RODO w 2026 - nowe wyzwania dla firm mikro i małych

Rosnące wymagania RODO w 2026 dla mikro i małych firm

Rok 2026 oznacza dla najmniejszych przedsiębiorców dostosowanie codziennych praktyk do nowszych oczekiwań regulatorów i rosnącej presji cyberbezpieczeństwa. Największe znaczenie będą miały:

• silniejsze wymogi dotyczące zarządzania ryzykiem - mikrofirmy będą musiały wykazać, że potrafią identyfikować i minimalizować zagrożenia dla danych;
• wyższy standard zabezpieczeń technicznych - m.in. aktualizacje, hasła, kopie zapasowe;
• lepsze dokumentowanie działań RODO - nawet najmniejszy przedsiębiorca będzie musiał prowadzić uproszczoną dokumentację zgodną z zasadą rozliczalności;
• cyfrowe bezpieczeństwo korespondencji i danych klientów, w szczególności w e-commerce;
• większy nacisk UODO na kontrolę obszarów wysokiego ryzyka, jak monitoring, marketing online czy współpraca z podwykonawcami.

Choć nowe wytyczne mają charakter praktyczny, a nie rewolucyjny - mikrofirmy muszą liczyć się z koniecznością podniesienia standardów bezpieczeństwa danych.

Jakie wymagania RODO będą kluczowe w 2026 roku? - przegląd obowiązków

Poniżej przedstawiamy zaktualizowaną listę obowiązków, które w 2026 roku szczególnie będą dotyczyć małych przedsiębiorców.

1. Ocena ryzyka i środki minimalizacji zagrożeń

Każdy przedsiębiorca przetwarzający dane będzie musiał w 2026 roku posiadać udokumentowaną ocenę ryzyka, nawet w uproszczonej formie. Oczekiwania regulatora obejmują:

• identyfikację danych przetwarzanych w firmie,
• wskazanie możliwych zagrożeń (np. utrata laptopa, phishing, błąd pracownika),
• ocenę prawdopodobieństwa,
• określenie środków bezpieczeństwa.

2. Wysoki standard aktualizacji zabezpieczeń IT

UODO wskazuje, że brak aktualizacji systemów i oprogramowania stanowi naruszenie RODO. W praktyce UODO oczekuje, że mikrofirmy posiadają:

• system aktualizacji automatycznych,
• politykę haseł (minimum 12 znaków),
• kopie zapasowe danych,
• podstawowe szyfrowanie.

3. Umowy powierzenia z podwykonawcami

W 2026 roku większy nacisk zostanie położony na relacje B2B. Firmy muszą więc zweryfikować swoich usługodawców:

• księgowych,
• informatyków,
• firmy hostingowe,
• operatorów e-commerce.

Umowa powierzenia musi jasno określać zakres, cel i środki ochrony danych.

4. Dokumentacja RODO — w formie uproszczonej

Mikroprzedsiębiorstwa często nie wiedzą, że w 2026 roku nadal obowiązywać je będzie pełna zasada rozliczalności, ale w wersji dostosowanej do skali działalności. W praktyce oznacza to konieczność prowadzenia:

• polityki ochrony danych,
• rejestru czynności przetwarzania (lub uproszczonego wykazu),
• procedury obsługi naruszeń,
• klauzul informacyjnych.

5. Cyberbezpieczeństwo w usługach online

Dotyczy to szczególnie e-commerce oraz firm korzystających z systemów chmurowych. Od mikrofirm oczekuje się:

• zabezpieczenia formularzy zakupowych,
• stosowania certyfikatu SSL,
• ograniczania dostępu do danych magazynowych i CRM.

Tabela: Obowiązki RODO dla mikrofirm w 2026

Instrukcja minimalizacji ryzyka — krok po kroku

1. Zrób listę danych, które przetwarzasz - klienci, kontrahenci, pracownicy, newsletter.
2. Oceń zagrożenia - np. zgubiony telefon, włamanie na skrzynkę e-mail, błąd pracownika.
3. Ustal środki ochrony - silne hasła, szyfrowanie, ograniczenie dostępu.
4. Aktualizuj dokumentację - dodaj nowy proces, wykreśl nieaktualne.
5. Podpisz umowy powierzenia - zwłaszcza z księgową, firmą IT i hostingiem.
6. Utwórz kopię zapasową danych - najlepiej automatyczną.
7. Przeszkol pracowników - nawet krótka instrukcja redukuje ryzyko błędów.

Jak przygotować firmę na nowe wymagania RODO w 2026 roku?

1. Zacznij od analizy ryzyka - to fundament całej zgodności z RODO.
2. Oceń, czy Twoje hasła, sprzęt i systemy spełniają minimalne standardy.
3. Uprość dokumentację, ale jej nie pomijaj - brak dokumentacji to jedno z najczęstszych naruszeń.
4. Sprawdź, jakie dane przekazujesz podmiotom trzecim i podpisz stosowne umowy powierzenia.
5. Skup się na praktyce - realna ochrona danych ma większe znaczenie niż rozbudowane procedury.

FAQ

Jakie nowe wymagania RODO będą obowiązywać od 2026 roku dla małych firm?Największe znaczenie mają: obowiązek regularnej oceny ryzyka, aktualizacje systemów, wzmocnienie dokumentacji i większa kontrola podwykonawców.

Czy mikrofirmy muszą prowadzić pełną dokumentację RODO?Tak, ale w wersji uproszczonej - dokumentacja musi istnieć i być aktualna.

Czy w 2026 r. trzeba będzie wdrożyć szyfrowanie danych?W wielu branżach będzie to oczekiwany standard, szczególnie w e-commerce i usługach.

Jakie wymagania dotyczą współpracy z księgową lub informatykiem?Niezbędne jest podpisanie umowy powierzenia przetwarzania danych.

Jak przygotować firmę do RODO w praktyce?Przeprowadzić analizę ryzyka, zaktualizować procedury i zabezpieczenia oraz wdrożyć proste środki techniczne - hasła, kopie zapasowe, ograniczenia dostępu.

Źródła:

1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L Nr 119, str. 1)
2. Wytyczne 01/2021 w sprawie przykładów dotyczących zgłaszania naruszeń ochrony danych osobowych przyjęte 14 grudnia 2021 r.
3. ​​Wytyczne 9/2022 dotyczące zgłaszania naruszenia ochrony danych osobowych na podstawie RODO
4. EROD Strategia na lata 2024 - 2027
5. https://uodo.gov.pl/pl