Umowy ubezpieczenia sołtysów

Minimalna kwota

Ustawa nie określa minimalnych sum ubezpieczenia. Warunki polisy będą ustalane przez wójta lub burmistrza (który jest organem wykonawczym realizującym budżet i zawierającym umowy).

Rada gminy musi zapewnić odpowiednie środki w budżecie, a ponadto będzie mogła w uchwale (np. w programie ubezpieczeń lub wytycznych) określić minimalne wymagania dotyczące ubezpieczenia. Formalnie jednak to organ wykonawczy będzie zawierał umowę i negocjował jej warunki.

Zakres ochrony

Zgodnie z nowym ust. 1b, który od 1 stycznia 2026 r. zostanie dodany do art. 48 u.s.g., „wójt może upoważnić przewodniczącego organu wykonawczego jednostki pomocniczej do zawierania umów związanych z określonym w statucie zarządzaniem i korzystaniem z mienia komunalnego”.

Ochrona ubezpieczeniowa obejmuje zatem odpowiedzialność cywilną (OC) oraz następstwa nieszczęśliwych wypadków (NNW) członków organu wykonawczego przy czynnościach związanych z przygotowaniem, zawarciem i wykonaniem umów, do których wójt będzie mógł upoważnić ten organ. Chodzi np. o drobne zakupy lub usługi, organizację wydarzeń, bieżące utrzymanie w zakresie działania jednostki. Zakres ochrony oraz wyłączenia odpowiedzialności określą ogólne warunki ubezpieczenia (OWU).

Przykładowo wypadek sołtysa w drodze do mieszkańca, od którego odbiera należny podatek, lub do banku w celu wpłaty gotówki będzie można zakwalifikować jako zdarzenie „w związku z wykonywaniem zadań”. W razie napadu na sołtysa (w domu lub na ulicy) w celu kradzieży pieniędzy pochodzących z podatków, ochrona obejmie zarówno obrażenia doznane przez sołtysa (NNW), jak i szkody wyrządzone osobom trzecim w trakcie zdarzenia (OC).

Uwaga! Ubezpieczenie OC/NNW nie obejmuje wartości skradzionej gotówki.

Komu przysługuje

W myśl art. 37c ustawy o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.), który od 1 stycznia zostanie dodany do tej ustawy „gmina zapewnia członkom organu wykonawczego jednostki pomocniczej ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej i od następstw nieszczęśliwych wypadków, zaistniałych w związku z wykonywaniem zadań związanych z obowiązkami inkasenta oraz poborem podatków w drodze inkasa oraz realizacją umów, o których mowa w art. 48 ust. 1b”. Chodzi tu o umowy związane z określonym w statucie zarządzaniem i korzystaniem z mienia komunalnego.

Z powyższego wynika, że gmina musi zapewnić ubezpieczenie wyłącznie członkom organu wykonawczego jednostki pomocniczej, a więc w przypadku sołectw – wyłącznie sołtysom, którzy są inkasentami. Gdy więc na inkasenta zostanie powołana inna osoba – nie będzie jej dotyczył przymus wynikający z art. 37c ust. 5 u.s.g.

Rażąco niska suma w polisie

Jeśli gmina wykupi polisę z bardzo niską sumą ubezpieczenia, będzie to działanie pozorne. Gmina formalnie spełni obowiązek ustawowy, ale faktycznie nie zapewni realnej ochrony. Słowo „zapewnić” użyte w art. 37c u.s.g. należy rozumieć zgodnie z celem ustawy – chodzi o realną, a nie pozorną ochronę.

Jeśli z powodu zaniżonej sumy ubezpieczenia sołtys musiałby pokryć szkodę z własnych pieniędzy, może żądać od gminy zwrotu tej kwoty. Podstawą prawną jest art. 417 kodeksu cywilnego, który mówi o odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez niezgodne z prawem działanie lub zaniechanie przy wykonywaniu władzy publicznej.

Wybór ubezpieczyciela

Zgodnie z prawem zamówień publicznych, jeśli łączna wartość zamówienia na ubezpieczenia przekracza próg z ustawy (obecnie wynosi on 130 000 zł netto, ale już od 1 stycznia – 170 tys. zł), gmina musi przeprowadzić przetarg, ale poniżej progu może stosować zasady wewnętrzne (konkurs ofert, zapytanie).

Oczywiście wójt może w sprawie wyboru ubezpieczyciela konsultować się z sołtysami. Jednak z informacji uzyskanych od samorządowców wynika, że gminy planują włączanie tego ubezpieczenia do ogólnego pakietu polis, zamiast zamawiania osobnego ubezpieczenia dla każdego sołtysa.

Formalne potwierdzenie

Praktyka w tym zakresie może się różnić w poszczególnych gminach. Możliwe jest rozwiązanie, w ramach którego ubezpieczyciel wystawi polisę (umowę ubezpieczenia) oraz – co jest rozwiązaniem rekomendowanym – imienne certyfikaty lub wykaz osób objętych ochroną, przekazany właściwym jednostkom.

Polisa może jednak mieć również charakter „bezimienny”, obejmujący określoną kategorię osób (np. członków organu wykonawczego). W takim przypadku warto zadbać o skuteczne poinformowanie sołtysów o zakresie ochrony oraz treści ogólnych warunków ubezpieczenia (OWU).

Dobrą praktyką jest pisemne zawiadomienie sołtysów i przekazanie im OWU. Brak takiej informacji może w praktyce zwiększyć ryzyko nieporozumień lub trudności przy zgłaszaniu szkód.

Skutki zaniechania

Brak ubezpieczenia to naruszenie ustawowego obowiązku. Nieposiadanie polisy nie zwolni gminy z odpowiedzialności – będzie ona odpowiadać swoim majątkiem za szkody powstałe:

• przy wykonywaniu zadań publicznych lub
• przy realizacji umów zawieranych w jej imieniu przez organy gminy.

Sołtys nie poniesie automatycznie odpowiedzialności wobec osób poszkodowanych.

Jednak może zostać pociągnięty do niej, jeśli:

• działał poza zakresem swojego umocowania,
• działał rażąco niedbale,
• umyślnie wyrządził szkodę.

W takich przypadkach gmina będzie mogła wystąpić wobec sołtysa z regresem, czyli żądaniem zwrotu poniesionych kosztów.

Przekroczenie upoważnienia

Co do zasady tak – wystąpi bowiem brak „związku z wykonywaniem zadań” w rozumieniu polisy. Dlatego ubezpieczyciel będzie mógł odmówić wypłaty odszkodowania.

Natomiast odpowiedzialność wobec osób poszkodowanych może ponosić gmina. Co istotne, w takim przypadku będzie mogła ona dochodzić regresu od osoby, która przekroczyła zakres upoważnienia.

Zakres ubezpieczenia

Tylko wtedy, gdy szkoda będzie miała bezpośredni związek z realizacją umowy z art. 48 ust. 1b u.s.g. (np. sołtys zawarł umowę na przeglądy/utrzymanie i zaniedbanie nastąpiło przy jej wykonaniu). Co do zasady odpowiedzialnym za stan urządzeń jest właściciel/zarządca (zwykle gmina) i wtedy działa ogólna polisa OC gminy. Polisa z art. 37c u.s.g. nie zastępuje OC gminy.

OC i NNW

Pojęcie należy interpretować funkcjonalnie i dość szeroko, ale decydują OWU NNW. Zwykle ubezpieczenie to obejmuje wypadki w drodze „tam i z powrotem”, podczas poboru/transportu, czynności biurowych – jeśli tak wynika z polisy. Natomiast OC obejmuje szkody nieumyślne wyrządzone osobom trzecim przy wykonywaniu tych czynności (np. w drodze na inkaso potrącenie pieszego – zasadniczo tak, o ile polisa nie wyłącza odpowiedzialności z tytułu ruchu pojazdu; w przypadku pojazdów decyduje OC komunikacyjne).

Uwaga! Utrata/kradzież gotówki nie jest pokryta z OC/NNW.

Napad i kradzież

Odpowiedź na pierwsze pytanie brzmi: tak, jeśli polisa to obejmuje.

Utrata gotówki w wyniku kradzieży czy rozboju wymaga odrębnego ubezpieczenia „gotówka w transporcie/przechowywaniu”. Jeżeli przy napadzie członek organu dozna obrażeń – z ubezpieczenia od NNW zostaną pokryte świadczenia osobowe (nie utrata gotówki).

Wyrządzenie szkody innej sobie

Tak, opisana sytuacja co do zasady mieści się w zakresie ustawowego ubezpieczenia OC. Należy jednak zwrócić uwagę na ewentualne wyłączenia odpowiedzialności, np. szkody powstałe w związku z ruchem pojazdów (objęte ubezpieczeniem OC komunikacyjnym) lub przy wykonywaniu czynności wyłączonych w ogólnych warunkach ubezpieczenia (OWU).

Przechowywanie gotówki

Ustawodawca nie nakłada takiego obowiązku. Decyzja w tym zakresie należy do gminy. Jeżeli inkaso wiąże się z przechowywaniem lub przewożeniem gotówki, zaleca się wykupienie odpowiedniego ubezpieczenia.

Procedura zgłaszania szkody

Szczegółowe zasady znajdują się standardowo w polisie i ogólnych warunkach ubezpieczenia (OWU). Powinny być także w wewnętrznej instrukcji gminy. Zgłoszenie szkody lub wypadku może wyglądać następująco:

Krok 1. Sołtys powiadamia koordynatora w urzędzie gminy lub brokera ubezpieczeniowego. Musi przygotować:

• opis zdarzenia,
• dane świadków,
• dokumenty: umowy, upoważnienia, protokoły itp.

Krok 2: Gmina przekazuje formalne zgłoszenie do ubezpieczyciela.

Krok 3: Ubezpieczyciel likwiduje szkodę. Ubezpieczony (np. sołtys) współpracuje, dostarczając potrzebne informacje i dokumenty.

Rejestr – prawo czy obowiązek

Ustawa nie wymaga, aby gmina rejestrowała czynności lub umowy, które będą zawierać sołtys lub przewodniczący innego organu wykonawczego jednostki pomocniczej na podstawie uzyskanego od wójta upoważnienia do zarządzania i korzystania z mienia komunalnego. Warto jednak, aby gmina prowadziła rejestr tych czynności i umów, ponieważ:

• ułatwi to udowodnienie związku zdarzenia z wykonywaniem zadań, oraz
• ograniczy spory z ubezpieczycielem w razie szkody.

Źródło finansowania składki

Składkę opłaca się ze środków budżetu gminy. Nie można finansować jej z funduszu sołeckiego, ponieważ ubezpieczenie sołtysa jest zadaniem własnym gminy, a nie przedsięwzięciem w ramach funduszu. ©℗