Konieczność skanowania dużej liczby dokumentów i awaryjność systemu – to część powodów, dla których samorządy nie korzystają z elektronicznej wymiany dokumentów. Urzędy wybierają chętniej tradycyjne metody.
Na 205 starostw powiatowych, które odpowiedziały na pytania Sieci Obywatelskiej Watchdog Polska, tylko 52 jest w stanie w pełni podołać zadaniu przesyłania drogą elektroniczną decyzji administracyjnych do innych urzędów. To zaledwie 25 proc.
Raport powstał w związku z wejściem w życie dwa lata temu nowelizacji kodeksu postępowania administracyjnego. – Państwo chce zmniejszyć wydatki na administrację publiczną, dlatego już wkrótce list polecony z urzędu i sądu dostaniemy e-mailem. Nad ich dostarczeniem będzie czuwał Narodowy Operator Cyfrowy, który stworzy nowy system do zarządzania takimi wysyłkami. Trudno optymistycznie patrzeć na te plany, widząc, jak w praktyce wygląda obowiązkowa realizacja elektronicznej korespondencji między podmiotami publicznymi – komentuje organizacja.

Problemy techniczne

Urzędnicy odpowiadają, że problemem są m.in. brak wystarczającej liczby podpisów elektronicznych w urzędzie i niedobór przeszkolonych pracowników. – Godzinę pracy urzędnika trudno porównać z kosztem znaczka pocztowego. Z drugiej strony, gdyby nie grzech pierworodny w postaci przechowywania dokumentów w formie papierowej i drukowanie ich tylko po to, by przystawić pieczątkę, nie byłoby takiego problemu – zaznaczają autorzy raportu. Czasami po prostu brakuje wielkoformatowego skanera – bez tego urządzenia nie ma możliwości przekazania decyzji zawierających załączniki, które stanowią projekty budowlane, mapy. Taki problem mają m.in. urzędnicy z Bochni. Łatwiej jest więc dokumenty wysłać pocztą.
Na awaryjność ePUAP (Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej) wskazało 10 proc. samorządów. – Jeden z urzędników opowiadał, że do gminy przyjechał pracownik starostwa, przywożąc decyzje administracyjne, które wcześniej zostały wysłane ePUAP. Niestety nie doszły i część z nich zdążyła się przeterminować, nim wykryto ten błąd – czytamy w opracowaniu.
W przypadku 12 proc. (19) powiatów zgłaszających przyczyny niewypełniania przepisów ustawy pojawia się twierdzenie, że problemem jest brak Elektronicznej Skrzynki Podawczej po stronie odbiorcy.

Papier rządzi

80 proc. zbadanych urzędów ma tzw. EOD, czyli Elektroniczny Obieg Dokumentów (dokładnie 163 na 205 urzędów). Jednak w 91 proc. (148 na 163) z nich jest to tylko wspomagająca forma zarządzania dokumentami. Jedynie w 20 przypadkach był to główny kanał przesyłania dokumentów. – Wygląda na to, że w polskich urzędach wciąż królują segregatory, teczki i sterty papierów – ocenia organizacja. 83 proc. systemów EOD jest kompatybilnych z ePUAP. W rezultacie jedynie 66 proc. zbadanych urzędów ma w ogóle szansę bez problemów wysyłać decyzje elektronicznie, a robi to 25 proc.

Opór wewnętrzny

Sieć Obywatelska Watchdog Polska zwraca uwagę, że choć niektórzy narzekają na brak środków na informatyzację urzędu, spora część melduje w swojej odpowiedzi, że ją wdraża. Jedni wprowadzają EOD, inni podpisy elektroniczne czy obsługę ePUAP. Przeszkodą we wdrażaniu bywają sami urzędnicy. – Istnieje czasem opór urzędników przed wprowadzaniem nowości i zmian w dotychczasowym sposobie załatwiania spraw, czasem zaś ich niechęć do obsługi urządzeń elektronicznych – informuje starostwo w Rzeszowie. Pojawia się też innego rodzaju obawa – brak tradycyjnego potwierdzenia odbioru dokumentu. Wprawdzie po wysłaniu go nadawca otrzymuje elektroniczne potwierdzenie, ale to nie zawsze oznacza, że pismo rzeczywiście odebrano.
tylko 25 proc. starostw powiatowych przesyła wszystkie dokumenty drogą elektroniczną
na 153 urzędy, które zgłaszały problemy, tylko 11 poinformowało o nich Ministerstwo Cyfryzacji