Gminy chcą mieć możliwość bezpłatnego przekazania do archiwów państwowych dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych zakładach pracy. Władze lokalne, które przejęły porzucone dokumenty, oczekują rozwiązania problemu.
– Zgłoszę to zagadnienie na najbliższym posiedzeniu Komisji Wspólnej Rządu i Samorządu Terytorialnego. Nie można tej sprawy tak zostawić – deklaruje Rudolf Borusiewicz, dyrektor Biura Związku Powiatów Polskich.
Skąd taki problem? – Włodarze jednego z miast na Śląsku zwrócili się do nas z pytaniem dotyczącym przechowywanej przez nich dokumentacji po zlikwidowanych zakładach działających na ich terenie. Przez ostatnie lata na jej podstawie wydano byłym pracownikom kopie. Teraz okazuje się, że ZUS nie chce ich przyjmować, bo samorząd nie był organem założycielskim dla nieistniejących zakładów – wyjaśnia Jolanta Louchin, zastępca dyrektora Archiwum Państwowego w Warszawie. ds. dokumentacji osobowej i płacowej.
Według Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego, które sprawuje nadzór nad archiwami, nie ma formalnych przeszkód by jednostki samorządu terytorialnego wydawały z przechowywanej dokumentacji pracowniczej kopie i odpisy. ZUS kwestionuje je na podstawie par. 28 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. nr 237, poz. 1412). Zgodnie z nim środkiem dowodowym mogą być m.in. poświadczone z oryginałem kopie dokumentów dotyczących okresów składkowych i nieskładkowych, a także wysokości wynagrodzenia wydawane przez jednostki upoważnione do przechowywania dokumentacji zlikwidowanych lub przekształconych zakładów pracy.
– Należy zaznaczyć, że sądy pracy widzą tę sprawę inaczej i bez przeszkód dokumentacja ta uznawana jest w toczących się tam postępowaniach – podkreśla Anna Pawłowska-Pojawa, dyrektor Centrum Informacyjnego MKiDN.
Co więcej, resort kultury podkreśla, że ustawa z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 217 ze zm.) reguluje prowadzenie działalności gospodarczej w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, ale nie wylicza enumeratywnie podmiotów, które mogą nią dysponować i z której mogą wydawać stosowne kopie i odpisy. Jednostki samorządu terytorialnego w znacznej mierze podjęły się przechowywania tej dokumentacji w latach, gdy nie obowiązywały szczegółowe regulacje w tym zakresie, zatem nie przejęły jej niezgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami.
Inaczej sprawę widzą samorządowcy. – Tak naprawdę dokumentację powinno przyjąć państwo, bowiem to ono nałożyło na obywateli obowiązek zgromadzenia dokumentów niezbędnych do ustalenia wysokości emerytury za lata, kiedy takie przepisy nie obowiązywały – podkreśla Grzegorz Kubalski, zastępca dyrektora biura Związku Powiatów Polskich. – Nie możemy się także zgodzić z takim podejściem do sprawy, że dokumenty przechowywane przez jednostki samorządu terytorialnego nie są podstawą do ustalenia wysokości emerytury. A jeśli ten sam zbiór dokumentów trafi do archiwum, to już może być uznawany, chociaż jego zawartość się nie zmieniła. I dlatego powinna być jak najszybciej podjęta decyzja o przejęciu tych dokumentów przez archiwa państwowe. I to bezpłatnie – dodaje.
Sprawa dokumentacji pracowniczej budzi emocje właśnie teraz, bo od nowego roku wchodzi ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357). Na jej podstawie z 50 do 10 lat zostanie ograniczony czas przechowywania dokumentacji. Resort kultury uspakaja jednak, że te zmiany nie powodują skrócenia okresu przechowywania całości akt osobowych i płacowych wytworzonych w przeszłości.
– Nie ulega skróceniu okres przechowywania akt pracowniczych tych zakładów pracy, które zakończyły już działalność, a dokumentacja takich zakładów pracy jest w posiadaniu jednostek samorządu terytorialnego – podkreśla Anna Pawłowska-Pojawa. Zatem wejście w życie nowych przepisów nie będzie miało wpływu na proces brakowania (czyli niszczenia) dokumentacji osobowej i płacowej zlikwidowanych zakładów pracy przechowywanej m.in. w archiwach samorządów.
