Nadciągają kontrole ochrony danych osobowych. Kary i obowiązki administratorów

W 2025 roku Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) skupi się głównie na dwóch obszarach: bezpieczeństwie danych medycznych i przetwarzaniu danych dzieci. Jednak, oprócz zaplanowanych kontroli, Prezes UODO będzie mógł również przeprowadzać kontrole doraźne, które będą wynikały z podejrzeń naruszenia ochrony danych przez administratorów.

Rodzaje kontroli UODO

Polska ustawa o ochronie danych osobowych przewiduje trzy rodzaje kontroli, które może przeprowadzać Prezes UODO:

• Kontrola planowa – przeprowadzana zgodnie z zatwierdzonym rocznym planem kontroli, który jest sporządzany przez Prezesa.
• Kontrola doraźna – inicjowana w sytuacji, gdy Prezes UODO uzyska informacje o możliwych naruszeniach ochrony danych osobowych. Takie informacje mogą pochodzić z różnych źródeł, w tym od osób, które zgłoszą nieprawidłowości.
• Kontrola w ramach monitorowania stosowania RODO – nadzorowanie przestrzegania przepisów Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.

Prezes UODO ma swobodę w kształtowaniu planu kontroli, a jego działania mogą obejmować zarówno zaplanowane, jak i doraźne kontrole, zwłaszcza w przypadku naruszeń związanych z danymi wrażliwymi, jak dane medyczne czy dotyczące dzieci.

Kary za naruszenia ochrony danych osobowych

Zgodnie z przepisami RODO, administracyjna kara pieniężna może wynieść nawet do 10 mln euro, a dla przedsiębiorstw do 2% rocznego obrotu. W przypadku poważniejszych naruszeń, takich jak brak zgody na przetwarzanie danych, kara może sięgnąć nawet 20 mln euro lub 4% rocznego obrotu przedsiębiorstwa.

Polska ustawa o ochronie danych osobowych ogranicza wysokość kar dla instytucji publicznych. Prezes UODO może nałożyć kary finansowe w wysokości do 100 tys. zł na jednostki sektora finansów publicznych. Z kolei dla instytucji kultury, takich jak muzea czy teatry, kara nie przekroczy 10 tys. zł.

Kary pieniężne to tylko jedna z form sankcji. UODO może również zastosować inne środki, takie jak:

• Ostrzeżenie – informowanie administratora o możliwości naruszenia przepisów RODO.
• Upomnienie – stosowane, gdy już dojdzie do naruszenia.
• Nakaz – zmuszający administratora do spełnienia żądań osoby, której dane dotyczą.

Czy opłaca się współpraca z UODO, żeby uniknąć kar?

Współpraca z Urzędem Ochrony Danych Osobowych jest niezbędna, aby uniknąć kar i zagwarantować odpowiednią ochronę danych osobowych. Brak współpracy z organem nadzorczym może skutkować poważnymi sankcjami. Prezes UODO ma prawo do wglądu we wszelkie dokumenty i dane związane z przetwarzaniem danych, a także dostęp do pomieszczeń, w których są przechowywane.

Nieprzestrzeganie tych obowiązków może skutkować karą grzywny, a w skrajnych przypadkach nawet pozbawieniem wolności. Przykładem może być przypadek, w którym administrator danych nie odpowiedział na wezwanie do złożenia wyjaśnień w sprawie skargi dotyczącej nielegalnego monitoringu, co zakończyło się nałożeniem kary w wysokości 6,8 tys. zł.

Dokumentowanie naruszeń ochrony danych

Zgodnie z RODO, administratorzy danych mają obowiązek dokumentowania wszystkich naruszeń ochrony danych osobowych. Niezależnie od tego, czy naruszenie musi być zgłoszone do UODO, każda sytuacja powinna być odnotowana. Dokumentowanie tych naruszeń pozwala organowi nadzorczemu weryfikować przestrzeganie przepisów, a także stanowi dowód w przypadku kontroli.

Rejestr naruszeń musi zawierać szczegóły dotyczące każdego incydentu, takie jak: okoliczności naruszenia, jego skutki, podjęte działania zaradcze oraz decyzję o zgłoszeniu lub niezgloszeniu naruszenia do UODO. Dodatkowo, dokumentacja powinna uwzględniać także przypadki, w których administrator uzna, że naruszenie nie wymaga zgłoszenia.

Obowiązek ten obejmuje wszystkie naruszenia, niezależnie od ich skali. Rejestr nie jest wymagany formalnie, ale musi być dostępny na żądanie UODO. Ponadto, informacje o naruszeniach muszą być przechowywane tak długo, jak długo trwa obowiązek rozliczalności administratora, czyli w praktyce – przez wiele lat.

Jakie dane powinny znaleźć się w rejestrze naruszeń?

Rejestr naruszeń ochrony danych osobowych powinien zawierać m.in.:

• Okoliczności naruszenia – kiedy i jak doszło do incydentu.
• Skutki naruszenia – jakie konsekwencje miało naruszenie dla osób, których dane dotyczą.
• Podjęte działania – jak administrator próbował zminimalizować skutki naruszenia.
• Zgłoszenie do UODO – czy naruszenie zostało zgłoszone, a jeśli nie, to dlaczego.
• Zawiadomienie osób – czy osoby, których dane dotyczą, zostały poinformowane o naruszeniu.

Prawidłowe dokumentowanie naruszeń daje administratorowi większą kontrolę nad bezpieczeństwem danych i pomaga w zarządzaniu ryzykiem związanym z ochroną prywatności.

2025 rok będzie dla UODO czasem intensywnych działań kontrolnych. Bezpieczeństwo danych medycznych i danych dzieci zyska szczególną uwagę, ale kontrolerzy będą również reagować na każdą formę naruszeń ochrony danych. Administratorzy muszą zadbać o współpracę z UODO, terminowe zgłaszanie naruszeń i staranne dokumentowanie wszelkich incydentów, aby uniknąć kar i utrzymania odpowiedniego poziomu ochrony danych.