Na jakich zasadach kasa zapomogowo-pożyczkowa podpisuje umowę z pracodawcami [PORADNIA KADROWA]

Nasza kasa zapomogowo-pożyczkowa działa u czterech pracodawców. Czy w związku z tym musi zostać podpisana umowa o współpracy z każdą jednostką oddzielnie, czy należy podpisać jedną umowę ze wszystkimi jednostkami?

• Na jakich zasadach międzyzakładowa kasa zapomogowo-pożyczkowa podpisuje umowę z pracodawcami
• Kiedy powstaje obowiązek zawarcia pisemnej umowy z wolontariuszem
• Czy i w jaki sposób można odzyskać od byłego pracownika omyłkowo wypłacony ekwiwalent za niewykorzystany urlop

Co do zasady należy podpisać jedną umowę ze wszystkimi powiązanymi stronami. Artykuły 6 i 8 ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych stanowią podstawę i zobowiązanie do podpisania takiej umowy (w przypadku jednostek sfery budżetowej częściej zwanej zwyczajowo porozumieniem). Umowa powinna obejmować zarówno kwestie finansowe, w tym zwłaszcza sposób, w jaki pracodawcy składają się na poniesienie wspólnych kosztów za udostępnienie lokalu, zatrudnienie obsługi czy zakup sprzętu, jak i kwestie organizacyjne dotyczące zakresu tej bezpłatnie świadczonej pomocy na rzecz międzyzakładowej kasy zapomogowo-pożyczkowej (MKZP). Należy rozróżnić zakres czynności i kosztów w głównym podmiocie obsługującym (z reguły tam, gdzie prowadzona jest rachunkowość kasy zapomogowo-pożyczkowej) oraz u pozostałych pracodawców, gdzie też jest konieczność oddelegowania pracowników obsługi kadrowej i płac, prowadzenia korespondencji itd. Należy pamiętać, że w sytuacji opisywanej w pytaniu wymiana danych osobowych i finansowych następuje pomiędzy pięcioma odrębnymi administratorami danych osobowych (MKZP i czterema pracodawcami), więc załącznikiem do umowy głównej (porozumienia) będzie umowa o współadministrowaniu, a czasem powierzeniu przetwarzania danych osobowych lub o ich udostępnieniu. W tym miejscu warto zasugerować skorzystanie z pomocy specjalistów od ochrony danych osobowych lub wyspecjalizowanych w obsłudze kas zapomogowo-pożyczkowych kancelarii prawnych, jeśli radca prawny obsługujący pracodawcę nie jest specjalistą w tym temacie. Nie da się niestety podać ogólnego dobrego rozwiązania (wzoru umowy), bo zawsze należy przeprowadzić analizę konkretnych czynności i wykorzystywanych środków u konkretnych administratorów.

Należy wspomnieć jeszcze o drugiej możliwości, tj. podpisaniu kilku umów dwukierunkowych. Ta konstrukcja jest jeszcze bardziej skomplikowana, choć w przypadku jednostek budżetowych może okazać się atrakcyjniejsza. Dyrektorzy jednostek, które nie obsługują MKZP bezpośrednio, przekazują pełnomocnictwa do reprezentowania ich przed zarządem MKZP obsługującej firmie lub jednostce, która zatrudnia m.in. księgowe, prawników, kasjerów, wyposaża stanowiska pracy, finansuje ich szkolenia itd. Następnie w ich imieniu obsługujący pracodawca podpisuje z zarządem MKZP umowę, o której mówią art. 6 i 8 ustawy o kasach zapomogowo-pożyczkowych. Później pracodawca obsługujący podpisuje indywidualne umowy (lub porozumienia) tzw. adhezyjne (czyli narzucone i wynikające z umowy z zarządem kasy zapomogowo-pożyczkowej) określające sposób realizacji i finansowania umowy uzgodnionej i podpisanej już z kasą.

Druga możliwość najczęściej jest stosowana przy sporej liczbie pracodawców i jednym, stosunkowo silnym pracodawcy obsługującym pozostałych pracodawców. Będzie tak np. w przypadku centrów usług wspólnych, które są reprezentowane przez swego dyrektora jako pracodawcę obsługującego, który negocjuje umowę z zarządem MKZP, pozostałym dyrektorom poszczególnych szkół, przedszkoli itd. przedstawiane zaś są dwustronne porozumienia do podpisu. ©℗

Zgodnie z art. 2 pkt 3 ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (dalej: ustawa o wolontariacie) wolontariusz to osoba fizyczna, która ochotniczo i bez wynagrodzenia wykonuje świadczenia na zasadach określonych w ustawie. Zgodnie z art. 42 ust. 3 ustawy o wolontariacie wolontariuszem stowarzyszenia może być również członek tej organizacji. Jeżeli stowarzyszenie korzysta dla realizacji swych celów statutowych ze świadczeń wolontariuszy, to musi wobec nich wypełniać obowiązki wskazane w ww. ustawie.

Kluczowym zagadnieniem związanym z organizacją wolontariatu jest porozumienie o wykonywaniu świadczeń wolontariackich (cywilnoprawna umowa na wolontariat).

Zgodnie z art. 44 ust. 4 ustawy o wolontariacie, jeżeli świadczenie wolontariusza jest wykonywane przez okres dłuższy niż 30 dni, porozumienie to powinno być sporządzone na piśmie. Oznacza to nałożenie obowiązku formy pisemnej w razie dłużej trwającego wolontariatu. Przy czym należy pamiętać, że jest to okres 30 dni kalendarzowych liczonych od pierwszego dnia, w którym wolontariusz wykonał dla stowarzyszenia świadczenie. Błędem będzie traktowanie tego terminu jako 30 jednorazowych dni świadczeń, które dopiero po zsumowaniu dadzą okres 30 dni (zob. poradnik „Jak zaangażować wolontariusza do działań swojej organizacji?” na stronie ngo.pl).

Jednym z ważniejszych aspektów związanych z zawarciem porozumienia wolontariackiego na piśmie, w tym dotyczących czasu, na jaki zostaje ono zawarte, jest kwestia ubezpieczenia od nieszczęśliwych wypadków (NNW). Istnieje bowiem obowiązek zapewnienia wolontariuszowi ubezpieczenia od następstw nieszczęśliwych wypadków. W przypadku krótkiego wolontariatu (do 30 dni) ciężar zapewnienia ubezpieczenia jest po stronie stowarzyszenia, które musi wykupić ubezpieczenie w dowolnej firmie ubezpieczeniowej. Państwo z kolei jest gwarantem ubezpieczenia w przypadku wolontariatu trwającego dłużej niż 30 dni – art. 46 ust. 2 i 3 ustawy o wolontariacie w związku z art. 2 ust. 1 pkt 12 ustawy o zaopatrzeniu z tytułu wypadków lub chorób zawodowych powstałych w szczególnych okolicznościach (dalej: ustawa wypadkowa). W takiej sytuacji to właśnie zawartą na piśmie umowę wolontariacką można określić jako promesę polisy ubezpieczeniowej.

Wolontariuszowi, który ulegnie wypadkowi przy wykonywaniu świadczeń wolontariackich, w przypadku wystąpienia nagłego zdarzenia wywołanego przyczyną zewnętrzną wywołującego uraz przysługiwać będzie:

• renta z tytułu niezdolności do pracy,
• jednorazowe odszkodowanie,
• świadczenie opieki zdrowotnej określone w przepisach o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, w zakresie niezbędnym do leczenia następstw wypadku lub choroby zawodowej, pod warunkiem że osoby te nie są objęte ubezpieczeniem zdrowotnym.

W razie zaistniałego wypadku po zakończeniu leczenia lub rehabilitacji należy przesłać do ZUS kartę wypadku, zaświadczenie lekarskie o stwierdzonym urazie oraz ksero umowy wolontariackiej.

Zatem do obowiązków stowarzyszenia należy, jeśli korzysta ono z pracy i działań wolontariuszy, zapewnienie im umów wolontariackich. Podczas świadczenia przez wolontariuszy pracy polegającej na takich czynnościach, jak organizacja i uczestnictwo w streetworkach, eventach, zbiórkach, koncertach, dowozach zaopatrzenia na organizowane wydarzenia, może dojść do wypadków. Także w interesie samego stowarzyszenia jest zawarcie umowy wolontariackiej. Brak tej umowy może się dla stowarzyszenia wiązać z problemami dowodowymi w razie ewentualnego sporu sądowego. Co istotne, jeżeli stowarzyszenie chce dodatkowo zadbać o swoich wolontariuszy, to powinno rozważyć objęcie ich ubezpieczeniem NNW, nawet jeśli nie jest do tego zobowiązane, tj. w sytuacji, gdy zawiera z wolontariuszami porozumienie na okres dłuższy niż 30 dni. Oznacza to dodatkowy koszt dla stowarzyszenia, ale jest wskazane zwłaszcza wtedy, gdy wolontariusz wykonuje świadczenia niebezpieczne powodujące duże ryzyko urazu czy wypadku.

Warto też dodać, że porozumienie, które zawieramy z wolontariuszem, musi mieć formę pisemną także wtedy, gdy wolontariusz zażąda sporządzenia pisemnej umowy (art. 44 ust. 2 i 4 ustawy o wolontariacie). Ponadto na życzenie wolontariusza organizacja ma obowiązek wystawić mu zaświadczenie potwierdzające współpracę lub (również na życzenie wolontariusza) przygotować opinię o sposobie wykonywania przez niego zadań. ©℗

Z art. 177 par. 1 kodeksu pracy wynika, że w przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą. Wielu pracowników ma jednak np. tak dużo zaległego urlopu, że nie zdąży go wykorzystać w trakcie trwającego okresu wypowiedzenia, co skutkuje koniecznością wypłaty ekwiwalentu.

W orzecznictwie Sądu Najwyższego akcentuje się, że z tego przepisu można wywieść, iż prawo do ekwiwalentu staje się wymagalne z dniem rozwiązania (wygaśnięcia) stosunku pracy. Pracodawca powinien go wypłacić, a pracownik ma prawo wystąpić do sądu o jego zasądzenie (por. wyrok Sądu Najwyższego z 1 marca 2017 r., sygn. akt II BP 11/15).

Bywa jednak i tak, że ekwiwalent zostanie wypłacony przez pracodawcę, a czasem nawet w zawyżonej wysokości. Pracownik staje się wówczas bezpodstawnie wzbogacony. Zgodnie z art. 409 kodeksu cywilnego kto bez podstawy prawnej uzyskał korzyść majątkową kosztem innej osoby, obowiązany jest do wydania korzyści w naturze, a gdyby to nie było możliwe, do zwrotu jej wartości. W wyroku Sądu Apelacyjnego w Białymstoku z 19 września 2012 r., sygn. akt I ACa 378/12, zaakcentowano, że istota bezpodstawnego wzbogacenia, uzasadniającego roszczenie o wydanie korzyści w naturze lub też o zwrot jej wartości, sprowadza się do uzyskania przez osobę wzbogaconą, kosztem osoby zubożonej, korzyści majątkowej bez podstawy prawnej.

Oceniając opisywaną w pytaniu sytuację, warto zwrócić uwagę na stanowisko zawarte w wyroku Sądu Rejonowego w Grudziądzu z 1 marca 2021 r., sygn. akt IV P 13/20. W podanej sprawie sąd rozpatrywał powództwo pracodawcy wobec pracownika o zwrot omyłkowo wypłaconego w podwójnej wysokości ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Finalnie sąd uznał powództwo pracodawcy za zasadne. Co jednak ciekawe, w orzeczeniu sądowym rozłożono spłatę zasądzonego świadczenia na raty.

Należy zatem uznać, że podobnie w opisywanej sytuacji uzyskanie podwójnego ekwiwalentu przez pracownika może być kwalifikowane jako bezpodstawne wzbogacenie po jego stronie. Pracodawca powinien wezwać byłego pracownika do zwrotu wspomnianej kwoty, a gdy ten nie zapłaci żądanej kwoty – skierować sprawę na drogę sądową. Jeśli pracownik znajduje się w trudnej sytuacji rodzinnej, to można zaproponować rozłożenie zadłużenia na raty. ©℗