MS chce wprowadzić monopol na niszczenie akt

Ministerstwo Sprawiedliwości w odpowiedzi dla DGP przyznało, że rozważa zmiany w projekcie.

Znaczący wzrost cen

Zgodnie z projektem KRK (lub jego przedstawiciel) będzie odpowiadał za niszczenie dokumentacji niearchiwalnej. Będzie też powoływał komisje, które zdecydują o brakowaniu dokumentów, zmianie ich kwalifikacji albo przedłużeniu czasu ich przechowywania. Obecnie zajmują się tym prezesi sądów, którzy jednak nadal będą mogli występować do dyrektora archiwum państwowego o zgodę na zniszczenie dokumentów, których czas przechowywania już minął. Dzięki temu sądy mają zostać odciążone, a cały proces przyspieszony.

Głosy przeciwne tym zmianom pojawiły się w opiniach zgłoszonych do projektu.

„Aktualnie czynności niszczenia akt i dokumentacji na zlecenie poszczególnych komorników wykonują liczne lokalne podmioty komercyjne, wyspecjalizowane w niszczeniu dokumentacji. Stawki za tę usługę są w zasadzie symboliczne,niekiedy wynoszą od dwustu do pięciuset złotych, i to niezależnie od ilości niszczonej dokumentacji” – pisze Halina Zarzeczna, wiceprezes Sądu Apelacyjnego w Szczecinie.

„Przekazanie tej kompetencji jednemu podmiotowi, który w praktyce zapewne będzie delegował te czynności na rzecz Składnicy Akt prowadzonej przez KRK, spowoduje nie tylko utrudniony dostęp komorników do tej usługi, ale także znaczący wzrost cen. Monopolizacja tych czynności uniemożliwi bowiem negocjowanie wysokości stawek czy terminów wykonania usługi” – ostrzega.

Podobne uwagi (w imieniu komornika) przesłał Sąd Apelacyjny w Gdańsku.

„Powstanie impas, ponieważ z jednej strony jest obowiązek ustawowy archiwizacji akt, a z drugiej monopol tylko i wyłącznie jednej firmy, dyktującej zaporowe ceny komornikom (a w przyszłości być może również sądom), których komornik nie jest w stanie zapłacić z powodu pogarszającej się ogólnej sytuacji finansowej” – pisze Sławomir Steinborn, prezes SA w Gdańsku.

Zbyt wiele obowiązków

Komornicy dodatkowo zwracają uwagę na przeciążenie prezesa KRK obowiązkami.

– Obawiamy się, że mnogość czynności, jakie będzie musiał podjąć prezes KRK, jak również odpowiedzialność, jaka zostanie na niego przerzucona, nie pozwoli mu na wykonywanie innych ustawowych obowiązków. Ponadto koszt brakowania, jak również archiwizacji, znacząco by wzrósł poprzez eliminację z procesu przygotowywania akt do danych procesów komorników, których pracę w większości musiałaby wykonać inna osoba upoważniona przez prezesa – tłumaczy Katarzyna Molenda-Skowera, przewodnicząca ds. legislacji oraz członek KRK.

KRK proponuje, by w procedurach brakowania i archiwizacji akt brali udział przede wszystkim komornicy jako osoby, które te akta wytworzyły, a w przypadku braku komornika kurator kancelarii. Tylko w szczególnych wypadkach zadania organizacyjne przejmowałby prezes KRK, który wyznaczy odpowiednią osobę do przeprowadzenia procedury celem sprawnego wykonania obowiązków nałożonych przepisami.

Brakuje finansowania

KRK przypomina też resortowi sprawiedliwości, że na archiwizację i niszczenie dokumentacji nie ma przewidzianego źródła finansowania.

– Kiedy 20 lat temu wprowadzono obowiązek przechowywania akt (obecnie ujęty w art. 164 ustawy o komornikach sądowych), nie przewidziano żadnych środków na jego finansowanie. W praktyce ciężar finansowy spada wyłącznie na komorników sądowych, którzy muszą pokrywać koszty z uzyskiwanych opłat egzekucyjnych. Te z kolei, z uwagi na brak waloryzacji, nie są już wystarczające, by pokryć wszystkie wydatki związane z prowadzeniem kancelarii, w tym archiwizacją i brakowaniem akt – mówi Katarzyna Molenda-Skowera.

Z tych powodów KRK apeluje więc do MS o rozważenie wprowadzenia opłaty archiwizacyjnej lub o przyspieszenie przejścia postępowań egzekucyjnych na system akt elektronicznych.

– Cyfryzacja pozwoliłaby znacznie ograniczyć koszty i uprościć cały proces zarówno tworzenia, jak i przechowywania dokumentacji wytworzonej w tym systemie, a także umożliwiłaby digitalizację akt papierowych. Ułatwiłoby to realizację obowiązków, które dziś spoczywają na KRK, ale przede wszystkim na samych komornikach – twierdzi Katarzyna Molenda-Skowera.

Wtóruje jej Rafał Fronczek, komornik z Ostrowca Świętokrzyskiego.

– Praca nad zmianami rozporządzenia to kolejna okazja, by przypomnieć stały postulat naszego środowiska –koszty przechowywania i niszczenia powinny mieć źródło finansowania w ustawie o kosztach komorniczych. To bardzo kosztowny obowiązek zarówno dla komorników, jak i dla KRK, a jego realizacja wiąże się z wieloma trudnościami – podkreśla.

– Skoro ustawodawca nałożył taki obowiązek na organ samorządu, powinien zapewnić mu jak najlepsze warunki do jego wykonania. Kolejnym postulatem jest jak najszybsza informatyzacja postępowania egzekucyjnego, co również wpłynie na koszty i sposób przechowywania akt spraw komorniczych – dodaje.

Projekt zmian zakłada również skrócenie czasu przechowywania akt (patrz: grafika). Prezes KRK (albo osoba przez niego upoważniona) będzie miał prawo przekazywać materiały archiwalne do archiwum państwowego. Komornik z kolei ma być niezwłocznie informowany, co się dzieje z aktami. ©℗