Zgodnie z ogólną zasadą z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dokonania dostawy lub wykonania usługi. Roman Namysłowski, doradca podatkowy w EY, tłumaczy, że przez dostawę należy rozumieć przeniesienie prawa do dysponowania towarem jak właściciel. Powstaje zatem pytanie, kiedy to następuje i czy warunki transakcji, takie jak transport, ubezpieczenie, ryzyko utraty, mają na to wpływ.

Ministerstwo Finansów wyjaśniło, że jeżeli ryzyko utraty towaru ponosi nabywca (co musi wynikać z warunków transakcji), to dostawa następuje z chwilą wydania przesyłki kurierowi, przewoźnikowi czy poczcie, którzy są odpowiedzialni za dostarczenie jej do adresata.

– To oznacza, że opóźnienie w realizacji usługi nie wpływa na moment rozpoznania obowiązku podatkowego po stronie dostawcy – twierdzi Namysłowski.

W takiej sytuacji sprzedawca może do przesyłki dołączyć fakturę i nie musi na niej wskazywać daty dostarczenia. Obowiązek podatkowy powstał w momencie nadania.

Ryzyko dostawcy

Jeśli kontrahenci ustalą w umowie, że ryzyko utraty towaru spoczywa na dostawcy aż do momentu faktycznego wręczenia przesyłki nabywcy, to może to oznaczać, iż dostawa nastąpi później niż w chwili wydania towaru przewoźnikowi.

Zdaniem Romana Namysłowskiego w takim przypadku, jeśli sprzedawca chce dostarczyć fakturę razem z przesyłką (może to też zrobić później: do 15. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym nastąpiła dostawa – red.), to na dokumencie powinien wskazać datę planowanej dostawy. Ewentualne opóźnienie kuriera nie powinno wpływać na poprawność faktury. – Dla sprzedawcy obowiązek będzie powstawał z chwilą dostawy, czyli w przypadku opóźnienia później niż wskazano na fakturze, ale nabywca będzie mógł odliczyć VAT z niej wynikający (bo ziściły się obie konieczne przesłanki: powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy – towar dotarł do nabywcy i ten ostatni otrzymał fakturę) – stwierdza ekspert EY.

Wprawdzie co do zasady w przypadku gdy doszło do opóźnienia, należałoby wystawić fakturę korygującą i wskazać na niej prawidłową datę dostawy, jednak w ocenie Namysłowskiego nie jest to konieczne. Brak korekty w takim przypadku nie jest wadą, która dyskwalifikuje fakturę.

Dostawa książek

W przypadku dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) oraz gazet, czasopism i magazynów drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury. Wynika to z art. 19a ust. 5 pkt 3 lit. b ustawy o VAT. Jeśli jednak podatnik (wydawca) nie wystawił faktury lub zrobił to z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminów na wystawienie dokumentu określonych w art. 106i ust. 3 lit. b i ust. 4 ustawy o VAT.

Mirosława Zugaj, doradca podatkowy w Grant Thornton, tłumaczy, że faktura na książkę czy gazetę powinna zostać wystawiona nie później niż 60. dnia od wydania towaru nabywcy. Z kolei jeśli umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw – nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia po wydaniu towaru.

– Duże znaczenie dla określenia końca terminu na wystawienie faktury będą miały zatem postanowienia umowne (60 lub 120 dni), i precyzyjne określenie, kiedy doszło do wydania towaru – podkreśla Mirosława Zugaj. Istotne jest więc też to, co należy rozumieć pod tym pojęciem – czy moment, kiedy towar opuszcza magazyn wydawcy, czy ten, w którym trafia do klienta. Według ekspertki – właściwy jest dzień przejścia na nabywcę prawa do rozporządzania towarem jak właściciel.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT faktura powinna zawierać datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo otrzymania zaliczki, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury.

– Z przepisu tego wynika, że jeśli podatnik nie jest w stanie określić, kiedy dostawa będzie miała miejsce, nie ma obowiązku wskazywania jej daty na fakturze, o ile dzień wyjścia towaru z magazynu nie jest tożsamy z dniem wydania go klientowi (dokonania dostawy) – mówi Mirosława Zugaj.

Wysyłając towar, podatnik nie zawsze wie, kiedy dokładnie dotrze on do nabywcy, czyli kiedy dostawa będzie miała miejsce (zakładając, że do wydania dochodzi dopiero w momencie odbioru przesyłki). Ekspertka zwraca uwagę, że z uzasadnienia do projektu zmian w ustawie o VAT wynikało (dziś są to już przepisy obowiązujące), iż brak obowiązku podawania daty sprzedaży związany jest z nowymi zasadami powstania obowiązku podatkowego.

Ekspertka Grant Thornton wskazuje więc, że jeśli faktura jest wystawiana w momencie wysyłki, a do wydania towaru dochodzi z chwilą, gdy dotrze on do odbiorcy, wówczas na dokumencie nie trzeba wykazywać daty dostawy. Jeśli zaś faktura jest wystawiana po dostawie, to powinna zawierać jej datę, ponieważ ta jest już znana (oczywiście o ile jest różna od daty wystawienia dokumentu).