Choć na temat zmian w tym formularzu napisano już chyba wszystko, to u podatników, a także pracowników działów kadr i księgowości wciąż można zaobserwować pewną nerwowość związaną z przepisami, które wchodzą w życie od Nowego Roku. Wiele z tych osób błędnie interpretuje niektóre zasady.
Stosowanie nowego wzoru formularza jest obowiązkowe – NIEPRAWDA
Udostępniony już PIT-2 (wersja 9) ma charakter fakultatywny, ma pomagać podatnikom i płatnikom, ale nie musi być przez nich stosowany. Generalnie wszelkie oświadczenia i wnioski podatnik winien przekazywać płatnikowi na piśmie (co nie jest nowością), jednak nie muszą one być składane za pomocą formularza PIT-2. Co więcej, prawodawca wskazał, że owe wnioski i oświadczenia mogą być również składane w inny sposób przyjęty u danego płatnika. Możliwe jest wprowadzenie przez płatnika procedury elektronicznej przy składaniu wniosków i oświadczeń. Oczywiście wówczas należy zadbać, aby nie budziła wątpliwości autentyczność dokumentu i było jasne, że jego autorem jest dany podatnik. Zasadniczo prawodawca scedował na płatnika kompetencje do ustalania alternatywnych do zwykłej formy pisemnej metod komunikacji z podatnikiem, w ramach której ten ostatni będzie przekazywał oświadczenia i wnioski płatnikowi. Jeżeli weźmie się pod uwagę chociażby kwestię odpowiedzialności za ewentualne zaległości przy naliczaniu zaliczek wynikających z działania płatnika na wniosek podatnika, to – mimo tak daleko idącego odformalizowania zasad składania wniosków i oświadczeń – należy zadbać, by możliwe było wykazanie treści oświadczenia czy wniosku podatnika i daty jego złożenia płatnikowi.
Moim zdaniem z przepisów wynika, że – wbrew temu, co mogłaby sugerować treść nowego wzoru PIT-2 – formularz ten nie jest obligatoryjny także wtedy, gdy płatnik nie ustalił innego formularza. Jeżeli zatem płatnik nie wprowadzi wewnętrznych zasad składana wniosków i oświadczeń, to podatnik może złożyć je w formie pisemnej w dowolnym kształcie. Może posłużyć się formularzem PIT-2 lub samodzielnie spisać oświadczenie czy wniosek, zamieszczając w nim klauzulę o odpowiedzialności karnej. Bez wątpienia jednak wygodniejsze jest posługiwanie się formularzem PIT-2 przygotowanym przez ministra finansów.
Czytaj też: „Jak przygotować się do zmian w 2023 r.”
Płatnik zawsze ponosi odpowiedzialność za pobranie zaliczki w niewłaściwej wysokości – NIEPRAWDA
Począwszy od 2023 r., nie tylko zostały zunifikowane reguły składania płatnikom oświadczeń, lecz także przyjęto, że to na podatnikach będzie spoczywał ciężar odpowiedzialności za zaległości w PIT, jeżeli powstaną one na skutek tego, że płatnik zastosuje się do mających wpływ na wysokość zaliczki wniosków lub oświadczeń otrzymanych od podatnika. Jest to konsekwencją wyłączenia stosowania art. 26a par. 2 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1540; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2180) w odniesieniu do przypadków, w których płatnik działa na wniosek czy na podstawie oświadczenia podatnika złożonego w trybie określonym w rozdziale 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1128; ost.zm. Dz.U. z 2022 r. poz. 2463; dalej: ustawa o PIT).
Przypomnieć bowiem należy, że do tej pory nie zawsze miała zastosowanie ogólna zasada zapisana w art. 30 par. 5 ordynacji podatkowej, zgodnie z którą płatnik nie ponosi odpowiedzialności za powstałą zaległość podatkową, jeżeli powstała ona z winy podatnika. Właśnie na podstawie wspomnianego art. 26a par. 2 ordynacji podatkowej zniesienie odpowiedzialności płatnika nie miało zastosowania w przypadku, gdy zaległość dotyczy przychodów ze stosunku pracy (art. 12 ustawy o PIT), przychodów z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 ustawy o PIT) oraz przychodów z praw majątkowych (art. 18 ustawy o PIT). Wyłączenie stosowania art. 26a par. 2 ordynacji podatkowej spowoduje, że to na podatniku będą spoczywały konsekwencje złożenia nieprawdziwego oświadczenia, a także braku koniecznej aktualizacji wcześniej przekazanej płatnikowi informacji.
Nie może budzić wątpliwości, że wprowadzona zmiana ma fundamentalne wręcz znaczenie dla płatników, bo nie dość, że ogranicza ich odpowiedzialność (skutek bezpośredni), to jednocześnie jest swoistą zachętą dla podatników, by ci dbali o prawdziwość i aktualność składanych oświadczeń oraz informacji udostępnianych w przekazywanych wnioskach. Jest to uczciwe wobec płatników rozwiązanie, zwłaszcza że ani w obecnym, ani w przyszłym stanie prawnym prawodawca nie udziela płatnikowi żadnych prawnych prerogatyw, które pozwoliłyby mu na przeprowadzanie kontroli prawdziwości oświadczeń i informacji uzyskanych od podatnika. Płatnik, otrzymawszy oświadczenie lub wniosek od podatnika, co do zasady jest związany jego treścią, nawet jeżeli prawdziwość danych budzi wątpliwości. Na podstawie złożonego PIT-2 płatnik powinien podjąć działania nie później niż w miesiącu następującym po miesiącu otrzymania (organom rentowym został przyznany dodatkowy miesiąc).
Nie powinno budzić wątpliwości to, że nowa zasada dotycząca ograniczenia odpowiedzialności płatnika będzie miała zastosowanie niezależnie od tego, czy otrzyma on stosowne oświadczenie czy wniosek po 31 grudnia 2022 r., czy będzie działać na podstawie dokumentu uzyskanego od podatnika wcześniej.
Nie tylko pracownicy będą mogli złożyć nowy formularz – PRAWDA
W zmianach wprowadzanych od 2023 r. w rozdziale 7 ustawy o PIT, który określa zasady naliczania zaliczek przez płatników, prawodawca w znacznym stopniu ujednolicił zasady przekazywania wniosków i oświadczeń wpływających na zasady naliczania zaliczek na PIT. Wskazując na ujednolicenie, mam na myśli to, że będą to reguły uniwersalne, mające zastosowanie niezależnie od tego, do jakiego źródła został zaliczony przychód podatnika, dla którego płatnik naliczy zaliczki na PIT. Złożone oświadczenia pozwolą więc płatnikowi na prawidłowe naliczanie zaliczek zarówno od wynagrodzeń wypłacanych pracownikom, jak i w ramach innych niż umowa o pracę stosunków prawnych, np. na podstawie umowy zlecenia czy o dzieło.
Dotychczas złożony PIT-2 zachowuje ważność – PRAWDA
Wprawdzie od 2023 r. obowiązywać będą nowe zasady składania wniosków i oświadczeń, lecz prawodawca stosuje zasadę kontynuacji, wedle której skuteczne pozostaną wcześniej złożone wnioski i oświadczenia, jeżeli podatnik nie odwoła ich ani nie zmieni. Oznacza to, że znaczna część podatników, która złożyła już w tym roku czy wcześniej stosowne oświadczenie, nie musi składać kolejnego.
Oczywiście podatnik będzie musiał złożyć odpowiednie oświadczenie, chcąc skorzystać z możliwości współdzielenia kwoty wolnej pomiędzy płatnikami czy z innej nieistniejącej do tej pory instytucji (np. niepobieranie przez płatnika zaliczek, gdy roczny niezwolniony dochód podatnika podlegający opodatkowaniu według skali nie przekroczy 30 000 zł), a także gdy dopiero w nowym stanie prawnym nabędzie jakieś uprawnienie (np. pracownik będący jednocześnie przedsiębiorcą chce, by płatnik rozliczał kwotę wolną przy wyznaczaniu zaliczek przez niego naliczanych). Przy czym nie w każdym przypadku złożenie takiego oświadczenia w styczniu spowoduje, że płatnik zastosuje je dopiero od lutego. Nic nie będzie stało na przeszkodzie, by otrzymawszy je wystarczająco wcześnie (tj. przed naliczeniem zaliczek), płatnik uwzględnił je już w styczniowej wypłacie.
Ponadto – przy generalnej zasadzie kontynuacji wniosków i oświadczeń – w przypadku niektórych konieczne jest ich coroczne składanie. Moim zdaniem do grupy wniosków i oświadczeń, które mają ograniczony okres skuteczności, zalicza się np. oświadczenia, w których podatnik informuje, że w danym roku zamierza rozliczyć się jako samotny rodzic lub wspólnie z małżonkiem, a dziecko czy małżonek nie ma dochodów lub zarabia znacznie mniej od podatnika.
Kwestie związane z formularzem PIT-2 – czy raczej wnioskami i oświadczeniami w nim zawartymi – są ważne nie tylko na przełomie lat podatkowych (chociaż przełom lat 2022 i 2023 jest szczególnie ważny, gdyż nowe przepisy wchodzą w życie). Trzeba bowiem raz jeszcze przypomnieć, że zasady składania wniosków i oświadczeń są stosowane również przy ich odwoływaniu czy aktualizacji. W bezpośredni sposób wynika to z tego, że aktualizacja jest dokonywana przez podatnika w drodze kolejnego wniosku lub oświadczenia – niezależnie od tego, czy zmiana wpływa na zwiększenie czy obniżenie zaliczek na PIT. ©℗
Wnioski
Niewątpliwie płatnicy – w szczególności obsługujący większą liczbę podatników – powinni ułatwić życie sobie i podatnikom, wprowadzając jasne zasady składania (w tym aktualizacji) przez podatników wniosków i oświadczeń. Pozwoli to nie tylko na naliczanie we właściwy sposób zaliczek, ułatwiając tym samym unikanie konfliktów z organami, jak również na linii podatnik–płatnik, lecz także na ustalanie, na kim spoczywa odpowiedzialność za zaległości zaliczkowe, gdyby takie wystąpiły. Jak się zdaje, dobrą praktyką jest posługiwanie się formularzem PIT-2, czy to w wersji papierowej, czy elektronicznej, którego doręczenie następuje według zasad ustalonych przez płatnika, ale z zachowaniem zasady autentyczności i integralności składanego dokumentu.
Biorąc pod uwagę konstrukcję wprowadzanych przepisów, stosowanie formularza PIT-2 powinno ułatwiać, a nie komplikować zasady składania wniosków i oświadczeń. Gdyby posługiwanie się nim przysparzało jednak dodatkowych trudności, to płatnik powinien po prostu zrezygnować z jego stosowania. ©℗
