Sprawdź, jak od 7 kwietnia przechowywać dokumenty pracownicze związane z pracą zdalną

Cała dokumentacja związana z jej wdrożeniem ma być umieszczona w aktach osobowych, a więc wnioski elektroniczne składane w systemach kadrowych i tak trzeba będzie drukować. To niepotrzebne utrudnienie dla firm.

W ubiegłym tygodniu zostało opublikowane rozporządzenie ministra rodziny i polityki społecznej z 6 marca 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 471), które ma dwie daty wejścia w życie:

• 21 marca br. – zmiany w zakresie wprowadzenia do akt części E, w której są przechowywane dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i na obecność w organizmach pracowników środków działających podobnie do alkoholu,
• 7 kwietnia br. – zmiany w zakresie pracy zdalnej, które wejdą wraz z nowelizacją kodeksu pracy wprowadzającą pracę zdalną.

W zakresie pracy zdalnej zmiana jest bardzo prosta, gdyż w katalogu dokumentów z części B akt osobowych zamieniono po prostu telepracę na pracę zdalną i tyle. Konsekwencje tej bardzo prostej zmiany będą jednak w praktyce znaczące.

Do teczki na papierze

Wprowadzenie pracy zdalnej całkowitej lub częściowej wymaga sporządzenia kilkunastu dokumentów, które powinny znaleźć się w aktach osobowych. Będą to:

• uzgodnienie pracy zdalnej, czyli w praktyce aneks do umowy o pracę,
• aktualizacja informacji o warunkach zatrudnienia z art. 29 par. 3 kodeksu pracy (dalej: k.p.),
• potwierdzenie zapoznania się z procedurą ochrony danych osobowych,
• potwierdzenie zapoznania się z oceną ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej,
• potwierdzenie zapoznania się z informacją o bezpieczeństwie i higienie pracy przy pracy zdalnej,
• oświadczenie pracownika, że w miejscu wykonywania pracy zdalnej ma stanowisko pracy spełniające wymagania przepisów bhp,
• ewentualnie potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy zdalnej, ale takiego obowiązku nie ma w nowych przepisach, co należy uznać za niekonsekwencję ustawodawcy.

Całe wdrożenie pracy zdalnej może się formalnie odbyć bez użycia ani jednej kartki papieru, bo wszystkie oświadczenia i inne dokumenty wynikające z tej ustawy mogą mieć postać elektroniczną. Wyłączono także formę pisemną dla aneksu wdrażającego pracę zdalną, gdyż nie stosuje się do niego art. 29 par. 4 k.p.

W praktyce więc praca zdalna może być wdrożona przez wysłanie e-mailem całości dokumentacji, która zostanie zaakceptowana przez pracownika i odesłana. Można także skorzystać z platform do podpisywania dokumentów typu DocuSign czy Autenti lub zrobić nowy obieg dokumentów w pulpitach pracowniczych wykorzystywanych przez pracodawców.

Wynika to z tego, że ustawodawca posłużył się terminem „postać elektroniczna”, a nie „forma elektroniczna”, co oznacza, że w tym zakresie nie będą miały zastosowania przepisy kodeksu cywilnego dotyczące formy elektronicznej, które wymagają zastosowania podpisu kwalifikowanego. W praktyce można stwierdzić wręcz, że postać elektroniczna jest odmianą formy dokumentowej w rozumieniu prawa cywilnego. Zatem w tym zakresie wreszcie w kodeksie pracy pojawiły się rozwiązania na miarę XXI w. Jednak tę radość w całości zniweczą zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, bo w większości firm nadal prowadzone są tradycyjne, czyli papierowe akta osobowe. A zatem także po całkowicie elektronicznym wdrożeniu pracy zdalnej działy kadr ostatecznie powinny wydrukować wszystkie dokumenty i włożyć je do akt do części B.

Warto stworzyć osobną podczęść w części B przeznaczoną na dokumenty związane z pracą zdalną. Jest to autonomiczna decyzja pracodawcy, ale w ten sposób łatwiej będzie przechowywać takie dokumenty. Będą tam następnie dokładane kolejne dokumenty związane z pracą zdalną, w tym, niestety, także wnioski o pracę zdalną okazjonalną, o czym będzie jeszcze mowa dalej.

Przy wdrożeniu elektronicznym należy pamiętać, że w odniesieniu do takiej sytuacji nie ma w rozporządzeniu w sprawie dokumentacji pracowniczej przepisu rozstrzygającego, jak pracodawca powinien dokonać takiego procesu. Jednak z wyjaśnień Ministerstwa Cyfryzacji wynika, że każdy dokument powinien zawierać adnotację: „Potwierdzam zgodność z dokumentem elektronicznym”. Tak przyjął resort cyfryzacji w stanowisku z 4 lutego 2019 r., w którym wskazano, że: „dobrą praktyką powinno być postępowanie takie jak w przypadku zmiany dokumentacji elektronicznej na papierową, zgodnie z art. 948 kodeksu pracy”. U większych pracodawców warto więc chyba będzie wyrobić nowe pieczątki z powyższą treścią, co znacząco przyspieszy pracę działów kadr w kwietniu.

Wnioski okazjonalne

Prosta zamiana telepracy na pracę zdalną przyniesie opłakane skutki w firmach, w których będzie na dużą skalę wykorzystywana praca zdalna okazjonalna, wynikająca z nowego art. 6733 k.p. W jej przypadku bowiem na każdy dzień takiej pracy będzie składany odrębny wniosek, który podobnie jak wszystkie dokumenty w tej nowelizacji będzie mógł mieć dwie postaci, czyli papierową lub elektroniczną. Zatem maksymalnie w przypadku jednego pracownika mogą być nawet 24 takie wnioski, a mniej, gdy pracownik będzie jednorazowo wykorzystywał po kilka dni pracy zdalnej okazjonalnej.

Dokument ten nie został jednak wyodrębniony w rozporządzeniu, a więc podobnie jak cała reszta dokumentacji związanej z pracą zdalną powinien on trafiać do części B akt osobowych. I to jest poważne niedociągnięcie prawodawcy, gdyż wnioski o wszystkie inne absencje, z wyjątkiem urlopów bezpłatnych i związanych z rodzicielstwem, są przechowywane poza aktami osobowymi. Wniosek ten powinien zostać dołączony do pozostałej dokumentacji pracowniczej, o której mowa w par. 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej. Można go było dołączyć do dokumentacji czasu pracy, w której są już przecież wnioski o zwolnienie od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14. czy o wyjścia prywatne, albo też połączyć z dokumentacją urlopów wypoczynkowych lub stworzyć odrębną kategorię dokumentacji, dodając kolejny punkt w tym przepisie. W praktyce jednak przyjęto najgorsze z możliwych rozwiązań.

W związku z tym, że wiele firm będzie miało takie wnioski obsługiwane elektronicznie, dużą operacją logistyczną będzie ich wydrukowanie i następnie wpięcie do akt osobowych. Na szczęście w tym przypadku przynajmniej przepis nie jest tak skonstruowany jak przy wnioskach urlopowych, gdzie trzeba przechowywać także wnioski odrzucone lub wycofane. Przy pracy zdalnej okazjonalnej wystarczające jest przechowywanie zaakceptowanych wniosków, bo cel tej operacji jest jeden – pilnowanie limitu 24 dni w roku kalendarzowym.

Mając powyższe na uwadze, pracodawcy już teraz zadają pytanie, co im grozi, jeśli wnioski o pracę zdalną okazjonalną nie będą przechowywane w aktach osobowych, tylko w systemach do obiegu wniosków pracowniczych. Na szczęście wydaje się, że niewiele.

Co jest wykroczeniem

W kodeksie pracy są trzy wykroczenia dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej, które polegają na:

• nieprowadzeniu dokumentacji pracowniczej (art. 281 par. 1 pkt 6 k.p.),
• nieprzechowywaniu dokumentacji pracowniczej przez okres wymagany prawem (art. 281 par. 1 pkt 6a k.p.),
• pozostawieniu dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 281 par. 1 pkt 7 k.p.).

Oceniając ich zakres, należy stwierdzić, że przechowywanie wniosków o pracę zdalną okazjonalną poza aktami osobowymi nie wypełnia znamion żadnego z wykroczeń. Tak więc w razie kontroli inspektor pracy będzie mógł co najwyżej skierować do pracodawcy wniosek w wystąpieniu, aby przechowywać w sposób właściwy dokumentację, czyli wpiąć wnioski do części B akt osobowych. Być może jednak ustawodawca wyodrębni te wnioski z akt w kolejnej nowelizacji rozporządzenia, która jest planowana po wprowadzeniu zmian związanych z rodzicielstwem. Byłoby to bardzo pożądane. ©℗