Sposobów na to jest kilka. Można m.in. podpisać stosowną umowę z twórcą lub innym posiadaczem praw (np. umowę licencyjną). Można też uiszczać stosowną rekompensatę za korzystanie z utworu.
Właśnie taki charakter rekompensaty mają tzw. opłaty reprograficzne oraz opłaty od czystych nośników. Skąd się one biorą? Autorskie prawa osobiste i majątkowe mają charakter bezwzględny, co oznacza, iż tylko twórca lub posiadacz praw może tymi prawami rozporządzać i decydować, czy i na jakich warunkach udostępnić utwór. Biorąc pod rozwagę interesy użytkowników – obywateli i instytucji, wynikające z pozytywnych aspektów korzystania z szeroko rozumianej twórczości, ustawodawca przewidział jednak pewne wyjątki od tej bezwzględności. Do ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1231 ze zm.; dalej jako u.p.a.p.p.) wprowadzono przepisy o dozwolonym użytku (rozdział 3, oddział 3). Chodzi o zasady, na jakich można korzystać z utworów bez pytania autora czy też innego posiadacza praw o zgodę. Zasady te nie mogą naruszać normalnego korzystania z utworu ani godzić w słuszne interesy twórcy (art. 35 u.p.a.p.p.) i muszą być wyraźnie wymienione w ustawie.
Obok użytku publicznego (np. wyjątki dla szkół, bibliotek, archiwów) ustawodawca przewidział także dozwolony użytek osobisty. Zgodnie z art. 23 ust. 1 u.p.a.p.p. bez zezwolenia twórcy wolno nieodpłatnie korzystać z już rozpowszechnionego utworu w zakresie własnego użytku osobistego, który – co sprecyzowano w ust. 2 – „obejmuje korzystanie z pojedynczych egzemplarzy utworów przez krąg osób pozostających w związku osobistym, w szczególności pokrewieństwa, powinowactwa lub stosunku towarzyskiego”.
Aby jednak uniknąć sytuacji, w której twórca zostałby pozbawiony jakiegokolwiek dochodu, wprowadzono właśnie wspomniane rekompensaty. Obywatel, który korzysta z utworów dla własnego użytku osobistego, nie musi bezpośrednio płacić twórcy. Ten ostatni bowiem (zgodnie z art. 20 u.p.a.p.p.) otrzymuje środki za pośrednictwem właściwych organizacji zbiorowego zarządzania od producentów i importerów urządzeń służących zarówno do kopiowania (np. ksero, skaner), jak i do utrwalania kopii, czyli tzw. czystych nośników (np. papier, płyta CD/DVD). Wspomniane urządzenia czy nośniki są wyraźnie ustalone przez ustawodawcę i wymienione we właściwym rozporządzeniu (Dz.U. z 2003 r. nr 105, poz. 991), które było po raz ostatni nowelizowane w 2011 r. (w przypadku kserokopiarek i związanych z nimi czystych nośników – Dz.U. z 2011 r. nr 105, poz. 616) oraz w 2008 r. (w przypadku magnetowidów, magnetofonów, kaset itp. – Dz.U. z 2008 r. nr 235, poz. 1599). Problem polega właśnie na tym, iż ten akt wykonawczy nie był od wielu lat uaktualniany i tym samym nie uwzględnia postępu technologicznego. Kto z nas korzysta jeszcze z radiomagnetofonów, kaset wideo czy faksów? Daleko częściej do kopiowania służą nam aparaty cyfrowe, w tym te w smartfonach, których wspomniany akt nie zawiera.
Lista urządzeń i czystych nośników wymaga nowelizacji. Polska jest jednym z kilku krajów europejskich, które nie dostosowały do rzeczywistości spisu zawartego w ww. rozporządzeniu. Twórcy nie otrzymują zatem rekompensat w należytej wysokości. Trzeba tutaj od razu wyraźnie stwierdzić, iż nie chodzi wcale o jakikolwiek – jak to starają się lansować przeciwnicy tych słusznych przecież rekompensat – podatek. Głoszone przez nich hasła typu „podatek od smartfonów” to po prostu czysta manipulacja. I to tym bardziej że w krajach, w których środki na rekompensaty dla twórców są pobierane od nowoczesnych urządzeń i nośników, w tym od smartfonów, urządzenia te są tańsze niż w Polsce. Zatem przedmiotowe opłaty nie wpływają na cenę towarów, nie wspominając już nawet, iż wynoszą one zaledwie kilka procent (maks. 3 proc.).
Na przykład – za kartkę papieru opłata ta wynosi 1,25 proc., za płytę CD – 1,72 proc., a za DVD – 2,53 proc. Oponenci wprowadzania opłat od smartfonów twierdzą, iż przy 6 proc. stawce opłaty (choć o takiej stawce nie ma mowy), cena telefonu mogłaby wzrosnąć o 300 zł. To jednak oznaczałoby, iż ten smartfon musiałby kosztować 5 tys. zł, a takich na rynku jest chyba niewiele. Przeciwnicy ci powołują się także na bliżej niekreślone badania, z których ma wynikać, iż tablet czy smartfon nie służy dziś do kopiowania utworów, a ponadto opłaty jako rekompensaty za dozwolony użytek osobisty nie powinny obejmować sprzętu kupowanego w ramach przetargów dla administracji czy obrotu profesjonalnego.
Z badań przeprowadzonych przez Kantar jesienią 2020 r. (czyli z aktualnych badań) wynika coś zupełnie innego. Po pierwsze, wykazano wyraźnie, iż smartfony służą do kopiowania i utrwalania utworów. Co piąty badany (21 proc.) kopiuje muzykę do pamięci smartfona, 6 proc. kopiuje filmy, a prawie co drugi respondent (45 proc.) kopiuje do pamięci telefonu komórkowego teksty (zaś do tabletu 12 proc.), przy czym trzeba pamiętać, że dostępne już od dawna aplikacje do smartfonów umożliwiają nie tylko fotografowanie tekstów, lecz także ich skanowanie i dalszą obróbkę. Po drugie, w raporcie odnotowano, iż 58 proc. respondentów korzysta przy kopiowaniu z własnych urządzeń. Tylko co piąty badany (21 proc.) używa urządzeń dostępnych w pracy. Badanie zostało przeprowadzone na ogólnopolskiej, reprezentatywnej próbie osób w wieku 15–75 lat, o liczebności N = 3003, dobranej z uwzględnieniem danych GUS na temat gęstości zaludnienia, w podziale na płeć i wiek oraz z uwzględnieniem regionów geograficznych oraz wielkości miejscowości zamieszkania.
Wprowadzanie zatem rekompensaty za aparaty cyfrowe czy smartfony jest konieczne. Nowoczesny telefon komórkowy służy do wielu celów, nie tylko do prowadzenia rozmów i wysyłania wiadomości SMS – coraz częściej do kopiowania i przechowywania utworów. Zasadne wydaje się zatem objęcie smartfonów opłatą reprograficzną. Gdyby np. ustalono ją na poziomie 1,5 proc., oznaczałoby to, iż w cenie smartfonu wynoszącej 1 tys. zł byłoby to 15 zł. Dla producenta i importera to kwota nieistotna, niewymagająca przenoszenia jej na nabywcę. Dla twórców jednak to kwota fundamentalna. Na razie jednak autorzy, pisarze, malarze, dziennikarze, graficy, muzycy, filmowcy i wielu innych artystów – słowem wszyscy twórcy są pozbawieni rekompensaty za coraz szersze wykorzystywanie wytworów ich twórczej działalności. Nadszedł czas, by polscy decydenci – wzorem innych krajów – dokonali nowelizacji rozporządzeń. Jest to warunek sine qua non dla utrzymania poziomu kreatywności i zapewnienia szerokiej oferty kulturalnej dla społeczeństwa.