Właściciel firmy może przekazać pracownikowi do użytku służbowy komputer, który będzie traktowany jak mienie firmy z obowiązkiem zwrotu, w rozumieniu art. 124 kodeksu pracy. W wewnątrzzakładowych aktach prawnych pracodawca może ustanowić zakaz wykorzystywania powierzonego mienia do celów prywatnych.

Tylko do celów służbowych

Zatrudniony nie ma prawa do korzystania z prywatnej poczty elektronicznej, przeglądania stron internetowych niezwiązanych ze sprawami zawodowymi czy też blokowania dostępu do danych znajdujących się w pamięci służbowego komputera. W razie założenia hasła, które chroniłoby zawartość danych, pracownik powinien poinformować o tym pracodawcę lub jego upoważnionego przedstawiciela, aby w przypadku nieobecności podwładnego można było skorzystać z tych danych.

Firma może całkowicie zakazać korzystania przez podwładnych ze służbowej poczty elektronicznej dla prywatnych celów i nie będzie to traktowane jak przejaw dyskryminacji czy naruszania wolności i tajemnicy komunikowania się, gwarantowanych przez art. 49 konstytucji

Istotne jest, aby zakaz wykorzystywania komputera czy telefonu dla celów prywatnych został podany pracownikom do wiadomości w sposób przyjęty u danego pracodawcy, np. w formie stosownego zapisu w wewnętrznych aktach prawnych (np. w regulaminie pracy). Ocena zasadności takich reguł nie należy do pracownika i powinien się on do tego zastosować.
Firma może też arbitralnie decydować o doborze narzędzi kontrolnych i chroniących interes przedsiębiorstwa, z uwzględnieniem jednej z podstawowych zasad prawa pracy, jaką jest szanowanie godności i innych dóbr osobistych pracownika. Zgodnie z art. 94 pkt 2 k.p. pracodawca jest obowiązany w szczególności organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, realizacji czego sprzyja rzecz jasna, nieprzeznaczanie przez pracowników czasu pracy na załatwianie prywatnych spraw.
Firma może zatem całkowicie zakazać korzystania przez podwładnych ze służbowej poczty elektronicznej dla własnych (niezwiązanych z wykonywaną pracą) celów i nie będzie to traktowane jak przejaw dyskryminacji czy naruszania wolności i tajemnicy komunikowania się, gwarantowanych przez art. 49 Konstytucji RP.

Musi być dostęp do sprzętu

Przekazanie pracownikowi komputera, podobnie jak każdego innego narzędzia pracy, służy realizacji celów gospodarczych zakładanych przez pracodawcę. Z tego powodu ma on niczym nieograniczone prawo kształtowania zasad wykorzystania przez pracownika tego narzędzia. Oczywiście integralną częścią komputera są dokumenty służbowe przechowywane i tworzone w jego pamięci. Podwładny powinien nie tylko dbać o ich bezpieczeństwo, ale także nie ma prawa ich swobodnego usuwania.
Gdyby tak postąpił, może być obciążony kosztami odzyskania zniszczonych dokumentów, oraz mogą być wyciągane wobec takiego pracownika konsekwencje służbowe, począwszy od kar porządkowych do rozwiązania umowy o pracę włącznie. Pracownik może także ponosić odpowiedzialność odszkodowawczą wobec pracodawcy, gdyby zostało ujawnione, że korzystając z komputera w zakazany sposób, naruszył tajemnicę przedsiębiorstwa.
W przypadku nieobecności pracownika w pracy, nawet gdy jest ona usprawiedliwiona, może zaistnieć konieczność otwarcia jego sprzętu. Strony umowy o pracę powinny zatem uzgodnić zasady przechowywania powierzonego komputera (laptopa) i jednoznacznie określić, czy podwładny może wynosić go poza miejsce pracy.
Aby uniknąć wątpliwości, zasady korzystania przez zatrudnionego, zarówno z danych znajdujących się w komputerze w chwili jego powierzenia, jak i nowych dokumentów i informacji tworzonych przez niego lub otrzymywanych w trakcie pracy, powinny być możliwie precyzyjnie ustalone. Dla celów dowodowych zasady te powinny zostać spisane, np. w formie dodatkowych zapisów w umowie o pracę.

Odpowiedzialność też po rozwiązaniu umowy

Jeżeli po rozwiązaniu umowy o pracę okaże się, że podwładny usunął niektóre dokumenty z powierzonego mu komputera, zaś pracodawca chcąc je odzyskać poniósł określone koszty z tym związane, może dochodzić zwrotu tych kosztów od byłego pracownika.
Firma powinna wówczas wykazać, że pracownik nie był upoważniony do usuwania takich dokumentów, a komputer został mu powierzony w prawem przewidziany sposób, ze stosowną informacją o obowiązku ochrony danych w nim przechowywanych.
Podstawa prawna
Art. 111, 22 par. 1, art. 108 par. 1 pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Art. 23 ustawy z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (Dz.U. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).