Jak wliczać premie kwartalne do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego

Pracownik zachorował w marcu 2023 r. Poza wynagrodzeniem miesięcznym w stałej wysokości otrzymuje również zmienne premie kwartalne. W IV kw. 2022 r. (w październiku) pracownik miał nieobecność usprawiedliwioną w wymiarze 20 dni, więc ten miesiąc wypada z obliczeń. Jak do podstawy wynagrodzenia chorobowego za marzec wliczyć te premie – w wysokości 1/11 czy 1/12 sumy wypłaconych kwot? Czy ostatni kwartał poprzedniego roku podlega uzupełnieniu? Ponadto pracodawca zastanawia się nad zmianą premii kwartalnej na miesięczną. Jak ewentualnie wliczać takie premie, jeśli zmiana wejdzie w życie?

odpowiedź

Jeśli premie kwartalne podlegają wliczeniu do podstawy wymiaru zasiłków, a więc nie przysługują za okresy pobierania tych świadczeń, to należy je uzupełnić i przyjąć w wysokości 1/12 wypłaconych kwot, po odliczeniu części składek społecznych potrącanych przez płatnika ze środków pracownika.

Za różne okresy

Do wynagrodzenia chorobowego przysługującego na podstawie art. 92 kodeksu pracy stosuje się te same zasady obliczania podstawy wymiaru, jakie ustanowiono dla zasiłków z ubezpieczenia społecznego. Oznacza to, że podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Przy krótszym zatrudnieniu, a więc gdy zatrudnienie nie obejmuje całego roku, przyjmuje się wynagrodzenie za pełne kalendarzowe miesiące ubezpieczenia.

Wynagrodzeniem jest tu przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenie emerytalne, rentowe i chorobowe (13,71 proc.).

Pracownicze składniki przychodu (wynagrodzenia) można podzielić według długości okresu, za jaki przysługują. Mogą to być np. premie, prowizje, dodatki za okresy miesięczne, kwartalne, półroczne albo roczne. Do podstawy wymiaru zasiłków wchodzą tylko te składniki, które zgodnie z przepisami o wynagradzaniu (np. regulaminie wynagradzania) lub umowami o pracę nie przysługują i nie są wypłacane za okresy pobierania zasiłków.

W przypadku pracownika z zadanego pytania mamy do czynienia z pierwszymi dwoma składnikami. Premie i inne składniki wynagrodzenia podlegające uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, przysługujące za okresy miesięczne, wlicza się do podstawy wymiaru tego zasiłku w kwocie wypłaconej pracownikowi za miesiące kalendarzowe, z których wynagrodzenie przyjmuje się do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego.

Jeżeli w okresie, z którego jest wyznaczana podstawa zasiłku, ubezpieczony nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności w pracy z przyczyn usprawiedliwionych, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego:

1) wyłącza się wynagrodzenie za miesiące, w których przepracował mniej niż połowę obowiązującego go czasu pracy;

2) przyjmuje się, po uzupełnieniu według zasad obowiązujących dla danego rodzaju wynagrodzenia (stałe, zmienne), wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował co najmniej połowę obowiązującego go czasu pracy.

Z kolei premie i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne wlicza się do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości 1/12 kwot wypłaconych pracownikowi za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. [przykład 1]

przykład 1

przykład 2

przykład 3

przykład 4

przykład 5

przykład 6

Nieobecności w kwartałach

W razie gdy w danym kwartale pracownik nie przepracował co najmniej połowy obowiązującego go w tym kwartale czasu pracy, to przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego premie i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, i tak się uwzględnia w podstawie wymiaru zasiłku. Nie odrzuca się tego kwartału, jak ma to miejsce przy składnikach miesięcznych.

Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy dłuższe niż miesiąc, do których pracownik nie zachowuje prawa w okresie pobierania zasiłku, zmniejszane proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy zgodnie z przepisami płacowymi, podlegają uwzględnieniu w podstawie wymiaru zasiłku po uzupełnieniu zgodnie z ogólnymi zasadami. Premię wypłaconą za taki niepełny kwartał należy więc np. uzupełnić, dzieląc wynagrodzenie osiągnięte za przepracowane dni robocze w kwartale przez liczbę dni przepracowanych i mnożąc przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w tym kwartale, jeżeli przepracował choćby jeden dzień. [przykład 2]

Premie kwartalne lub za inne okresy wlicza się w wysokości stanowiącej 1/12 premii wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, nawet jeżeli za niektóre z kwartałów poprzedzających miesiąc (lub za inne okresy), w którym powstała niezdolność do pracy, pracownik nie otrzymał premii, bez względu na przyczynę nieprzyznania. [przykład 3]

Składnika nie wypłacono

Jeżeli składnik wynagrodzenia uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku przysługuje, lecz nie został wypłacony do czasu ostatecznego sporządzenia listy wypłat zasiłków chorobowych, do podstawy wymiaru zasiłku przyjmuje się ten składnik w wysokości wypłaconej za poprzedni okres. W takim wypadku wypłata premii i innych składników wynagrodzenia po ustaleniu podstawy wymiaru zasiłków nie powoduje ponownego ustalenia tej podstawy.

Jeżeli dłuższe składniki wynagrodzenia nie zostały wypłacone również za okresy poprzednie, to podstawę wymiaru zasiłku ustala się bez nich, a po wypłaceniu podstawę wymiaru zasiłku przelicza się, uwzględniając te składniki, oraz wyrównuje wysokość zasiłku. [przykład 4]

Zmiana okresu, za który przysługuje bonus

Może wystąpić sytuacja, w której pracodawca zmieni okres rozliczeniowy przyznawania premii, np. z kwartalnego na miesięczny lub odwrotnie. Może też się zdarzyć, że premia kwartalna została niedawno wprowadzona, a tym samym nie obowiązywała we wszystkich kwartałach.

W tym drugim przypadku do nowej premii może mieć zastosowanie zasada wyżej opisana, a więc gdy składnik ten uwzględnia się w 1/12 niezależnie od tego, czy za jakiś kwartał została przyznana, czy nie. Jeśli więc premia nie była wypłacana przez wszystkie kwartały z tego względu, że wcześniej nie występowała w systemie płacowym, to i tak do podstawy zasiłkowej trzeba przyjąć 1/12 premii wypłaconej za jeden czy dwa kwartały. Jeśli zaś następuje zmiana okresu, za który premia przysługuje, to należy dostosować te okresy do aktualnego stanu faktycznego, np. przeliczyć premie kwartalne na miesięczne. [przykłady 5 i 6] ©℗