Siedem dni jest na zawiadomienie urzędu skarbowego o tym, że samochód osobowy (również tych z homologacją ciężarową N1) będzie wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej (formularz VAT-26). Termin ten liczy się od zakupu (po 1 kwietnia) towarów i usług związanych z posiadanymi już autami (albo wykorzystywanymi na podstawie umowy leasingu czy najmu).

To warunek, by odliczać cały VAT z faktur.

Już od dnia pierwszego zakupu od 1 kwietnia trzeba założyć ewidencję przebiegu pojazdu, w której będą wykazywane m.in. trasy przejazdów. Należy też w dokumentacji wewnętrznej (np. regulaminie) wyłączyć możliwość wykorzystywania auta do celów prywatnych, zarówno przez właściciela firmy, jak i pracowników.

Podatnik kupił 1 kwietnia paliwo do auta osobowego wykorzystywanego wyłącznie w działalności gospodarczej. Odliczy cały VAT, jeżeli do 8 kwietnia zgłosi w urzędzie, że samochód służy wyłącznie celom biznesowym. Warunkiem odliczenia jest również założenie już 1 kwietnia ewidencji przebiegu pojazdu. Jeżeli powiadomi urząd i założy ewidencję np. 15 kwietnia, to nie odliczy podatku z faktury dokumentującej zakup paliwa 1 kwietnia. Będzie mógł odzyskać VAT z faktur potwierdzających zakupy dokonane od 15 kwietnia.

Nowe pojazdy

Podobnie będzie, gdy przedsiębiorca kupi nowy samochód już po zmianie przepisów.

Według Romana Namysłowskiego, dyrektora w dziale doradztwa podatkowego EY, do momentu złożenia informacji przyjmuje się, że samochód jest wykorzystywany do działalności mieszanej, czyli zarówno do działalności gospodarczej, jak i do celów prywatnych.

Podatnik kupi auto osobo- we 18 kwietnia za 86,1 tys. zł, w tym 23 proc. stanowi VAT, czyli 16,1 tys. zł. Ma czas do 25 kwietnia na zgłoszenie do urzędu skarbowego, że będzie wykorzystywał je wyłącznie do celów firmowych. Musi też od 18 kwietnia założyć ewidencję przebiegu pojazdu, bo tego dnia rozpocznie wykorzystywanie pojazdu wyłącznie w działalności biznesowej. Jeżeli nie dotrzyma tych terminów, odliczy tylko 50 proc. podatku naliczonego wykazanego na fakturze, czyli 8050 zł.

Zmiana po zakupie

Jeżeli następnie, nie później niż w okresie 60 miesięcy, nastąpi zmiana sposobu wykorzystywania pojazdu samochodowego, można zrobić korektę nieodliczonej części podatku. Jeśli więc zgłoszenie do urzędu skarbowego nastąpi w kolejnym miesiącu, czyli w maju, to będzie to traktowane jako rozpoczęcie wykorzystywania wyłącznie do działalności gospodarczej.

– W takiej sytuacji podatnikowi przysługuje prawo do korekty podatku naliczonego proporcjonalnie do pozostałego okresu z 60 miesięcy – wyjaśnia Roman Namysłowski.

W omawianym przykładzie będzie to 59/60 kwoty nieodliczonego pierwotnie podatku naliczonego, czyli 7916 zł (8050 zł x 59/60).

Korekty tej dokonuje się w deklaracji podatkowej za okres rozliczeniowy, w którym nastąpiła zmiana. Od dnia złożenia informacji podatnik będzie mógł odliczać też cały podatek od innych wydatków na samochód, np. naprawy.

Umowy leasingu

30 dni od dnia wejścia w życie nowelizacji mają firmy, które leasingują samochody (wynajmują je, dzierżawią itp.) na zarejestrowanie umów podpisanych przed 1 kwietnia. To warunek zachowania prawa do potrącania całej kwoty VAT ujętej w ratach. Chodzi tu jednak tylko o sytuacje, gdy pojazd został wydany podatnikowi przed 1 kwietnia 2014 r.

Umowę należy zarejestrować do 2 maja 2014 r. (1 maja to dzień wolny od pracy) we właściwym urzędzie skarbowym. Jeśli wymóg ten zostanie spełniony, nie trzeba zakładać ewidencji przebiegu pojazdu.

Jest jeszcze jeden warunek – w umowie po 1 kwietnia nie mogą być wprowadzone zmiany.

Nowości w umowie

Jarosław Ferdyn, doradca podatkowy w Grupie Gumułka, uważa, że ustawodawca miał tu na myśli przede wszystkim zmiany w zakresie przedmiotu lub stron umowy, tj. np. zmianę przedmiotu leasingu z samochodu z homologacją ciężarową na samochód osobowy albo zmianę leasingobiorcy.

Wątpliwości może budzić sytuacja, gdy strony umowy podwyższą wartość (cenę) leasingowanego pojazdu, co przełoży się na podwyżkę rat, a tym samym i naliczanego od nich podatku. Według Jarosława Ferdyna w takim wypadku podatnik straci prawo do pełnego odliczenia VAT, ale tylko od kwoty, o którą zwiększono ratę.

Zdaniem eksperta podatnik nie utraci natomiast praw nabytych na skutek zmian w umowie harmonogramu płatności czy zwiększenia bądź zmniejszenia rat w związku ze skróceniem lub wydłużeniem okresu trwania umowy.

10 stycznia 2014 r. przedsiębiorca zawarł umowę leasingu operacyjnego, którego przedmiotem jest samochód z homologacją N1. Zgodnie z przepisami obowiązującymi do 31 marca 2014 r. podatnikowi przysługiwało prawo do pełnego odliczenia VAT od płatności leasingowych. Załóżmy, że 10 kwietnia 2014 r. zawarty zostanie aneks do umowy, na mocy którego wydłużony zostanie okres trwania umowy i odpowiednio zmniejszona wysokość poszczególnych rat leasingowych.
– Po dniu zmiany umowy podatnik zachowa prawo do pełnego odliczenia VAT od płatności leasingowych w całym okresie trwania umowy leasingu – twierdzi Jarosław Ferdyn.

Uwaga: rejestracja umowy do 2 maja daje prawo do odliczania 100 proc. VAT wyłącznie od rat leasingowych. Gdyby przedsiębiorca chciał odliczać również całą daninę od paliw, napraw itd., to musi udowodnić, że wykorzystuje samochód wyłącznie do działalności gospodarczej. Nie uniknie więc obowiązku założenia i prowadzenia ewidencji. Musi też złożyć odpowiednie zawiadomienie do urzędu skarbowego.

Z rzędem siedzeń

Do końca czerwca, czyli do upływu trzech miesięcy od wejścia w życie nowelizacji, muszą przeprowadzić dodatkowe badanie techniczne użytkownicy pojazdów innych niż osobowe.

– Przepis jest tak skonstruowany, że w praktyce właściwie wszystkie samochody z jednym rzędem siedzeń, nieprzekraczające 3,5 tony, będą mogły korzystać ze 100-proc. odliczenia VAT, np. pikapy, furgony i takie, które mają kabinę i podwozie – podkreśla Rafała Poradka, dyrektor wykonawczy w Związku Dealerów Samochodów.

Ustawodawca uznał, że ich konstrukcja uniemożliwia wykorzystywanie do celów prywatnych, ale trzeba to jeszcze potwierdzić dodatkowym badaniem technicznym.

Powtórka badania

Według Doroty Borkowskiej-Chojnackiej, doradcy w Grant Thornton, część podatników będzie musiała powtórzyć badania. Ustawodawca zwalnia z tego obowiązku tylko posiadaczy samochodów wielozadaniowych i vanów. Wynika to z przepisu przejściowego (art. 9 ust. 3 ustawy zmieniającej), zgodnie z którym dotychczasowe zaświadczenia wydane przed 1 kwietnia zachowają swoją ważność. Konieczność ponownego przeprowadzania dodatkowych badań niektórych samochodów z jednym rzędem siedzeń potwierdziło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie DGP.