Zmiany w przepisach dotyczą przede wszystkim nowych obowiązków pracodawców wobec pracy zdalnej. Będą musieli m.in. pokryć koszty pracy zdalnej, czyli zapłacić za zużytą energię, sprzęt czy serwis.

27 stycznia prezydent Andrzej Duda podpisał ustawę, która wprowadza do Kodeksu pracy definicję pracy zdalnej oraz zasady jej wykonywania. Celem zmian jest wdrożenie do polskiego prawa dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady UE w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej.

Przepisy dotyczą przede wszystkich nowych obowiązków pracodawców wobec pracy zdalnej. Wśród nich jest wypłacanie ekwiwalentu za zużywane prywatne sprzęty czy energię podczas pracy zdalnej. Zmiany dla pracowników to m.in. wyszczególnienie grup, którym pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej. Przepisy wejdą w życie 7 kwietnia.

Co to jest praca zdalna?

Według nowych przepisów praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

Oznacza to, że praca zdalna jest rozumiana jako wykonywana całkowicie lub częściowo pod wskazanym przez nas adresem. Konieczne jest złożenie wniosku (elektroniczny lub papierowy) u pracodawcy. Podczas pracy musimy przebywać pod podanym adresem, wyjazd poza miasto czy przemieszczanie się w ramach tzw. workation są niezgodne z prawem.

Komu pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej?

Pracodawca jest zobowiązany uwzględnić wniosek o wykonywanie pracy zdalnej:

  • pracownicy w ciąży,
  • pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
  • pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
  • pracownika-rodzica dziecka w fazie prenatalnej, w przypadku ciąży powikłanej,
  • pracownika-rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (nawet po ukończeniu przez nie 18. roku życia),
  • pracownika-rodzica dziecka posiadającego opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych (nawet po ukończeniu przez nie 18. roku życia).

Kiedy można wnioskować o pracę zdalną?

Wykonywanie pracy zdalnej możemy uzgodnićprzypodpisywaniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. Trzeba wówczas złożyć papierowy lub elektroniczny wniosek. Również pracodawca może wyjść z inicjatywą uzgodnienia pracy zdalnej.

Pracodawca może narzucić wykonywanie pracy zdalnej w dwóch sytuacjach. Pierwsza to okres obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu.

Druga to brak możliwości zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika spowodowany działaniami siły wyższej. Tutaj pracownik musi złożyć bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Pracodawca może cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.

Ustawa przewiduje, że w razie uzgodnienia pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą wystąpić z wiążącym wnioskiem o powrót do tradycyjnej pracy w zakładzie pracy.

Kto decyduje o zasadach pracy zdalnej?

Ustawa zobowiązuje do ustalenia zasad pracy zdalnej w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeśli nie jest to możliwe (nie dojdzie do zawarcia porozumienia lub nie ma zakładowych organizacji związkowych), to decyduje regulamin ustalony przez pracodawcę.

Jeśli porozumienie ze związkami zawodowymi nie zostało zawarte albo nie został wydany regulamin, praca zdalna nadal jest możliwa. Wówczas pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu z pracownikiem.

W przypadku gdy u pracodawcy nie będzie obowiązywało porozumienie ani regulamin pracy zdalnej – będzie ona mogła zostać zastosowana na wniosek zainteresowanego pracownika.

Jakie są obowiązki pracodawcy wobec pracy zdalnej?

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika wykonującego pracę zdalną zostały szczegółowo uregulowane. Pracodawca musi:

  • zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy
  • zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy
  • pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych
  • pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej
  • zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej
  • ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie prywatnego sprzętu lub pokryć koszty innych narzędzi czy materiałów potrzebnych do pracy zdalnej i niezapewnionych przez pracodawcę.