Zdaniem Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej przejazd z miejscowości stałego wykonywania pracy zdalnej do miejscowości, w której mieści się siedziba pracodawcy, nie powinien być traktowany jako taka podróż. A co sądzą eksperci? Sprawa nie jest jednoznaczna. Aby uniknąć oczekiwań ze strony pracowników, warto zadbać o odpowiednie regulacje w przepisach wewnętrznych firmy
Stanowisko Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej z 30 marca 2023 r. w sprawie możliwości odbywania podróży służbowej przez pracownika zdalnego
/>
Kodeks pracy nie zawiera definicji podróży służbowej, została ona wypracowana w orzecznictwie sądowym, zgodnie z którym podróż służbowa charakteryzuje się tym, że jest odbywana poza obszar miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy pracownika, na polecenie pracodawcy, w celu wykonania określonego przez pracodawcę zadania, oraz jest ograniczona zakładanym z góry terminem (wyrok Sądu Najwyższego z 28 czerwca 2012 r., sygn. akt II UK 284/11). Powierzenie pracownikowi przez pracodawcę wykonania określonego zadania służbowego poza stałym miejscem pracy wymaga odpowiedniego udokumentowania. W orzecznictwie wskazuje się, że w treści takiego dokumentu niezbędne jest określenie zadania, jakie ma wykonać delegowany pracownik poza miejscowością, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy, miejscowości docelowej, daty i godziny wyjazdu oraz powrotu, liczby godzin i dni przebywania w podróży, stawki i wartości przysługujących diet.
W związku z powyższym przejazd z miejscowości wykonywania pracy zdalnej do miejscowości, w której mieści się siedziba pracodawcy, nie powinien być traktowany jako podróż służbowa. Z orzecznictwa Sądu Najwyższego wynika również, że sama podróż służbowa nie stanowi wykonywania pracy. Wprawdzie odbywanie − na polecenie przełożonego − podróży służbowej w ramach rozkładu czasu pracy pracownika jest równoznaczne z wykonywaniem w tym czasie pracy, ale nie odwrotnie, tj. odbywanie podróży służbowej poza ramami rozkładu czasu pracy ani nie przekształca podróży w pracę, ani w „czas pracy” w rozumieniu art. 128 kodeksu pracy. Za wykonywanie pracy może być tylko uważane odbywanie podróży służbowej w ramach obowiązującego pracownika rozkładu czasu pracy − choćby to był indywidualnie ustalony dla niego rozkład czasu pracy. W konsekwencji − jeżeli przepis szczególny inaczej nie stanowi − odbywanie podróży służbowej poza czasem pracy, a ściślej poza obowiązującym pracownika rozkładem czasu pracy, nie rodzi obowiązku wypłacenia pracownikowi dodatkowego wynagrodzenia. Jeżeli jednak po wykorzystaniu na podróż służbową całego swojego czasu pracy pracownik wykonuje jeszcze jakąś konkretną pracę, za tę pracę przysługuje mu dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych.
opinia 1
/>
Nie ulega wątpliwości, że art. 775 par. 1 k.p. zawiera definicję podróży służbowej. Przyjmuje tak zarówno doktryna, jak i orzecznictwo. Nie ulega wątpliwości również to, że są dwie kategorie miejsca w tejże definicji, które są istotne z perspektywy podróży służbowej. Jedną z nich jest „stałe miejsce pracy”, które nie jest definiowane w prawie pracy, za które to należy uznać miejsce określone w umowie o pracę, oraz druga kategoria – miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Termin „siedziba pracodawcy” również nie posiada definicji na poziomie przepisów prawa pracy. W efekcie dochodzi do trudności interpretacyjnych. Z jednej strony – literalnie – podróżą służbową jest podróż poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałe miejsce pracy, w celu wykonania polecenia służbowego. A co z podróżą w tymże celu między stałym miejscem pracy, zlokalizowanym w innej miejscowości niż miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy? W zależności od tego, czy przyjmiemy wynik wykładni tekstualnej, czy też funkcjonalnej, to wynik będzie odmienny. Tekstualnie podróż ze stałego miejsca pracy do miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy, nie jest podróżą służbową. Ale jest dość oczywiste, że poprzestawanie tylko na wykładni tekstualnej (literalnej) nie prowadzi nas do zrozumienia danego przepisu. W tym przypadku art. 775 par. 1 k.p. Funkcją przepisu o podróżach służbowych jest pokrycie kosztów pracownika związanych z wykonaniem polecenia służbowego. W związku z powyższym powinniśmy się opierać tylko na kategorii stałego miejsca pracy, a więc miejsca określonego w umowie o pracę – oczywiście przy spełnieniu warunków formalnych podróży służbowej, aczkolwiek niedochowanie tychże warunków z winy pracodawcy nie powinno być przenoszone na pracownika. W kontekście pracy zdalnej nie wiemy, czy dochodzi do zmiany stałego miejsca pracy. I to jest głównym problemem w interpretacji przepisów o pracy zdalnej w kontekście podróży służbowej. Istniejące dzisiaj problemy zostały przez nowe przepisy spotęgowane. ©℗
opinia 2
/>
Co do zasady ministerstwo ma rację. Przejazdów pracownika pomiędzy biurem pracodawcy, ustalonym w umowie o pracę jako miejsce wykonywania pracy, a miejscem wykonywania pracy zdalnej nie należy traktować jako podróży służbowej. Nawet jeżeli strony ustaliły, że praca zdalna będzie wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy. Taka interpretacja jest jednak właściwa tylko wobec pracowników, z którymi praca zdalna została ustalona w trakcie zatrudnienia, a nie przy zawieraniu pierwszej umowy o pracę. W tym drugim przypadku strony nie ustaliły bowiem innego miejsca wykonywania pracy niż uzgodnione miejsce wykonywania pracy zdalnej. Jest to zatem stałe miejsce wykonywania pracy, którego zmiana wymaga zgody obu stron. Wyjazd takiego pracownika poza miejsce pracy zdalnej na polecenie pracodawcy powinien być zatem traktowany jako podróż służbowa ze wszystkimi tego konsekwencjami. Przy czym takie polecenie nie musi być tak sformalizowane, jak przedstawia to ministerstwo.
W przypadku pracownika, z którym praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, mamy formalnie dwa miejsca wykonywania pracy – biuro (siedziba) pracodawcy (to miejsce nadal wynika z umowy o pracę i nie zostało zmienione uzgodnieniem miejsca wykonywania pracy zdalnej) i uzgodnione miejsce wykonywania pracy zdalnej (które odnosi się tylko do wykonywania pracy w formie pracy zdalnej, a nie każdej). To ostatnie miejsce ma charakter czasowy – w końcu każda ze stron może żądać powrotu do wykonywania pracy w miejscu wskazanym w umowie o pracę i takie żądanie jest wiążące dla drugiej strony. I nie ma przy tym znaczenia, że strony uzgodniły wykonywanie pracy zdalnej w pełnym wymiarze. W konsekwencji przejazd między miejscem wykonywania pracy wskazanym w umowie o pracę a miejscem wykonywania pracy zdalnej nie będzie podróżą służbową. Taką podróżą będzie dopiero wyjazd na polecenie pracodawcy poza któreś z tych miejsc. Jeżeli zatem istnieje potrzeba, aby pracownik wykonywał pracę w miejscu wskazanym w umowie o pracę, wówczas przejazd do tego miejsca z miejsca pracy zdalnej będzie odbywał się na koszt pracownika i nie będzie podróżą służbową. Nie powinien również przypadać na czas pracy, chyba że pracownik tak ustali z pracodawcą. Pracodawcy powinni zadbać o odpowiednie zapisy w regulaminie pracy zdalnej – tak, aby uniknąć oczekiwań ze strony pracowników, szczególnie w przypadkach, gdy te miejsca pracy zdalnej są odległe od siedziby pracodawcy wskazanej jako miejsce wykonywania pracy w umowach o pracę. ©℗
/>
Definicja podróży służbowej znajduje się w art. 775 par. k.p. Jest to definicja kontekstowa. Z treści tego fragmentu przepisu można wyprowadzić, że podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika zadania służbowego:
• na polecenie pracodawcy,
• poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy
– za co należy wypłacić mu należności na pokrycie kosztów związanych z tą podróżą.
Aby można było mówić o podróży służbowej, również w przypadku pracy zdalnej, elementy te muszą wystąpić łącznie.
/>
Odpowiadając sobie na pytanie, czy pracownik, który pracuje na stałe zdalnie w pełnym wymiarze czasu pracy w miejscu innym niż siedziba pracodawcy, podczas podróży do siedziby swojego pracodawcy przebywa w podróży służbowej, należy wziąć pod uwagę – po pierwsze – treść uzgodnień stron stosunku pracy w przedmiocie miejsca wykonywania pracy, a po drugie – czy zachodzą wszystkie trzy z wymienionych powyżej przesłanek. Kluczowa z tej perspektywy będzie kwestia „miejscowości, w której znajduje się siedziba pracodawcy” i „stałego miejsca pracy”. Stałym miejscem pracy jest, co do zasady, miejsce ściśle określone w granicach jednej miejscowości lub placówki zatrudnienia, gdzie pracownik zwykle i regularnie wykonuje obowiązki pracownicze w granicach obowiązujących go norm czasu pracy (zob. wyrok SN z 9 lutego 2010 r., I PK 157/09).
Gdyby do stwierdzenia podróży służbowej wystarczyło samo kryterium miejsca, to w przypadku przedmiotowego pytania mielibyśmy z nią do czynienia. Jeżeli jednak dodatkowo weźmiemy pod uwagę przesłankę polecenia służbowego, to odpowiedź może być dwojaka. Dużo zależy bowiem od swobody pracownika w organizacji swojej pracy. Można tu odwołać się do pracowników świadczących pracę w warunkach autonomicznego podporządkowania, których system czasu pracy jest wyznaczany przez zadania. Taki pracownik sam organizuje sobie pracę oraz nie pozostaje pod stałym i bezpośrednim nadzorem osoby działającej w imieniu pracodawcy. Jakkolwiek pracodawca zachowuje prawo wydawania temu pracownikowi wiążących poleceń dotyczących pracy, to pracownik może sam zdecydować, kiedy potrzebuje udać się do biura w mieście siedziby pracodawcy, a kiedy nie. Inaczej byłoby w przypadku, gdyby z istoty wydanego polecenia wynikała konieczność obecności pracownika w biurze. Wówczas byłaby to już podróż służbowa.
Jeżeli obowiązki pracownika wymagałyby jego obecności w siedzibie pracodawcy z określoną częstotliwością, to należałoby się zastanowić, czy nie mamy do czynienia z pracą zdalną hybrydową. Nawet jeżeli pracownik udawałby się do biura tylko raz w tygodniu, to i tak prowadzi to do wniosku o pracy zdalnej wykonywanej jedynie częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i wówczas przejazdy między tymi miejscami nie będą stanowiły podróży służbowej pracownika. ©℗