Tylko w trzech sprawach związanych z przyznawaniem karty dużej rodziny (KDR) wójt, burmistrz lub prezydent miasta jest zobowiązany do wydania decyzji administracyjnej.

O tym, jakie są to sytuacje, przypomina Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej w komunikacie skierowanym do gmin. Wskazuje w nim, że decyzja jest potrzeba w przypadku odmowy wydania karty z powodów wymienionych w art. 4 ust. 1 oraz ust. 3 i 4 ustawy z 5 grudnia 2014 r. o karcie dużej rodziny (Dz.U. poz. 1863). Pierwszy z tych przepisów dotyczy niespełnienia definicji rodziny wielodzietnej. Natomiast drugi przesądza o tym, że KDR nie może posiadać rodzic pozbawiony władzy rodzicielskiej w stosunku do co najmniej trojga dzieci oraz osoby, które pełnią funkcję rodziców zastępczych, o ile sąd zadecydował o odebraniu im małoletnich ze względu na niewłaściwe sprawowanie nad nimi pieczy. Dlatego gdy taki opiekun zgłosi się po kartę, wójt (burmistrz, prezydent miasta) powinien wydać decyzję odmawiającą tego dokumentu.
Kolejną sprawą, która musi być załatwiona w formie decyzji administracyjnej, jest negatywne rozpatrzenie wniosku członka rodziny wielodzietnej o zwolnienie go z opłaty za wydanie duplikatu KDR. O ile bowiem przychylenie się do jego prośby nie wymaga jej wydania, to odmowa już tak. Wreszcie trzecią sytuacją, która kończy się decyzją, jest stwierdzenie utraty prawa do posiadania i korzystania z karty, np. gdy pełnoletnie dziecko przerwie naukę, lub na skutek uznania, że została ona przyznana z naruszeniem przepisów ustawy.
Decyzja nie jest natomiast potrzebna, gdy karta jest wydawana. Ta zasada jest stosowana również w przypadkach, gdy istnieje konieczność wyrobienia nowego dokumentu, ponieważ członek rodziny zmienił nazwisko, miejsce zamieszkania lub trzeba przedłużyć ważność KDR oraz wydania jej duplikatu. Wówczas wójt ma obowiązek unieważnienia starej karty, co odbywa się poprzez odcięcie jednego z jej rogów.
Resort pracy przypomina też, że uzyskanie duplikatu KDR podlega opłacie, która wynosi 9,21 zł. Członek rodziny wielodzietnej wpłaca pieniądze na rachunek wskazany przez gminę, która przekazuje kwotę na konto właściwego urzędu wojewódzkiego (opłata stanowi dochód państwa). Natomiast na obsługę działań związanych z wydaniem duplikatu karty wójtowi przysługuje 1,34 zł.