Nie warto ślepo ufać systemom rejestracji czasu pracy, które stosuje większość firm, bo jak pokazuje praktyka, często ustalają odpoczynek tygodniowy nie na każde 7 dni, liczone od początku angażu, jak każą przepisy unijne, ale sztywno, na każdy tydzień, liczony od początku okresu rozliczeniowego wspólnego dla wszystkich pracowników. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej nie ma wątpliwości: taka praktyka jest nieprawidłowa.
Definicja tygodnia – przydatna m.in. do obliczania czasu odpoczynku w prawie pracy – nie została ustalona na poziomie unijnym, a jest tworem typowo polskim. Tydzień zdefiniowano w przepisach kodeksu pracy (dalej: k.p.) o czasie pracy. W art. 128 par. 3 pkt 2 k.p. przyjęto, że jest to 7 kolejnych dni kalendarzowych, począwszy od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. W praktyce pojawił się jednak problem, jak zastosować tę definicję w sytuacji, gdy pracownik rozpoczyna zatrudnienie w trakcie okresu rozliczeniowego. To, jaki sposób obliczania owego okresu 7-dniowego przyjmiemy, zadecyduje o tym, czy nasza praktyka będzie zgodna, czy też nie, z regulacjami unijnymi.

zastosowanie definicji

Reklama
Pojęcie tygodnia służy głównie do realizacji przez pracownika prawa do odpoczynku, wynoszącego nieprzerwanie 35 godzin, który zgodnie z art. 133 k.p. określa się mianem tygodniowego. Ponadto do wielkości tygodnia odwołują się także inne normy czasu pracy – 40-godzinna (art. 129 k.p.) i tzw. łączona z nadgodzinami 48-godzinna (art. 131 k.p.), ale obie te wartości mają charakter średni w skali tygodnia i są rozliczane w ramach okresów rozliczeniowych czasu pracy. Przy czym obydwa te przepisy posługują się sformułowaniem „przeciętnie” – odpowiednio 40 i 48 godzin - tak więc sposób liczenia tygodnia w tym przypadku nie jest kluczowy. W przypadku prawa do odpoczynku możemy jednak wyraźnie wskazać (co do minuty, czy nawet – sic! – sekundy) przedział czasu, w którym ma on przypadać, gdyż w definicji tygodnia ustawodawca posłużył się pojęciem dni kalendarzowych, a te trwają od godziny 0:00 do godziny 24:00, co potwierdza Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w zamieszczonym obok stanowisku. [przykład 1]

PRZYKŁAD 1

Reklama
Odpoczynek tygodniowy w lipcu
Pracodawca stosuje najprostsze, czyli miesięczne okresy rozliczeniowe, pokrywające się z miesiącami kalendarzowymi. A zatem w lipcu 2016 r. wszystkie tygodnie liczymy od 0:00 w piątek do 24:00 w czwartek (gdyż 1 lipca przypadł w piątek) i w takim okresie ma przypadać w całości 35 godzin odpoczynku tygodniowego.
Przy dłuższych okresach rozliczeniowych układ tygodnia jest stały przez cały okres rozliczeniowy (który wynosi maksymalnie 12 miesięcy), a jego początek również determinuje to, w jaki dzień kalendarzowy przypadł pierwszy dzień okresu rozliczeniowego. Często jednak zatrudnienie pracowników nie następuje od początku okresu rozliczeniowego, a z tym nierozerwalnie wiąże się konieczność ustalenia odpowiednich okresów odpoczynków w części okresu rozliczeniowego.

tydzień jednakowy dla wszystkich...

W praktyce działania pracodawców najczęściej tydzień jest liczony jednakowo dla wszystkich pracowników, bez względu na to, kiedy rozpoczynają oni pracę. Przyjmuje się bowiem, że okres rozliczeniowy jest narzucony regulaminem pracy (układem zbiorowym) i ma sztywną, konkretną długość. Na czas jego trwania nie mają zatem wpływu daty zatrudnienia konkretnych pracowników i jest on tożsamy dla ogółu zatrudnionych w firmie – co przemawia także za identyczną długością tygodnia dla całej załogi. Czasami takie ustalenie narzucają również systemy rejestracji czasu pracy (RCP) lub systemy kadrowo-płacowe mające moduły do zarządzania czasem pracy, które sztywno definiują tydzień dla ogółu zatrudnionych. Osoby z nich korzystające nie mają możliwości wyboru innego rozwiązania. Jednakże w razie kontroli PIP lub sporu sądowego nie będzie to niestety żadnym wytłumaczeniem. Działanie takie może bowiem skutkować niezapewnieniem jednego pełnego odpoczynku tygodniowego w skali okresu rozliczeniowego, co może być uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika, zagrożone grzywną (art. 281 pkt 5 k.p.). Jest ono jednak powszechne, gdyż łatwiejsze organizacyjnie jest, aby tydzień był identycznie liczony dla ogółu zatrudnionych. [przykład 2]

PRZYKŁAD 2

Angaż w trakcie okresu rozliczeniowego
Pracodawca stosuje miesięczne okresy rozliczeniowe. W lipcu 2016 r. każdy tydzień trwa od piątku do czwartku. Firma przyjęła zasadę zatrudniania pracowników albo od pierwszego dnia miesiąca, albo od poniedziałku, jeśli przyjęcie do pracy następuje w środku miesiąca. W lipcu przyjęto nowego pracownika od 11. dnia miesiąca. Trzymając się sztywnego układu tygodni, w lipcu będzie on następujący:
● 11–14 lipca – brak pełnego tygodnia,
● 15–21 lipca – tydzień,
● 22–28 lipca – tydzień,
● 29–31 lipca – dni wystające poza pełne tygodnie.
Jeśli zaakceptować tę koncepcję, to pracownik mógłby zostać objęty harmonogramem czasu pracy przyjętym już w danym dziale, gdyż obowiązuje go taki sam tydzień jak resztę załogi. Data zatrudnienia nie ma bowiem wpływu na układ tygodni. Takie podejście znacznie ułatwia pracę kadrze zarządzającej, która nie musi weryfikować przyjętego sposobu organizacji pracy i raz ułożonych harmonogramów czasu pracy. Wydaje się jednak, że jest to działanie krzywdzące dla pracownika i nie do końca spójne z innymi przepisami działu szóstego kodeksu pracy o czasie pracy.

...lub indywidualny dla pracownika

Według drugiej metody tydzień pracowniczy dla nowo zatrudnionych będzie liczony inaczej niż dla reszty załogi. Może się zdarzyć, że w danym okresie rozliczeniowym będzie kilka różnych układów tygodni, jeśli firma przyjmowała nowe osoby do pracy w trakcie okresu rozliczeniowego w różnych dniach. Wówczas przyjmuje się, że tydzień zawsze zaczynamy liczyć od pierwszego dnia zatrudnienia danej osoby u pracodawcy i od tej daty odmierzamy 7 kolejnych dni kalendarzowych. Taka indywidualizacja tygodnia będzie jednak dotyczyła jedynie pierwszego okresu rozliczeniowego, gdyż w kolejnym pracownik będzie już wykonywał pracę od pierwszego dnia okresu i jego tydzień wyrówna się z tygodniem ogółu zatrudnionych w firmie. [przykład 3]

PRZYKŁAD 3

Różny układ tygodni
Pracodawca stosuje trzymiesięczne okresy rozliczeniowe pokrywające się z kwartałami w roku kalendarzowym. W III kwartale 2016 r. tygodnie dla załogi trwają od piątku do czwartku. Zatrudnienie nowego pracownika od 1 sierpnia oznacza jednak, że jego tydzień będzie liczony od poniedziałku do niedzieli (gdyż 1 sierpnia przypada w poniedziałek), a w przypadku przyjęcia do pracy kolejnego pracownika od 1 września tydzień liczony będzie od czwartku do środy (gdyż 1 września przypada w czwartek). Te różnice w układzie tygodni znikną 1 października, kiedy rozpocznie się nowy okres rozliczeniowy i dla wszystkich pracowników tydzień będzie trwał jednakowo od soboty do piątku. W tej dacie bowiem już wszyscy pracownicy pracują od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego.
Powyższe działanie jest z pewnością trudniejsze organizacyjnie dla pracodawcy, gdyż każdego nowo zatrudnionego pracownika należy potraktować indywidualnie w zakresie planowania mu czasu pracy, co będzie sporą komplikacją w firmach stosujących sztywne rozkłady czasu pracy, np. w tzw. czterobrygadówce czy pracy trzyzmianowej. Znacznie łatwiej jest bowiem dołączyć pracownika do istniejącej brygady i zobowiązać go do pracy na podstawie harmonogramu czasu pracy ją obowiązującego, nie dokonując w nim żadnych modyfikacji. Jednak z punktu widzenia podwładnego zindywidualizowanie jego tygodnia pracy może skutkować uzyskaniem przez niego prawa do dodatkowego odpoczynku tygodniowego na skutek liczenia tygodni od pierwszego dnia zatrudnienia. [przykład 4]

PRZYKŁAD 4

Od pierwszego dnia zatrudnienia
Pracodawca stosuje miesięczne okresy rozliczeniowe. W lipcu 2016 r. tygodnie trwają od piątku do czwartku. Po zatrudnieniu pracownika – tak jak w przykładzie 2 – od 11 lipca jego tygodnie pracy przypadną odpowiednio:
● od 11 do 17 lipca,
● od 18 do 24 lipca,
● od 25 do 31 lipca.
Przy takim sposobie liczenia pracownik ma w okresie 11-31 lipca 3 tygodnie, a nie 2, co wpływa bezpośrednio na jego uprawnienia, dając mu prawo do kolejnego odpoczynku 35-godzinnego.
Rozwiązanie to jest nie tylko korzystne dla pracownika, lecz także spójne z innymi przepisami kodeksu pracy. Chodzi tutaj głównie o sposób ustalenia wymiaru czasu pracy dla takiego pracownika, przy którym zastosujemy art. 130 k.p. Zgodnie z tą regulacją wymiar czasu pracy danego zatrudnionego to liczba godzin do przepracowania w okresie rozliczeniowym, którą się oblicza, mnożąc liczbę tygodni przypadających w tym okresie przez 40 godzin, dodając następnie do tej liczby iloczyn dni wystających poza pełne tygodnie (przypadające od poniedziałku do piątku) i normy dobowej, czyli 8 godzin, oraz odejmując 8 godzin za każde święto przypadające w innym dniu niż niedziela. Zastosowanie tego algorytmu, jeśli przyjmiemy układ tygodni z przykładu 4, nie budzi wątpliwości, gdyż w okresie tym wystąpią 3 tygodnie po 40 godzin, a więc wymiar wyniesie 120 godzin. Jest to logiczne i nie będzie budziło wątpliwości, gdyż w tym okresie przypada 15 dni od poniedziałku do piątku, które pomnożone przez 8 godzin dają właśnie taki wynik.
Znacznie trudniejsze byłoby to zadanie, jeśli przyjmiemy, że tygodnie są liczone tak, jak w przykładzie 2, gdyż wówczas jest ich 2, a nie 3, i problematyczne jest ustalenie „liczby dni pozostałych do końca okresu rozliczeniowego, przypadających od poniedziałku do piątku”, czego wymaga art. 130 par. 1 pkt 2 k.p. Skoro chodzi o dni pozostałe po pełnych tygodniach, wydaje się, że powinniśmy wziąć pod uwagę jeden dzień – 29 lipca (tylko on przypada po wyznaczonych tygodniach do końca okresu rozliczeniowego), a więc wymiar wyniósłby 88 godzin, a nie 120 godzin. Aby uzyskać ten sam wynik, należałoby jeszcze dodać 4 dni po 8 godzin, które są na początku okresu zatrudnienia (przed pierwszym tygodniem), ale takie działanie kłóci się z brzmieniem przepisu dotyczącego wymiaru czasu pracy. Niestety, ale na ten argument nie zwracają uwagi zwolennicy pierwszego sposobu definiowania tygodnia i dla ustalenia wymiaru czasu pracy liczą 3 tygodnie od dnia rozpoczęcia pracy – wówczas wymiar do przepracowania wyjdzie taki sam, jak przy drugim sposobie, czyli 120 godzin. Podejście takie należy skrytykować, gdyż tydzień jest tu inaczej traktowany w zależności od potrzeby, co jest niespójne i nie znajduje oparcia w kodeksie pracy.
Dodatkowym argumentem przemawiającym za zindywidualizowaniem tygodnia jest art. 1516 k.p., który dotyczy rozliczenia czasu pracy osobie pracującej tylko przez część okresu rozliczeniowego. Stosuje się go zarówno wtedy, gdy okres rozliczeniowy kończy się wcześniej, bo ustaje stosunek pracy (bez względu na sposób jego zakończenia – wypowiedzenie, rozwiązanie za porozumieniem stron, wygaśnięcie), jak również – odpowiednio – w przypadku nawiązania stosunku pracy w trakcie okresu rozliczeniowego. Łącząc ten przepis z przepisem dotyczącym wymiaru czasu pracy, przyjmuje się, że okres rozliczeniowy dla pracownika trwa albo od dnia zatrudnienia do ostatniego dnia okresu rozliczeniowego, albo od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego do dnia zakończenia stosunku pracy i na taki okres ustala się proporcjonalnie wymiar czasu pracy. Jeśli więc okres rozliczeniowy uległ skróceniu, to również tygodnie pracownicze powinny być liczone w ramach takiego niepełnego okresu rozliczeniowego, a nie traktowane sztywno, w oderwaniu od niego i liczone od dnia, którego w okresie nie było, gdyż przypadał przed dniem zatrudnienia pracownika w firmie. Za takimi indywidualnymi okresami rozliczeniowymi opowiedziało się też MRPiPS w swoim stanowisku z 19 lipca 2016 r., rozstrzygając tym samym spór na korzyść indywidualnie wyznaczanych tygodni. [ramka] O opinię w tej sprawie zapytaliśmy też Główny Inspektorat Pracy, jednak do dnia zamknięcia niniejszego wydania nie otrzymaliśmy odpowiedzi.

Pytanie o wykładnię w zgodzie z dyrektywą

Zgodnie z art. 5 dyrektywy 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z 4 listopada 2003 r. dotyczącej niektórych aspektów organizacji czasu pracy (Dz.Urz.UE z 2003 r. L 299, s. 9) państwa członkowskie mają obowiązek przyjąć niezbędne środki, aby każdy pracownik był uprawniony w okresie 7-dniowym do minimalnego okresu odpoczynku w wymiarze 24 godzin, a także do odpoczynku dobowego w wymiarze 11 godzin. Zgodnie z art. 133 k.p. jest to odpoczynek 35-godzinny, który zawiera w sobie odpoczynek dobowy z ostatniego dnia roboczego. Długość odpoczynku tygodniowego w naszym kodeksie jest więc zgodna i spójna z dyrektywą, ale już sposób jego udzielania budzi wątpliwości, gdyż okresy 7-dniowe niekoniecznie muszą być tygodniami (w rozumieniu polskiego kodeksu pracy). Sposób zapewnienia odpoczynku wskazany w przepisach dyrektywy jest jednak kolejnym ważnym powodem przemawiającym za indywidualizacją tygodnia i liczeniem go od pierwszego dnia zatrudnienia (a nie w sposób sztuczny, tak jak dla innych pracowników). Również stanowisko MRPiPS z 19 lipca 2016 r., które potwierdza, że występujące w dyrektywie pojęcie tygodnia powinno być rozumiane jako okres 7-dniowy, jest kolejnym argumentem za indywidualnym tygodniem pracowników zatrudnianych w trakcie okresu rozliczeniowego. Tylko przy tej koncepcji jesteśmy w stanie zrealizować cel dyrektywy i zapewniać odpoczynki tygodniowe w okresach 7-dniowych.

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 19 lipca 2016 r.

Dyrektywa 2003/88/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 4 listopada 2003 r. dotycząca niektórych aspektów organizacji czasu pracy nie zawiera definicji pojęć „tygodnia” i „okresu siedmiodniowego”. W ramach jej postanowień można jednak odnaleźć zarówno pojęcia „tygodnia”, jak i „okresu siedmiodniowego” (motywy 1 i 5 oraz art. 1, 2, 5, 6, 7, 16, 17, 21 i 22 dyrektywy). Zgodnie z motywem 5 dyrektywy 2003/88/WE pracownikom wspólnotowym należy przyznać minimalne dobowe, tygodniowe i roczne okresy odpoczynku oraz odpowiednie przerwy. W tym kontekście niezbędne jest ustanowienie maksymalnego limitu tygodniowego wymiaru czasu pracy. Jednocześnie koncepcja „odpoczynku”, zgodnie
z ww. motywem dyrektywy, musi być wyrażona w jednostkach czasu, tzn. w dniach, godzinach i/lub ich częściach.
Powyższe potwierdza art. 1 ust. 2 pkt a) dyrektywy, stanowiąc, że niniejszą dyrektywę stosuje się do minimalnych okresów dobowego odpoczynku, odpoczynku tygodniowego oraz corocznego urlopu wypoczynkowego, przerw oraz maksymalnego tygodniowego wymiaru czasu pracy. Natomiast art. 5 dyrektywy zawierający regulację tygodniowego okresu odpoczynku wskazuje, że pracownik powinien być uprawniony do takiego odpoczynku w okresie siedmiodniowym. Z kolei art. 6 dyrektywy regulujący maksymalny tygodniowy wymiar czasu pracy odnosi się do przeciętnego wymiaru czasu pracy w okresie siedmiodniowym (art. 6 lit. b) dyrektywy).
Z powyższego wynika, że posługując się pojęciem „tygodnia”, dyrektywa precyzuje, że jest to „okres siedmiodniowy”, w szczególności w odniesieniu do regulacji tygodniowego okresu odpoczynku oraz maksymalnego tygodniowego wymiaru czasu pracy.
Ponadto Departament Prawa Pracy uprzejmie informuje, że zgodnie z art. 128 § 3 pkt 2 kodeksu pracy do celów rozliczania czasu pracy pracownika przez „tydzień” należy rozumieć 7 kolejnych dni kalendarzowych, poczynając od pierwszego dnia okresu rozliczeniowego. Tydzień liczony jest w dniach kalendarzowych. Rozpoczyna się on pierwszego dnia okresu rozliczeniowego (czyli o godzinie 0.00) i kończy się z upływem siódmego dnia (czyli o godzinie 24.00). Pojęcie tygodnia służy do ustalania pracownikom wymiaru czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym czasu pracy (art. 130 kodeksu pracy) oraz wyznaczania pracownikom okresu nieprzerwanego odpoczynku tygodniowego (art. 133 kodeksu pracy).
Zgodnie z art. 150 § 1 kodeksu pracy okresy rozliczeniowe czasu pracy powinny być ustalone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu (jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy). Okresy te z reguły są takie same dla wszystkich zatrudnionych u pracodawcy pracowników bądź zróżnicowane w zależności od stosowanego do pracowników systemu czasu pracy; tym samym okresy te rozpoczynają i kończą się w tych samych dniach dla wszystkich pracowników lub w tych samych dniach dla pracowników objętych takim samym systemem czasu pracy.
Natomiast swoiste okresy rozliczeniowe czasu pracy dotyczą tych pracowników, którzy podejmują pracę w trakcie biegnącego w zakładzie pracy okresu rozliczeniowego czasu pracy. Jeżeli bowiem pracownik podejmuje pracę w trakcie okresu rozliczeniowego czasu pracy wynikającego z przepisów wewnątrzzakładowych obowiązujących u pracodawcy, to powszechnie przyjmuje się, że jego okres rozliczeniowy czasu pracy rozpoczyna się w dniu nawiązania stosunku pracy, ale kończy się wraz z końcem okresu rozliczeniowego obowiązującego na jego stanowisku pracy/w jego grupie pracowników. Kolejny okres rozliczeniowy czasu pracy tego pracownika rozpoczyna się więc już w tym samym terminie, co pozostałych pracowników. Przykładowo, jeżeli u pracodawcy okres rozliczeniowy czasu pracy w grupie pracowników administracyjnych trwa od 1 lipca do 31 października, a pracownik podejmuje zatrudnienie od dnia 1 sierpnia, to jego pierwszy okres rozliczeniowy czasu pracy będzie trwał od dnia 1 sierpnia do dnia 31 października, a kolejny okres rozliczeniowy rozpocznie się w dniu 1 listopada – tak jak w przypadku pozostałych pracowników administracyjnych.
Podstawa prawna
Art. 128-133 oraz art. 1516 i art. 281 pkt 5 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).