Gdyby ryczałt lub zwrot kosztów rzeczywistych nie był zwolniony z opodatkowania i składek, nikt prawdopodobnie przy ich ustalaniu nie dzieliłby włosa na czworo. Zwolnienie jednak jest, a firmy główkują, jak nie zawyżać tych należności, by później nie musieć uiszczać zaległych składek i podatku
7 kwietnia br. zaczną obowiązywać nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, a wśród nich znajdzie się także obowiązek zwrotu pracownikom poniesionych przez nich kosztów pracy zdalnej. Wielu pracodawców ma wątpliwości, jak prawidłowo to robić. Chcą np. proporcjonalnie pomniejszać kwotę zwrotu z tytułu nieobecności w pracy. Taka skrupulatność ma ich zabezpieczyć przed potencjalnymi zarzutami ZUS lub urzędów skarbowych o zawyżanie zwracanych kosztów lub ryczałtu i koniecznością zapłaty zaległych składek lub podatku dochodowego, co po kilku latach może oznaczać dla firm sporą kwotę. Czy te obawy są słuszne? Czy może nieco na wyrost?
Kto i za co płaci
Co do zasady pracodawca powinien płacić za wszystko, co jest bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy. Wynika to z ogólnej zasady, że pracownik nie powinien pokrywać kosztów niezbędnych do prawidłowego wykonywania pracy. Nowe przepisy o pracy zdalnej wprost regulują tę kwestię, wskazując, że do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (np. komputera, telefonu komórkowego etc.). Ponadto po stronie pracodawcy jest obowiązek zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi prac. A jeżeli tego nie zapewnia, to powinien zwrócić pracownikowi poniesione koszty – w formie zwrotu rzeczywiście poniesionych kosztów lub ryczałtu. Ponadto obowiązkowo pracodawca powinien pokryć koszty energii elektrycznej oraz łącza internetowego (jeżeli dostęp do sieci nie jest zapewniony przez niego).
Wszelkie pozostałe koszty, oprócz tych wyżej wskazanych, mogą być zwracane pracownikowi, jeżeli wynika to z porozumienia lub regulaminu pracy zdalnej. Oznacza to, że wbrew niektórym opiniom pracodawca nie ma bezwzględnego obowiązku zwrotu kosztów ogrzewania, części czynszu na mieszkanie, wody itd., a także amortyzacji zużycia krzesła lub biurka pracownika. Podobnie pracodawca nie ma obowiązku zwrotu kosztów kawy, herbaty lub jakichkolwiek innych środków zużywanych w trakcie pracy, nawet jeżeli dotychczas w pracy stacjonarnej niektóre z tych rzeczy były zapewniane przez pracodawcę. Oczywiście zakres tego, co pracodawca będzie pokrywał, może być rozszerzony w wewnętrznych regulacjach, jednak mając na uwadze, że zarówno zwrot kosztów rzeczywistych, jak i ryczałt są zwolnione z oskładkowania i opodatkowania, to nie powinno się nadmiernie rozszerzać tego katalogu i należy ograniczać zwrot tylko do niezbędnych kosztów ponoszonych przez pracownika.
Co wybrać
Wydawać by się mogło, że różnice między ryczałtem a zwrotem rzeczywiście poniesionych kosztów są niewielkie. Tymczasem podstawowa dotyczy sposobu ich ustalania. W drugim modelu zwrot musi odpowiadać kosztom faktycznie poniesionym przez pracownika w danym okresie. Co do zasady powinien być w wysokości „jeden do jednego” w stosunku do poniesionych wydatków. Stosowanie tej formy wymagałoby więc comiesięcznego obliczania faktycznego zużycia prądu czy poniesionych innych kosztów. Dla przykładu można wskazać chociażby konieczność obliczania faktycznego czasu pracy zdalnej w danym miesiącu, konkretnych cen prądu lub internetu wynikających z zawartych przez pracowników umów czy wręcz nawet liczby domowników korzystających z internetu. Już na pierwszy rzut oka widać, że ta forma rekompensaty wymaga nakładu pracy i środków. Jej zastosowanie powodowałoby, że praca zdalna, zamiast być atrakcyjnym i prostym rozwiązaniem, wiązałaby się z wieloma problemami, głównie natury administracyjnej. Dlatego też jako rozwiązanie wymagające znacznego zaangażowania po stronie pracodawcy oraz pracownika nie jest ono atrakcyjne.
Na szczęście przepisy pozwalają na zastosowanie rozwiązania o wiele prostszego i praktyczniejszego, tj. ryczałtu. Wysokość ryczałtu zgodnie z przepisami odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Językowe rozumienie ryczałtu wskazuje, że jest to z góry ustalona kwota pieniężna, bez rozliczania rzeczywistych kosztów. Bez wahania można więc stwierdzić, że jest to forma rekompensaty o wiele atrakcyjniejsza dla obu stron stosunku pracy, niewymagająca przeprowadzania comiesięcznych kalkulacji lub gromadzenia comiesięcznych szczegółowych danych. W takim przypadku zwracane kwoty będą ustalone dla wszystkich pracowników znajdujących się w mniej więcej podobnej sytuacji, przy zastosowaniu uśrednionych przewidywanych kosztów w danym okresie. Zasady obliczania ryczałtu powinny zostać ustalone w regulaminie lub porozumieniu. Pracodawcy mogą zdecydować się na przyjęcie stawki dziennej, tygodniowej lub miesięcznej ryczałtu. W wewnętrznych regulacjach powinno się również ustalić, czy ryczałt będzie pomniejszany za dni nieobecności w pracy lub czy będzie proporcjonalny do wysokości etatu. Oczywiście ustalona wysokość ryczałtu nie może być całkowicie dowolna i powinna odpowiadać szacowanym lub przewidywanym kosztom poniesionym przez pracownika – nie może być więc ani za wysoka, ani za niska.
Wszystko w granicach rozsądku
Można spotkać się ze stanowiskiem, że wysokość ryczałtu musi być obowiązkowo różnicowana, np. ze względu na nieobecności w pracy pracownika w danym okresie. Wraz za tym pojawiają się narzędzia, które mają obliczać wysokość ryczałtu z uwzględnieniem tych okoliczności. Pozostaje jednak pytanie: czy jest to konieczne i czy nie skomplikuje zasad rozliczania pracy zdalnej. Oczywiście pracodawca może ustalić, że ryczałt będzie pomniejszany za czas niewykonywania pracy w formie zdalnej. Nie jest to jednak obowiązkowe. Wynika to właśnie z natury ryczałtu. Sam ustawodawca posługuje się określeniem „przewidywanych kosztów”, co wskazuje, że możliwe jest ustalenie ich na przyszłość w stałej wysokości bez konieczności pomniejszania ryczałtu. Jest to właśnie jedna z kluczowych cech odróżniających go od zwrotu kosztów rzeczywistych. Decyzję w tym zakresie podejmuje pracodawca, wprowadzając zasady pracy zdalnej, w tym pokrywania kosztów. Jeżeli zdecyduje się na „płaski” model ryczałtu, to takie rozwiązanie nie powinno być kwestionowane.
O jakich kwotach w ogóle mówimy? Z wyliczeń, które sami przeprowadziliśmy, a także szacunków dokonywanych przez naszych klientów wynika, przy założeniu ośmiu godzin pracy dziennie przy komputerze w „pełnym” modelu zdalnym, że miesięczny koszt wynikający z zużycia prądu waha się między 15 a 20 zł. Do tego dochodzi koszt łącza internetowego, który można oszacować na kolejne kilka do kilkunastu złotych, jeżeli pracownik współdzieli wykorzystywanie łącza do celów prywatnych i służbowych (a zupełnie odpada, jeżeli pracownik ma zapewniony internet od pracodawcy, np. internet mobilny w ramach pakietu telefonicznego). Jak więc widać, pełny miesięczny ryczałt to ok. 30 zł. W ujęciu dziennym mówimy więc o mniej więcej 1,5 zł. Kwoty te oczywiście mogą być wyższe, jeżeli wynika to ze specyfiki pracy, np. pracownik używa specjalistycznego sprzętu, który powoduje większe zużycie energii. Nie są to jednak kwoty, na których pracownik może się „wzbogacić”. Pracodawca może więc zdecydować o niepomniejszaniu ryczałtu za czas, kiedy praca zdalna nie była wykonywana, np. urlopu lub choroby. Może się bowiem zdarzyć, że pracownik otrzymywałby ryczałt w wysokości kilku lub kilkunastu złotych miesięcznie, a koszt obsługi takiego rozliczania byłby nieproporcjonalnie duży w porównaniu z samą wysokością otrzymywanego ryczałtu.
Bez obciążeń
Pojawiają się również pytania, czy wypłacany ryczałt lub zwrot kosztów mogą być kwestionowane. Takie zarzuty mogą potencjalnie pochodzić zarówno od pracowników, jak i organu ubezpieczeniowego oraz urzędu skarbowego.
Co do ocen pracowników, to należy pamiętać, że zasady ustalania i wypłacania ryczałtu są ustalane w porozumieniu lub w regulaminie, a pracownik przed przystąpieniem do wykonywania pracy zdalnej powinien się zapoznać z tymi zasadami, a tym samym wyrazić zgodę na ich stosowanie. Jeżeli więc zasady zwrotu kosztów są ustalone jasno w wewnętrznych regulacjach, to rzeczywista możliwość kwestionowania tych zasad jest bardzo mocno ograniczona. Szczególnie że mówimy o nieznacznych kwotach w skali miesiąca, jak również z uwagi na to, że praca zdalna jest w większości postrzegana przez samych pracowników jako benefit.
Większe ryzyko w praktyce może dotyczyć kontroli ZUS lub organów skarbowych ze względu na brak oskładkowania i opodatkowania ryczałtu lub zwracanych pracownikowi rzeczywistych kosztów. ZUS lub urząd skarbowy mogą uznać, że zwracane koszty są nieuzasadnione, a tym samym powinny wchodzić do podstawy obliczania składek lub opodatkowania. A mając na uwadze liczbę pracowników wykonujących pracę zdalną oraz możliwość dochodzenia składek lub podatku kilka lat wstecz, kwoty mogą okazać się znaczące. Jeżeli jednak zasady obliczania zwrotu kosztów będą odpowiadały przepisom, a zwroty obliczane na ich podstawie nie będą kwotami oczywiście zawyżonymi i nieodpowiadającymi poniesionym kosztom, to również zarzuty organów w takiej sytuacji będą nieuzasadnione. Trzeba się jednak liczyć z prowadzeniem postępowań związanych z odwołaniami od decyzji nakazujących zapłatę składek lub należnego podatku dochodowego.