Będzie można powołać konwent sołtysów

Jawność obrad

Ustawodawca nie określił zasad jawności nowego ciała. W mojej ocenie nowy art. 37d ustawy o samorządzie gminnym (dalej: u.s.g.), który zacznie obowiązywać od początku przyszłego roku, nie przewiduje jawności obrad konwentu. Przypomnijmy, że przepis ten jest dość lakoniczny; wynika z niego, że wójt w drodze zarządzenia może powołać konwent przewodniczących organów wykonawczych jednostek pomocniczych gminy, który jest jego organem opiniodawczo-doradczym i obraduje na posiedzeniach, którym on sam przewodniczy. I to wójt określa we wspomnianym zarządzeniu zakres i tryb jego działania.

Wprost nie wynika to także z innych przepisów, w szczególności mowa o:

► art. 61 ust. 2 Konstytucji RP, zgodnie z którym: „Prawo do uzyskiwania informacji obejmuje dostęp do dokumentów oraz wstęp na posiedzenia kolegialnych organów władzy publicznej pochodzących z powszechnych wyborów, z możliwością rejestracji dźwięku lub obrazu”;

► art. 11a ust. 1 u.s.g., z którego wynika, że „organami gminy są:

• rada gminy,
• wójt (burmistrz, prezydent miasta)”;

► art. 11b u.s.g., w myśl którego: „1. Działalność organów gminy jest jawna. Ograniczenia jawności mogą wynikać wyłącznie z ustaw. 2. Jawność działania organów gminy obejmuje w szczególności prawo obywateli do uzyskiwania informacji, wstępu na sesje rady gminy i posiedzenia jej komisji, a także dostępu do dokumentów wynikających z wykonywania zadań publicznych, w tym protokołów posiedzeń organów gminy i komisji rady gminy”.

Konwent nie spełnia żadnego ze wskazanych w przytoczonych przepisach warunków, które pozwalałyby uznać jego działalność za jawną, bo:

• nie jest organem władzy publicznej (a tylko ciałem doradczym wójta),
• jego członkowie nie pochodzą z wyborów powszechnych (w jego skład wchodzą przewodniczący jednostek pomocniczych z urzędu).

Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 10 września 2024 r. (sygn. akt III OSK 4035/21) wskazał, że: „Suma wszystkich jednostek pomocniczych na danym obszarze nie tworzy jednostki samorządu terytorialnego. Tym samym organy jednostki pomocniczej, które nie są organami gminy, nie korzystają z regulacji dotyczących m.in. zasad podejmowania uchwał i sposobu głosowania przez organ stanowiący gminy”. W tym samym orzeczeniu NSA dopuścił możliwość głosowania niejawnego na zebraniu wiejskim (a więc odmiennie niż na sesji rady gminy, gdzie głosowanie tajne jest wyjątkiem).

Podsumowując: obowiązujące przepisy nie gwarantują mieszkańcom prawa do jawności posiedzeń konwentu. Oznacza to, że nie mogą oni żądać wstępu na jego obrady.

Dostęp do dokumentów

Dokumenty, które powstaną w związku z posiedzeniem konwentu, bez wątpienia będą informacjami publicznymi, o których mowa w art. 1 ust. 1 ustawy o dostępie do informacji publicznej. W myśl tego przepisu „Każda informacja o sprawach publicznych stanowi informację publiczną w rozumieniu ustawy i podlega udostępnieniu na zasadach i w trybie określonych w niniejszej ustawie”.

Zatem mieszkańcy będą mogli żądać dostępu do dokumentow konwentu w trybie informacji publicznej. Materiały trzeba będzie udostępniać niezależnie od tego, czy będą to protokoły z posiedzeń konwentu, jego opinie, stanowiska, rekomendacje, wnioski czy korespondencja między wójtem a członkami konwentu dotycząca spraw publicznych,

Charakter opinii

Nie. Konwent nie ma kompetencji decyzyjnych i nie może wydawać uchwał wiążących wójta lub radę albo narzucać im swojego stanowiska. Nie jest bowiem konkurencją dla rady gminy. Jego opinie nie mają mocy prawnej, lecz wyłącznie charakter doradczy – mogą np. pomóc wójtowi w przygotowaniu opinii dotyczących planów inwestycyjnych, procedur funduszu sołeckiego, inicjatyw młodzieżowych.

Uwaga! Wójt (oraz rada) będą decydować, czy i w jakim zakresie uwzględnią opinie konwentu sołtysów.

Tryb działania

„Tryb działania” oznacza sposób organizacji pracy konwentu, np.:

• częstotliwość posiedzeń,
• sposób ich zwoływania i przewodniczenia (np. wójt może postanowić, że posiedzenia zwoływane są przez niego i on im przewodniczy),
• zasady sporządzania protokołów i dokumentowania opinii,
• tryb konsultacji z członkami konwentu i ewentualnie z innymi podmiotami,
• procedurę uchwalania stanowisk/opinii przez konwent (np. głosowanie, konsensus, rekomendacja większością głosów),
• ewentualne zasady wypłacania diet i zwrotu kosztów podróży uczestnikom.

Obowiązek uczestnictwa

Nie. Taki obowiązek musiałby wynikać z ustawy, a przepisy u.s.g. tego nie przewidują.

Wójt może więc jedynie zachęcać do uczestnictwa, np. przez przyznanie diet.

Regularność spotkań

Nie. Jego działalność zależy od potrzeb wójta i gminy, np. przy opiniowaniu spraw dotyczących jednostek pomocniczych, funduszu sołeckiego czy innych lokalnych inicjatyw. Konwent może się zebrać np.:

• przed zebraniami wiejskimi,
• na początku prac nad budżetem gminy,
• przed zmianami w wieloletnich planach finansowych,
• przy okazji organizacji dożynek lub święta plonów.

Uwaga! Wójt może jednak zastrzec w zarządzeniu, że konwent będzie się odbywał np. przed sesjami rady gminy, aby przewodniczący jednostek pomocniczych mogli przygotować opinie.

Zakres działania

„Zakres działania” to obszar i przedmiot pracy konwentu. Określa, w jakich sprawach konwent może przedstawiać opinie lub rekomendacje. W praktyce zakres ten obejmuje tematy, które mogą być przedmiotem dyskusji konwentu, m.in.:

• inwestycje gminne,
• fundusz sołecki,
• gospodarowanie mieniem komunalnym,
• inicjatywy młodzieżowe,
• opinie dotyczące działań organów wykonawczych jednostek pomocniczych,
• współpraca z radami jednostek pomocniczych lub młodzieżowymi radami,
• zadania powierzane sołtysom,
• organizacja wydarzeń lokalnych, np. dożynek.

Dieta i zwrot kosztów

Nie jest to obowiązkowe. Zgodnie z art. 37d ust. 4 u.s.g. wójt w zarządzeniu powołującym konwent może określić zasady:

• wypłacania diety i
• zwrotu kosztów podróży przysługujących przewodniczącym organów wykonawczych jednostek pomocniczych za udział w posiedzeniach konwentu.

Uwaga! Użyte w tym przepisie słowo „może” wskazuje na możliwość, a nie obowiązek. A zatem to wójt będzie decydował, czy przewodniczący organów wykonawczych jednostek pomocniczych dostaną dietę i zwrot kosztów. Nie będą im one przysługiwać, jeśli w zarządzeniu nie będzie odpowiedniego zapisu na ten temat.

Inicjatywa w zakresie opinii

Konwent jest organem opiniodawczo-doradczym.

Oznacza to, że może przygotowywać opinie na wniosek wójta – w zależności od tego, jakich spraw dotyczą. Jednak w zarządzeniu wójt ma prawo także dopuścić, by członkowie konwentu zgłaszali własne inicjatywy. Mogą wtedy składać wnioski do rozpatrzenia przez konwent: propozycje lub rekomendacje działań doradczych dla wójta.

Publikacja w BIP

Będzie to autonomiczna decyzja organu wykonawczego. Przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej nie wprowadzają obowiązku publikowania tego typu informacji.

Warto jednak zauważyć, że art. 8 ust. 3 zd. 2 u.s.g. stanowi, że podmioty (w tym m.in. jednostki samorządu terytorialnego) „mogą udostępniać w Biuletynie Informacji Publicznej również inne informacje publiczne”. Ponadto zgodnie z par. 11 pkt 5 lit. b rozporządzenia w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej, „strona podmiotowa BIP zawiera w szczególności: (...) menu przedmiotowe umożliwiające odnalezienie: (...) innych informacji publicznych, o którym mowa w art. 8 ust. 3 zdanie drugie ustawy, a w szczególności takich, których publikacja leży w interesie publicznym, zaspokaja potrzeby obywateli i ich wspólnot, wspiera rozwój społeczeństwa obywatelskiego lub przyczynia się do polepszenia działalności podmiotu udostępniającego informacje”.

Podsumowując: to wyłącznie organ wykonawczy zdecyduje, czy opinie i protokoły konwentu zostaną opublikowane na stronie BIP.

Uchwała czy pismo

Szczegółowy tryb powinien określić w zarządzeniu wójt. Może to być:

• konsensus – opinia powstaje w drodze porozumienia wszystkich obecnych członków;
• rekomendacja większości – gdy nie uda się osiągnąć jednomyślności, konwent może przyjąć opinię większością głosów obecnych członków;
• głosowanie – jawne lub tajne, w zależności od charakteru sprawy i decyzji wójta w zarządzeniu. Wójt określa też, czy powinna to być większość zwykła, bezwzględna lub jeszcze inna.

Opinia może przybrać formę uchwały konwentu lub pisma kierowanego do wójta, w którym zostaje zapisane stanowisko konwentu.

Współpraca z innymi organami

Co do zasady nie. Zgodnie z art. 37d ust. 2 u.s.g. konwent jest organem opiniodawczo-doradczym wójta. Oznacza to, że wszystkie oficjalne opinie i rekomendacje kieruje do niego. Wójt może następnie – o ile uzna to za potrzebne – przekazać je radzie gminy lub innym organom. ©℗