Papierowe pismo doręczone niezgodnie z przepisami nie wywołuje skutków prawnych. Podobnie rzecz ma się z dokumentami błędnie przesłanymi drogą elektroniczną.
Historia radnych z gminy Kotuń w woj. mazowieckim może stanowić pożyteczną nauczkę dla pracowników administracji publicznej. Błahy z pozoru błąd popełniony przez urzędnika zniweczył ważną reformę planowaną od miesięcy przez jednostkę samorządu terytorialnego.
U progu końca roku szkolnego Rada Gminy Kotuń podjęła uchwały w sprawie likwidacji dwóch szkół podstawowych. W ten sposób samorządowcy chcieli ściąć koszty ponoszone na utrzymanie oświaty w sytuacji niżu demograficznego i malejącej liczby uczniów. Zgodnie z art. 59 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (t.j. Dz.U. z 2004 r. poz. 2572 ze zm.) szkoła publiczna, której organem prowadzącym jest gmina, może zostać zlikwidowana z końcem danego roku szkolnego. W takiej sytuacji urzędnicy muszą zapewnić uczniom możliwość kontynuowania nauki w innej placówce. Ale to niejedyny obowiązek.
Zanim dojdzie do podjęcia uchwały, gmina jest zobowiązana na co najmniej sześć miesięcy przed terminem likwidacji zawiadomić o swoich zamiarach rodziców uczniów zamykanej placówki oraz właściwego miejscowo kuratora oświaty. Proces likwidacji szkoły składa się więc z dwóch etapów: konsultacji oraz ostatecznej uchwały rady gminy.
Jeśli rząd nie znajdzie pieniędzy na podwyżki dla nauczycieli, jesienią rozpoczną się strajki
Jeśli rząd nie znajdzie pieniędzy na podwyżki dla nauczycieli, jesienią rozpoczną się strajki

Zobacz również
Przepisy nie precyzują, w jakiej formie powinno nastąpić powiadomienie podmiotów o planowanym zamknięciu szkoły. W efekcie samorząd ma w tym względzie swobodę. Ważne jest to, by zawiadomienie było skuteczne.
Urzędnicy z Kotunia wybrali drogę elektroniczną. Zawiadomienie o zamiarze likwidacji dwóch szkół wraz z wnioskiem o opinię w tej sprawie wysłali do kuratorium oświaty mejlem. Niestety dla nich, wpisując adres poczty elektronicznej, popełnili błąd. Mejl został wysłany pod adres kuratorium@kuratorium.vvavv.pl zamiast pod prawidłowy kuratorium@kuratorium.waw.pl.
Właśnie ten błąd wykryty przez organ nadzoru w toku rutynowej kontroli aktów prawa miejscowego zdecydował o stwierdzeniu nieważności uchwał o likwidacji dwóch szkół. Wojewoda ocenił bowiem, że mejl nie dotarł do właściwego adresata, organy gminy nie wypełniły więc wszystkich warunków niezbędnych do likwidacji szkół podstawowych. Wymóg skonsultowania planowanego zamknięcia placówki oświatowej z kuratorem wojewoda uznał za istotny, tym samym jego niedopełnienie w ramach procesu prawotwórczego unieważnia akt, który jest efektem wadliwie poprowadzonej procedury.
Konsekwencje błędu urzędników z Kotunia są bardzo poważne. Gmina na nowo musi przeprowadzić procedurę likwidacji szkół, ale najwcześniej zrobi to dopiero za rok, gdyż – jak już wspomniano – powiadomienie o zamiarze zamknięcia placówki musi trafić do rodziców i kuratora na co najmniej sześć miesięcy przed likwidacją. Tymczasem ta ostatnia może nastąpić jedynie z końcem danego roku szkolnego. Jako że edukacja w roku 2014/2015 już się zakończyła, kolejna okazja do likwidacji placówek pojawi się dopiero przed końcem roku 2015/2016.
Opisywana historia pokazuje, jak ważna jest dbałość o szczegóły przy przeprowadzaniu ważnych z lokalnego punktu widzenia reform. Niewielki od strony technicznej błąd gminnych urzędników, jak literówka w adresie poczty elektronicznej, może podważyć kluczowe zmiany planowane w gminie, nie tylko te dotyczące oświaty. Pracownicy administracji publicznej powinni więc zachowywać czujność nawet przy wykonywaniu rutynowych czynności. Niezbędna jest właściwa organizacja pracy zapewniana przez kierownika urzędu. W przypadku braków w tym zakresie merytorycznie prawidłowo przygotowana i przemyślana reforma okaże się niemożliwa do wprowadzenia przez proceduralne uchybienia.
Rozstrzygnięcia nadzorcze wojewody mazowieckiego z 18 czerwca 2015 r., LEX-S.4131.12.2015.MR, LEX-S.4131.13.2015.MR