Rozdysponowanie nadpłaty opłaty za odpady: ustny wniosek urzędnik musi udokumentować

W przypadku nadpłaty z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi zastosowanie znajdą przepisy Ordynacji podatkowej (dalej: o.p.). Zgodnie z art. 72 par. 1 pkt 1 o.p. nadpłatą jest kwota zapłacona nienależnie lub w wysokości większej niż należna. Nadpłata powstaje zatem, gdy podatnik uiści opłatę wyższą niż to wynika z ciążącego na nim zobowiązania.

Natomiast zasady rozliczania nadpłaty zostały określone w art. 76 o.p. Zgodnie z ust. 1 tego artykułu nadpłaty wraz z ich oprocentowaniem podlegają w pierwszej kolejności zaliczeniu z urzędu na poczet:
– zaległości podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę,
– odsetek za zwłokę od nieuregulowanych w terminie zaliczek na podatek,
– kosztów upomnienia oraz
– bieżących zobowiązań podatkowych.

Jak podatnik może zadysponować nadpłatą

Dopiero w razie braku powyższych zobowiązań nadpłata podlega zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.

W orzecznictwie sądowym i piśmiennictwie akcentuje się, że z chwilą powstania nadpłaty podatnik (płatnik, inkasent) staje się wierzycielem organu podatkowego. Nie ma on jednak swobody dysponowania nadpłatą, gdyż art. 76 o.p. wprowadza określone zasady, których strony stosunku zobowiązaniowego nie mogą modyfikować (J. Rudowski [w:] S. Babiarz, B. Dauter, R. Hauser, A. Kabat, M. Niezgódka-Medek, J. Rudowski, „Ordynacja podatkowa. Komentarz”, wyd. XI, Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2019, art. 76). Skoro postępowanie w sprawie zaliczenia nadpłaty ma charakter postępowania z urzędu, to uprawnionym do decydowania o tym, czy istnieje nadpłata, która może zostać zaliczona na poczet zaległych zobowiązań podatkowych, jest organ podatkowy (por. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Łodzi z 10 stycznia 2023 r., sygn. akt I SA/Łd 752/22).

Forma potwierdzenia

W postępowaniu podatkowym – z uwagi na jego specyfikę – jest oczywiste, że sprawy powinny być załatwiane w formie pisemnej. Niemniej jednak w określonych sytuacjach dopuszczalne jest dokumentowanie czynności organu podatkowego w innej formie, na przykład poprzez sporządzenie protokołu lub notatki służbowej.

Potwierdza to art. 177 par. 1 o.p., stanowiący, że czynności organu podatkowego, z których nie sporządza się protokołu, a które mają znaczenie dla sprawy lub toku postępowania, utrwala się w aktach w formie adnotacji podpisanej przez pracownika dokonującego tych czynności. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Krakowie w wyroku z 20 kwietnia 2018 r. (sygn. akt I SA/Kr 272/18) podkreślił zaś, że „ordynacja podatkowa formułuje przesłankę pozytywną oraz przesłankę negatywną utrwalania czynności postępowania w formie adnotacji. Przesłanka pozytywna sprowadza się do stwierdzenia, że czynność postępowania ma znaczenie dla sprawy lub toku postępowania. Chodzi tu zatem zarówno o czynność mającą znaczenie dla sprawy i jej rozstrzygnięcia, jak też odnoszącą się do kwestii procesowej. Z kolei przesłanka negatywna wiąże się z ustaleniem, że czynność spełniająca warunki do ujęcia jej w adnotacji nie wymaga utrwalenia w formie protokołu”.

RIO o tym, jak udokumentować wolę podatnika

Na temat sposobu przyjęcia informacji od podatnika o sposobie rozdysponowania nadwyżki wypowiedziała się Regionalna Izba Obrachunkowa w Krakowie w wystąpieniu pokontrolnym z 12 czerwca 2025 r. (znak WK.6130.5.25). Izba stwierdziła, że nieprawidłowe było „zaliczenie w 2025 r. nadpłaty w kwocie 180,00 zł z tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi (na 31 grudnia 2024 r.), na poczet przyszłych zobowiązań płatnika, na podstawie ustnej zgody podatnika, uzyskanej podczas rozmowy telefonicznej. Organ podatkowy, wobec braku pisemnego wniosku podatnika, nie sporządzał adnotacji z rozmowy telefonicznej, tj. z istotnej czynności, którą podatnik wyrażał zgodę na rozdysponowanie jego nadpłaty. Powyższe stanowi o nieprzestrzeganiu art. 76 par. 1 w związku z art. 177 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa”.

W ramach wniosku pokontrolnego RIO nakazała jednostce przestrzegać obowiązków wynikających z art. 76 par. 1 o.p. w związku z art. 177 tej ustawy poprzez zamieszczanie w aktach postępowania stosownej adnotacji o ustnym wyrażeniu woli płatnika co do rozdysponowania nadpłaty m.in. tytułu opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi na poczet przyszłych zobowiązań, aby zapewnić pisemną formę czynności podatkowych. ©℗