznej zapoznanie się z tymi procedurami;
• – przeprowadza ocenę ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną z uwzględnieniem w szczególności wpływu tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:

• – ustala zasady kontroli wykonywania pracy zdalnej, kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• – dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez pracownika oświadczenia w postaci papierowej lub elektronicznej, zawierającego potwierdzenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy.

• – nie można udzielić pracy zdalnej okazjonalnej w drodze uzgodnienia czy polecenia pracodawcy;
• – nie trzeba zawierać porozumienia zbiorowego czy wprowadzać regulaminu pracy zdalnej;
• – nie ma wymogu informowania, w jakiej jednostce organizacyjnej pracodawcy jest zatrudniony pracownik czy z kim ma się kontaktować w czasie zdalnego zatrudnienia;
• – nie trzeba wprowadzać możliwości odwołania pracownika z pracy zdalnej;
• – pracodawca nie musi m.in. zapewniać materiałów i narzędzi pracy, instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi pracy, zapewniać pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomocy technicznej niezbędnych do wykonywania tej pracy.