Cyfryzacja sądów nabiera tempa. Co zmieni nowy koordynator i czy e-sądy czeka rewolucja?

Od 1 marca uruchomione zostaną nowe funkcjonalności Portalu Informacyjnego Sądów, umożliwiające profesjonalnym pełnomocnikom procesowym wnoszenie wybranych pism procesowych elektronicznie. Rozwiązanie to ma istotne znaczenie systemowe, gdyż realnie otwiera sądy na szersze wykorzystanie narzędzi informatycznych w bieżącej obsłudze postępowań oraz stanowi ważny krok w kierunku dalszej informatyzacji wymiaru sprawiedliwości.

Czy sądy będą gotowe od 1 marca na wdrożenie tych rozwiązań, czy potrzebne będzie trochę czasu, żeby system w pełni ruszył?

Razem z wejściem w życie przepisów ruszy i portal. Nie potrzebujemy dodatkowego czasu. Od 1 marca będzie można składać już pisma procesowe w sprawach cywilnych i karnych. W sprawach cywilnych przez pierwszy rok pełnomocnicy będą mogli wysyłać pisma przez portal albo tradycyjnie. A od 2027 r. pisma w sprawach cywilnych będą już musiały być składane wyłącznie przez Portal Informacyjny.

W sprawach karnych będzie pełna dowolność. Pełnomocnik czy prokurator będą mogli sami zdecydować, czy składać pisma, np. apelację czy zażalenie, przez PI czy tradycyjnie.

Obecnie Ministerstwo Sprawiedliwości kończy prace nad aktami wykonawczymi, w tym rozporządzeniami dotyczącymi składania pism procesowych i doręczeń oraz nad nowelizacją regulaminu urzędowania sądów powszechnych i zarządzeniem w sprawie biurowości. Przepisy te regulują kwestie techniczne związane z portalem.

Czego konkretnego można się spodziewać po tych rozporządzeniach? Będą niespodzianki?

To typowe uregulowania techniczne dotyczące działania PI. Chodzi m.in. o określenie formatów dokumentów, maksymalnego rozmiaru przesyłanych plików, rodzaju podpisu elektronicznego, którym muszą być sygnowane pisma procesowe, a także szczegółów dotyczących doręczeń i sposobu składania pism oraz wytycznych dla sądów i pełnomocników, jak korzystać z portalu w praktyce. Ogólnie rzecz biorąc, chodzi o wszystko, co potrzebne, aby portal działał sprawnie, a praca była możliwa i bezpieczna.

Jak sam pan wspomniał, portal to pierwszy krok w cyfryzacji sądów. Jakie będą kolejne? Zgaduję, że cyfryzacja akt sądowych.

Tak. Ale nie planujemy rozszerzać pilotażowego programu cyfryzacji akt na kolejne sądy, tak jak pierwotnie zakładano.

Czego więc można się spodziewać?

Zostaną zinformatyzowane wybrane postępowania sądowe. Konkretnie: postępowania w sprawach gospodarczych, z zakresu własności intelektualnej oraz te toczące się przed Sądem Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Dlaczego akurat te trzy postępowania idą na pierwszy ogień?

W sprawach z zakresu własności intelektualnej w Polsce działa pięć sądów okręgowych, które je rozpoznają. W tych postępowaniach obie strony muszą korzystać z profesjonalnych pełnomocników, czyli adwokatów i radców prawnych, którzy już teraz mają obowiązek doręczeń elektronicznych przez PI, a wkrótce będą też musieli składać wszystkie pisma procesowe w ten sam sposób.

Natomiast SOKiK jest jedynym sądem dla całego kraju, więc jego zinformatyzowanie jest znacznie łatwiejsze. Ponadto w postępowaniach przed tym sądem w dużej mierze biorą udział różnego rodzaju instytucje, także działające przy pomocy profesjonalnych pełnomocników.

Jeśli chodzi o postępowania w sprawach gospodarczych, dotyczą one podmiotów profesjonalnych, które już wcześniej korzystały z elektronicznej komunikacji, np. z ZUS-em. Poziom wiedzy i umiejętności informatycznych przedsiębiorców, nawet tych mniejszych, jest więc znacznie wyższy niż w przypadku ogółu społeczeństwa.

Jednocześnie będą rozwiązania dla tych przedsiębiorców, którzy mogą mieć problemy z komunikacją elektroniczną. W wyjątkowych przypadkach będą mogli złożyć pisma w formie tradycyjnej. Chodzi o to, żeby nikt nie został pozbawiony prawa do sądu.

Postępowania te będą całkowicie zinformatyzowane, podobnie jak postępowanie nakazowe, które prowadzi od dawna sąd w Lublinie?

Nie do końca. Zmiany, które wejdą w życie 1 marca, dotyczą tylko wybranych pism procesowych. Natomiast w tych trzech postępowaniach wszystkie pisma będą już składane obligatoryjnie przez portal, co oznacza pełną dwustronną komunikację między sądem a stronami.

A procedura karna?Nie będzie informatyzacji pilotażowo żadnego postępowania karnego?

Mamy podobne plany, jak w wypadku postępowań cywilnych. Na razie jednak nie wybraliśmy żadnego postępowania. Trwają prace analityczne w Komisji Kodyfikacyjnej Prawa Karnego.

Z tego, co Pan mówił, wynika, że pilotaż, o którym wcześniej rozmawialiśmy, trafi jednak do kosza, a akta sądowe nie będą na razie prowadzone w formie cyfrowej?

Pilotaż nie zostanie „zamrożony”. Jego rola była trochę inna. Zdobyte w nim doświadczenia zostaną wykorzystywane, nie zmarnują się.nA jeżeli chodzi o cyfrowe akta to będzie on realizowany poprzez składanie pism procesowych przez system teleinformatyczny lub PI, w zależności od przyjętego modelu.

Czyli będą częściowo cyfrowe.

Tak.

A co z aktami papierowymi, czy pozostaną na papierze, czy będą stopniowo migrowane, tak jak kiedyś księgi wieczyste?

Akta sądowe będą cyfrowe tylko w nowych sprawach, czyli tych, które od początku są prowadzone elektronicznie. Te papierowe zostaną w takiej formie aż do zakończenia postępowania. Nie ma sensu cyfryzować spraw, które już są w toku, byłoby to ogromne wyzwanie dla sądów. Przenoszenie ksiąg wieczystych do wersji elektronicznej trwało przecież wiele lat. Cyfryzacja wszystkich akt zajęłaby mnóstwo czasu, kosztowałaby sporo i mocno obciążyłaby sądy, dlatego takie rozwiązanie nie wchodzi w grę.

Sędziowie wolą pracować na papierze. Ucieszą się z tej zmiany.

Nie wszyscy. Młodzi sędziowie są bardzo otwarci na cyfryzację, a nawet niektórzy starsi sędziowie w sądach okręgowych czy apelacyjnych rozumieją, że jest taka potrzeba i korzystają z różnych narzędzi. W każdym sądzie działają systemy biurowe, PI, portal orzeczeń, protokół elektroniczny i systemy do wideokonferencji, więc doświadczenie w pracy z cyfrowymi narzędziami sędziowie już mają.

Problem pojawia się w wydziałach rozpoznawczych, bo tam wciąż nie pracuje się na aktach cyfrowych. To spore wyzwanie, bo zmienia metodykę pracy. Prowadzenie akt cyfrowych w oparciu o dwustronną komunikację będzie wymagało szkoleń i nauki nowego sposobu pracy, dlatego proces musi iść stopniowo. Najpierw w nowych sprawach składanych elektronicznie i tylko w wybranych typach postępowań.

Przykładem jest Krajowy Rejestr Zadłużonych, gdzie wprowadzono akta cyfrowe. Na początku nie wszystko działało tak, jak powinno, zarówno sędziowie i referendarze, jak i inni uczestnicy postępowań, np. syndycy, mieli swoje uwagi. Stopniowo były one eliminowane przez MS. Problemy techniczne, jak awarie systemu czy trudności z obsługą, wciąż się zdarzają, ale są rozwiązywane krok po kroku.

Resort sprawiedliwości planował też wprowadzenie cyfrowej przeglądarki akt, czy w ogóle będzie dostępna?

Tak, pracujemy nad tym. Dziś każdy dokument przegląda się osobno. Akta cyfrowe znacznie to ułatwią i przyspieszą pracę. Dodatkowo, przeglądarka będzie pozwalała na „kartkowanie” akt, tak jak w papierowych, tylko w formie elektronicznej, przy jednoczesnym zachowaniu funkcji wyszukiwania.

Przeglądarka będzie dostępna zarówno dla sędziów, jak i profesjonalnych pełnomocników procesowych. Pozwoli przeglądać wszystkie dokumenty w sprawie w jednym miejscu, bez konieczności otwierania każdego pliku osobno. Dodatkowo umożliwi przeszukiwanie akt cyfrowych różnymi metodami i według różnych kryteriów, co znacznie ułatwi pracę.

Kiedy można spodziewać się cyfryzacji tych trzech postępowań oraz wdrażania kolejnych etapów informatyzacji sądów?

Jeżeli chodzi o te trzy postępowania, o których mówiłem, ich wdrożenie przewiduje się w ciągu około dwóch lat, czyli do końca 2027 r. Co do kolejnych postępowań, na razie nie ma jeszcze szczegółowego planu. Najpierw trzeba ocenić skutki wprowadzenia akt cyfrowych i dwustronnej komunikacji w tych trzech postępowaniach, a dopiero potem zdecydujemy, które kolejne zostaną objęte cyfryzacją.

Jeśli chodzi o dalsze kroki w cyfryzacji sądów, nie planujemy całkowitej cyfryzacji całego sądownictwa. Trwają prace nad nowelizacją kodeksu postępowania cywilnego, wprowadzającą zmiany w przepisach o egzekucji. Planujemy informatyzację egzekucji. Obecnie trudno jest prowadzić np. egzekucję z kryptowalut, to się zmieni.

Planowane są także zmiany w elektronicznym postępowaniu upominawczym, głównie dotyczące jego automatyzacji. Prace te muszą być skorelowane z trwającą modernizacją systemu teleinformatycznego w Sądzie Rejonowym Lublin-Zachód, który obsługuje to postępowanie. Celem jest wprowadzenie nowych funkcji, poprawa stabilności systemu i ograniczenie awaryjności. Propozycje zgłoszone w ubiegłym roku są nadal kontynuowane w ramach prac modernizacyjnych.

Rozmawiała Renata Krupa – Dąbrowska