Zwrot dodatkowych kosztów pracy zdalnej rodzi pytania [DEBATA DGP]

Zlecając pracę zdalną przy laptopie, pracodawca nie musi zapewniać pracownikowi biurka, krzesła ani monitora i klawiatury, choć może to zrobić, jeśli uzna to za potrzebne ze względu na ergonomię takiej pracy i bhp. Związkowcy nie godzą się na takie obniżanie standardów bhp i domagają się zmiany przepisów.

Artykuł 6720 par. 6 pkt 2 k.p. stanowiący, że w porozumieniu lub regulaminie określa się zasady pokrywania kosztów, o których mowa w art. 6724 par. 1 pkt 2 lub 3, pozwala na ustalenie w tych aktach wewnętrznych zwrotu kosztów zarówno obowiązkowych dla pracodawcy, jak i tych fakultatywnych, jeżeli strony ustalą, że te inne koszty (nieobowiązkowe) zwracają. Czysto formalnie słowo „lub” użyte w tym przepisie zawiera w sobie także spójnik „i”. Oznacza to, że obie te regulacje mogą zostać uwzględnione w regulaminie lub porozumieniu. Ten przepis należy czytać łącznie z art. 6724 par. 1 pkt 2 i 3 k.p. – wynika z niego, że zgodnie z pkt 3 pracodawca może pokryć także inne koszty niż te określone w pkt 2, bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej. Zwrot takich kosztów powinien być wówczas określony w porozumieniu albo regulaminie.

Szczegółowe zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów pracy zdalnej, w tym ustalania ryczałtu, będą stanowiły obowiązkowy element wewnątrzzakładowego porozumienia lub regulaminu bądź porozumienia z pracownikiem, gdy nie zostało zawarte zakładowe porozumienie lub nie został wydany regulamin. W ustawie wskazano jedynie, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu należy brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość (i ceny rynkowe) materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Kwestie techniczne związane z ustalaniem wysokości tych świadczeń pozostawiono do decyzji stron oraz regulacji na poziomie zakładowym. Ustawa mówi także o pokryciu innych kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej. Podkreślam słowa „bezpośrednio związanych”, bo zależało nam na tym, by w tych przepisach ograniczyć pomysłowość niektórych pracowników. Docierały do nas głosy, że są osoby, które oczekiwały pokrycia kosztów darmowej kawy lub owoców, na które mogą liczyć podczas pracy w biurze. Są to jednak benefity wynikające z pracy biurowej, niemające bezpośredniego związku z pracą zdalną.

W tym kontekście zwrot kosztów określonych w art. 6724 par. 1 pkt 2 k.p. to minimum, które musi pokryć pracodawca. Dodatkowe świadczenia mogą zostać dodane do porozumień i regulaminów na podstawie art. 6724 par. 1 pkt 3 k.p. Te przepisy określają minimum należne pracownikowi zatrudnionemu zdalnie i nie ma przeszkód, aby pracodawca określił w porozumieniu lub regulaminie dodatkowe świadczenia dla takich osób. Wszystko zależy od polityki firmy i dlatego jedne z nich już obecnie wypłacają ryczałty na pokrycie dodatkowych kosztów pracy zdalnej w wysokości 30 zł, a inne 400 zł.

Co najważniejsze, ten przepis nie zawiera zamkniętego katalogu kosztów, które mogą być zwracane zatrudnionym zdalnie.

W zależności od przyjętej podstawy dzienna stawka zwrotu za internet i energię elektryczną waha się od 1,60 zł do 3 zł. Oczywiście pojawiają się wyższe wartości. Znacznie poważniejszą kwestią, która nie została rozstrzygnięta, jest to, czy pracodawcy mają uzależnić kwotę wypłacanego ryczałtu od natężenia pracy zdalnej. Wiele firm nie chce prowadzić szczegółowej ewidencji czasu pracy zdalnej i chciałoby wszystkim zatrudnionym w ten sposób zapłacić jedną stawkę ryczałtu. Większość pracodawców nie ma bowiem możliwości systemowego śledzenia liczby takich dni bez zwiększania biurokracji. Rozważane jest też wprowadzenie kilku grup pracowników zdalnych – pracujących w ten sposób całkowicie albo tych, którzy pracują zdalnie do 10 dni w miesiącu. Za każdym razem wymagałoby to usztywniania pracy zdalnej bądź prowadzenia jakiegoś rodzaju ewidencji pracy zdalnej, aby wysokość ryczałtu odzwierciedlała natężenie takiej pracy.

Jeśli pracodawca tego nie zrobi, rodzi to ryzyko, że np. po czterech latach wypłacania takiego ryczałtu urząd skarbowy zakwestionuje w czasie kontroli jego stawkę, bo stwierdzi, że pracodawca nie badał natężenia pracy zdalnej, więc ryczałt jest zawyżony i ta nadwyżka nie jest zwolniona z danin publicznych. Przy tysiącu pracowników zdalnych łatwo sobie wyobrazić, jaką to może dać kwotę do dopłaty.

Obawa przed takimi kontrolami powoduje, że pracodawcy przyjmują bardziej szczegółowe podejście do liczenia, kto ile w danym miesiącu przepracował zdalnie, co – bądźmy szczerzy – powoduje ogromne niezadowolenie pracodawców ze względu na ogromne obciążenie biurokratyczne. Szkoda, że przy tak powszechnym zastosowaniu pracy zdalnej organy, w tym Ministerstwo Finansów, nie zdecydowały się zająć stanowiska i przedstawić wytycznych dotyczących jej stosowania.

Urząd Komunikacji Elektronicznej opracował raport o stanie rynku telekomunikacyjnego w 2021 r., z którego wynika, że średni koszt dostępu do internetu w Polsce, liczony według metodologii OECD, wynosi 9,65 euro. W przeliczeniu na złote i dni pracy daje to stawkę ok. 1,53 zł dziennie. Jeśli zaś idzie o zużycie prądu, wszystko zależy od zasilacza. Przy zużyciu prądu na poziomie 45 W, 8-godzinna dniówka przekłada się na koszt w wysokości 0,26 zł dziennie, przy większym zużyciu zwrot wynosi 0,46 zł.

Pracodawcy i pracownicy podnoszą, że z rachunku za elektryczność wynika, że płaci się nie tylko za rzeczywiste zużycie prądu, lecz także ponosi się wiele opłat związanych z dystrybucją energii. Czy te koszty też mamy włączyć do ryczałtu? Takie szczegóły są niezwykle ważne, bo wielu pracodawców ma przykre doświadczenia z ekwiwalentem za pranie odzieży służbowej, gdy okazywało się, że inspektorzy Zakładu Ubezpieczeń Społecznych kwestionowali wysokość ekwiwalentu oraz zasady jego ustalania. Gdy ryczałty za pracę zdalną będą wypłacane powszechnie, ten problem będzie narastał.

Pracodawcy sztywno trzymają się katalogu kosztów pracy zdalnej, które są gotowi pokryć, i mówią wyłącznie o kosztach energii elektrycznej, internetu i korzystania przez pracownika z prywatnego sprzętu do celów służbowych. Dlaczego nie uwzględnić przy takich wyliczeniach innych kosztów, do czego daje prawo art. 6724 par. 1 pkt 3 k.p.? W naszej ocenie są to m.in.: ogrzewanie, klimatyzacja w miesiącach letnich, woda, herbata, kawa, środki czystości i higieny, a nawet część czynszu za tzw. powierzchnię biurową w mieszkaniu pracownika. To są realne koszty pracy zdalnej, które powinny być uwzględniane w negocjacjach między stronami w zakładzie pracy.

Katalog kosztów pracy zdalnej jest otwarty i to od siły negocjacyjnej pracowników i związków zawodowych zależy, co się w nim znajdzie.

Nic nie stoi na przeszkodzie, aby pracodawca uwzględnił wszelkie dodatkowe koszty pracy zdalnej. Kodeks pracy gwarantuje pracownikom pewne minimum, a firma może wprowadzić regulacje korzystniejsze niż te zapisane w kodeksie. Zależy to wyłącznie od jej dobrej woli.

Ustawodawca nie bez powodu użył określenia „koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej”. W ryczałcie pojawia się rekompensata za podwyższone koszty mediów, nie zgadzam się jednak na rekompensowanie ryczałtem owocowych czwartków. Takie koszty nie są bezpośrednio związane z pracą zdalną. Wątpliwości pracodawców są tu bardzo duże, bo mamy do czynienia z koniecznością ustalania ryczałtów na ogromną skalę. Będą je musieli określić wszyscy przedsiębiorcy, u których będzie świadczona praca zdalnie, bez względu na to, czy w ten sposób będzie zatrudniona większość załogi czy tylko kilka osób. Ryczałt będzie dotyczył uzgodnienia pracy zdalnej, polecenia, ale też wniosków grup pracowników mogących żądać takiej formuły współpracy (np. rodzice dzieci do lat czterech).

Konieczne jest racjonalne podejście i nienadużywanie ryczałtu. Trzeba mieć na uwadze późniejsze kontrole i pytania o podstawy wyliczenia kosztów.

Ustawa nie nakłada na pracodawcę obowiązku prowadzenia rejestru dni pracy zdalnej wykonywanej przez pracowników. Zgodnie z art. 149 k.p. do celów prawidłowego ustalenia wynagrodzenia pracownika i innych świadczeń związanych z pracą pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy tego pracownika. Należy jednak pamiętać, że niekorzystne ukształtowanie wynagrodzenia za pracę lub innych warunków zatrudnienia – a takim może być wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu za pracę zdalną w jednakowej wysokości dla wszystkich pracowników, bez względu na liczbę dni pracy wykonywanej zdalnie – może być uznane za naruszenie zasady równego traktowania w zatrudnieniu. Ponadto w myśl znowelizowanego kodeksu pracy pracownik nie może być w żaden sposób dyskryminowany z powodu wykonywania pracy zdalnej. Dlatego rekomendowałbym zróżnicowanie wypłacania ryczałtu lub ekwiwalentu w zależności od liczby dni pracy zdalnej.

Wykonywanie pracy zdalnej nie wyłącza podstawowego obowiązku pracodawcy, jakim jest ochrona zdrowia i życia pracowników realizowana przez zapewnienie im bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawca jest odpowiedzialny za stan bhp i musi zapewniać pracownikowi środowisko pracy wolne od zagrożeń. Jednak z uwagi na to, że pracownicy nie świadczą pracy na terenie zakładu pracy, ustawodawca wyłączył wobec nich stosowanie niektórych przepisów bhp. Pracodawca nie będzie miał obowiązków związanych z udzielaniem pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, zwalczaniem pożarów i ewakuacji. Nie będzie też zobowiązany do organizowania stanowiska pracy zgodnie z przepisami i zasadami bhp, dbania o bezpieczny i higieniczny stan pomieszczeń pracy i wyposażenia technicznego, a także o sprawność środków ochrony zbiorowej i ich stosowanie zgodnie z przeznaczeniem.

Trzeba także pamiętać, że zgodnie z art. 6731 k.p. do pracy zdalnej nie mają zastosowania art. 232 i 233 k.p. mówiące o obowiązku zapewnienia pracownikom odpowiednich urządzeń higieniczno-sanitarnych oraz dostarczenia niezbędnych środków higieny osobistej. Wynika z tego, że pracodawca nie ma obowiązku finansowania osobie zatrudnionej zdalnie np. mydła, papieru toaletowego, ręczników papierowych lub suszarki do rąk. Pracodawca nie musi też zapewniać bezpłatnych posiłków i napojów wynikających z rozporządzenia w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.

Do pracy zdalnej nie stosujemy również art. 213 i 214 k.p. mówiących o pomieszczeniach pracy. Oznacza to, że pracodawca nie musi zapewnić pracownikowi w miejscu wykonywania pracy zdalnej oświetlenia naturalnego i sztucznego, odpowiedniej temperatury, wymiany powietrza ani zabezpieczenia przed wilgocią, niekorzystnymi warunkami cieplnymi i nasłonecznieniem, drganiami oraz innymi czynnikami szkodliwymi dla zdrowia i uciążliwościami.

Do pracy zdalnej nie stosujemy także zapisu o tym, że na każdego z pracowników jednocześnie zatrudnionych w pomieszczeniach stałej pracy powinno przypadać co najmniej 13 mkw. wolnej objętości pomieszczenia oraz co najmniej 2 mkw. wolnej powierzchni podłogi niezajętej przez urządzenia techniczne, sprzęt itp.

Choć nie będzie to wynikało wprost z przepisów, obowiązkiem pracownika będzie jednak utrzymywanie stanowiska pracy w czystości i porządku oraz zapewnienie okresowych remontów i konserwacji w celu zachowania wymagań bhp.

Pracodawca, zanim dopuści pracownika do wykonywania pracy zdalnej, będzie musiał uzyskać od niego oświadczenie, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez zatrudnionego i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Ponadto musi opracować ocenę ryzyka zawodowego oraz instrukcję bhp wykonywania pracy zdalnej, a także poddać pracownika szkoleniu wstępnemu i okresowemu z zakresu bhp (może być przeprowadzone online). Na pracowniku będzie ciążył obowiązek zorganizowania stanowiska pracy zdalnej z uwzględnieniem wymagań ergonomii.

Wykonywanie pracy zdalnej nie zwalnia stron stosunku pracy z obowiązku przestrzegania przepisów bhp. Zarówno pracownik, jak i pracodawca będą zobligowani do ich przestrzegania – świadczenie pracy we własnym domu nie wyłącza przepisów bhp. Nadal są one wiążące, a ich nierespektowanie może skutkować zagrożeniem dla życia i zdrowia pracownika. Nie należy więc ich lekceważyć, bo także we własnym domu pracownik może stać się ofiarą wypadku w pracy. Z kolei pracodawca, który nie przestrzega przepisów bhp, może ponieść odpowiedzialność wykroczeniową, karną lub cywilnoprawną za ich nieprzestrzeganie.

Decyzja o tym, czy wyposażyć pracownika w regulowany monitor i fotel, będzie należeć do pracodawcy. Podejmie ją na podstawie opracowanej oceny ryzyka zawodowego przeprowadzonej dla każdego z czynników środowiska pracy oraz określającej niezbędne środki profilaktyczne zmniejszające ryzyko.

Warto wspomnieć także, że rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe nakłada na pracodawcę obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok, zgodne z zaleceniem lekarza, jeżeli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą potrzebę ich stosowania podczas pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Uprawnienia wynikające z tego rozporządzenia będą przysługiwały pracownikowi w razie wykonywania przez niego pracy częściowo zdalnie, bo oznacza to, że będzie on też wykonywał pracę w siedzibie pracodawcy na stanowisku pracy przez niego zorganizowanym.

W rozporządzeniu w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe jest też sporo innych regulacji dotyczących m.in. wysokości biurka, ustawienia monitora, wymogów krzesła i odległości oczu pracownika od ekranu monitora. Pytanie, czy rezygnacja ze zastosowania tych przepisów jest racjonalna.

Warto zastanowić się nad nowelizacją rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe, bo pochodzi ono z 1998 r. i najwyraźniej wymaga ono aktualizacji.

Wszystko wskazuje więc na to, że rozporządzenie z 1998 r. nie ma zastosowania do pracowników całkowicie zdalnych. Rozbija się to o par. 3 pkt 4 rozporządzenia, w myśl którego nie ma ono zastosowania, gdy pracownik korzysta z „systemu przenośnego”. A co jeśli jeden pracownik korzysta z laptopa przy pracy zdalnej, a inny ma komputer stacjonarny? W przypadku tego drugiego rozporządzenie powinno mieć zastosowanie.

W tym kontekście istotne staje się określenie, co to jest „system przenośny”, o którym mówi rozporządzenie. Kiedy uchwalano przepisy o telepracy w 2007 r., to wskazywałam na niedostosowanie przepisów tego rozporządzenia do ówczesnych realiów stosowanego sprzętu. Pomija się olbrzymi postęp technologiczny i towarzyszącą mu różnorodność produkowanych urządzeń. Znacząca część przepisów o bezpiecznej i higienicznej pracy nie spełnia obecnie swej roli, skoro uchwalono je wiele lat temu. W powszechnym użyciu oprócz typowych jednostek stacjonarnych są wielofunkcyjne przenośne laptopy, mobilne tablety i smartfony mające inne kształty fizyczne i sposoby obsługi, a ich duża atrakcyjność na tyle angażuje użytkowników, że przestają myśleć o ergonomii.

Odwołując się do art. 212 i art. 207 k.p. można zauważyć, że wśród głównych wymogów bezpieczeństwa i higieny pracy, które powinni wypełniać przełożeni kierujący pracownikami, jest organizowanie stanowiska zgodnie z przepisami i zasadami ochronnymi przy odpowiednim wykorzystaniu osiągnięć nauki i techniki.

W ocenie Głównego Inspektoratu Pracy ani biurko, ani krzesło nie są narzędziami pracy zdalnej, stanowią one wyposażenie stanowiska pracy. W naszej ocenie do laptopów nie ma zastosowania rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Uważamy, że przy pracy zdalnej należałoby się oprzeć na treści nowych przepisów, które znalazły się w kodeksie pracy, w szczególności na art. 6731 par. 8, który stanowi, że pracownik organizuje stanowisko pracy zdalnej, uwzględniając wymagania ergonomii. Na tle tego przepisu pojawia się pytanie, czy sam laptop jest urządzeniem ergonomicznym, a może trzeba go wyposażyć w podstawkę albo klawiaturę i myszkę. W tym momencie zakładamy, że przy ocenie ryzyka zawodowego na tym stanowisku pracodawca może uznać, że doposażenie takiego laptopa może wynikać z zasad ergonomii. Przepisy dopiero zaczną obowiązywać od 7 kwietnia, zobaczymy, w jakim kierunku będą interpretować je sądy.

Pracodawcy woleliby jednak mieć jasną podstawę prawną, w której dokładnie by określono, jakie mają obowiązki w zakresie urządzenia miejsca pracy zdalnej. To nie może wynikać z interpretacji niejasnych i niepełnych regulacji.©℗