Wątpliwości co do tej kwestii powstały na kanwie obowiązujących aktualnie przepisów ustawy o księgach wieczystych i hipotece (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 341). Dopuszczają one – konkretnie art. 31 ust. 1 ustawy – dokonanie wpisu w księdze wieczystej na podstawie dokumentu z podpisem notarialnie poświadczonym, o ile przepisy szczególne nie przewidują innej formy dokumentu. Jednak sporną kwestią było, czy za taki dokument (też potwierdzony notarialnie) można uznać odpis (w praktyce także kopię) innego dokumentu, który został także notarialnie potwierdzony za zgodność z oryginałem.

Orzecznictwo w tych sprawach nie było jednolite – wprawdzie częściej przyjmowano pogląd, że dokumenty nie mogą być zastąpione odpisami poświadczonymi za zgodność, ale także SN dopuszczał możliwość, w uzasadnionych przypadkach, dokonywania wpisów w księdze wieczystej na podstawie odpisów, których zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza.

Odpis notarialny nie wystarczy do wpisu do księgi wieczystej

Ostatecznie do SN trafiło pytanie prawne, które zdecydował się zadać gliwicki Sąd Okręgowy rozpoznający zażalenie wnioskodawcy na postanowienie Sądu Rejonowego (także z Gliwic), który odmówił wykreślenia z księgi wieczystej hipoteki umownej. Wnioskodawca-dłużnik przedłożył bowiem w sądzie wieczystoksięgowym poświadczony przez notariusza odpis zezwolenia wierzyciela hipotecznego na wykreślenie wspomnianej hipoteki. Oryginał pisemnego zezwolenia nie trafił jednak do sądu. W tej sytuacji SR wydał postanowienie odmawiające wykreślenia wspomnianej hipoteki, wskazując w uzasadnieniu, że wszelkie zmiany w księgach wieczystych są na tyle doniosłe prawnie, że ich podstawą nie może być odpis dokumentu poświadczony za zgodność z oryginałem przez notariusza.

Oryginalne dokumenty i podpisy poświadczone notarialnie

Sąd okręgowy, mając na uwadze wspomniane wcześniej rozbieżności w wykładni i orzecznictwie, nie zdecydował się na jednoznaczne rozstrzygnięcie i postanowił zapytać SN, czy dopuszczalny jest wpis w księdze wieczystej na podstawie odpisu dokumentu poświadczonego za zgodność z oryginałem przez notariusza.

SN, obradując w składzie trzech sędziów, na tak postawione pytanie udzielił odpowiedzi negatywnej. Tym samym problem oceny odpisów poświadczonych notarialnie rozstrzygnięto – do sądu wieczystoksięgowego należy kierować jedynie oryginalne dokumenty, ewentualnie z podpisami poświadczonymi notarialnie. Zaś sąd na podstawie odpisu, nawet poświadczonego za zgodność, nie dokona żadnych zmian w księdze wieczystej.

Podstawa prawna

Uchwała Sądu Najwyższego z 11 lipca 2025 r., syg. akt III CZP 10/25